Ablaufdiagramm

Was sind Ablaufdiagramme und wie unterscheiden sie sich von BPMN-Diagrammen?

Ablaufdiagramme visualisieren die Reihenfolge von Aktivitäten, Entscheidungen und Ereignissen in einem Prozess. Sie bilden damit die Grundlage für Transparenz, Effizienz und Governance in Organisationen. Für viele Fachbereiche, vom Finanzwesen über KRITIS bis hin zum Maschinenbau, sind Ablaufdiagramme der erste Schritt, um komplexe Abläufe sichtbar und verständlich zu machen.

Dabei ist entscheidend zu verstehen:
Ein BPMN-Diagramm ist immer ein Ablaufdiagramm, aber ein Ablaufdiagramm ist nicht automatisch ein BPMN-Diagramm.

Ablaufdiagramme sind ein Oberbegriff für jede Art von visuellem Ablauf, zum Beispiel:

• einfache Flowcharts
• Freihanddiagramme
• Swimlane-Darstellungen
• textnahe Prozessskizzen

BPMN-Diagramme dagegen folgen einem international anerkannten Standard mit klar definierten Symbolen, Regeln und Modellierungskonventionen. Diese Standardisierung macht BPMN für Compliance-nahe Anwendungen besonders wertvoll.

Welche Rolle spielen Ablaufdiagramme im Prozessmanagement und in GRC-Disziplinen?

Prozessmanager, Informationssicherheitsbeauftragte, Risikomanager und QM-Verantwortliche nutzen Ablaufdiagramme, um Abläufe zu strukturieren, Verantwortlichkeiten zu klären und regulatorische Anforderungen nachvollziehbar zu erfüllen.

Im GRC-Umfeld unterstützen sie die Verknüpfung von Risiken, Kontrollen, Dokumenten, Rollen und Systemen. In stark regulierten Bereichen wie Banken (MaRisk), Energie (EnWG, IT-SiG), Gesundheitswesen (ISO 27001, KHZG) oder Maschinenbau (ISO- und CE-Anforderungen) schaffen sie die notwendige Nachvollziehbarkeit für Audits und Zertifizierungen.

Wie werden Ablaufdiagramme in der BPM- und GRC-Software Aeneis erstellt?

Aeneis bietet zwei unterschiedliche Werkzeuge, mit denen Ablaufdiagramme modelliert werden:

BPMN-Diagramme

• werden für Prozesse angelegt
• folgen dem BPMN-Standard
• sind klar strukturiert und normkonform
• eignen sich für Freigaben, Versionierungen, Audits und Reports
• bilden die Grundlage für integrierte GRC-Funktionalitäten
  Diese Diagramme können entweder im WebModeller, der Modellierungsumgebung von Aeneis, grafisch modelliert und direkt mit dem Unternehmensmodell verknüpft werden, oder direkt im BPM-Portal über eine Tabelle (SmartModel) modelliert werden, wobei das BPMN-Diagramm automatisch erstellt wird.

Freihanddiagramme

• dienen der freien Modellierung ohne formale Regeln
• eignen sich für Prozessgruppen, Strukturen und visuelle Übersichten
• sind besonders hilfreich in frühen Analysephasen oder zur Kommunikation komplexer Zusammenhänge

Sie werden ebenfalls im WebModeller erstellt, jedoch ohne die strikte Logik eines Standards.

Damit macht Aeneis klar sichtbar, dass Ablaufdiagramme je nach Zielsetzung unterschiedlich formalisiert sein können.

Welche Vorteile bieten Ablaufdiagramme in Aeneis für regulierte Branchen?

Da Diagramme in Aeneis keine isolierten Grafiken sind, sondern integrierte Modellobjekte, profitieren Unternehmen von:

• eindeutigen Verantwortlichkeitsbezügen
• automatisierten Reports und Auswertungen
• vollständiger Historisierung und Versionierung
• Verknüpfung mit Risiken, Kontrollen, Rollen, Dokumenten und Normkapiteln
• hoher Audit- und Revisionssicherheit

Erstellte Ablaufdiagramme sind damit nicht nur „Bilder“, sondern ein aktiver, steuerungsrelevanter Bestandteil des Managementsystems.

Warum sind BPMN-Diagramme die standardisierte Form des Ablaufdiagramms in Aeneis?

BPMN bietet die Klarheit und Einheitlichkeit, die in Compliance-getriebenen Prozessen benötigt wird. Die Symbolik ist eindeutig, maschinenlesbar und unterstützt Verantwortliche dabei, Prozesse präzise und belastbar zu dokumentieren.

Aeneis nutzt BPMN als bevorzugten Standard, weil BPMN-Diagramme:

• regulatorisch belastbar sind
• Normanforderungen direkt unterstützen
• jederzeit revisionssicher geprüft und freigegeben werden können
• eine einheitliche Prozesssprache im Unternehmen etablieren

Der Unterschied zu frei gestaltbaren Ablaufdiagrammen wird dadurch deutlich: BPMN ist nicht nur visuell, sondern fachlich und methodisch verbindlich.

Wie steigern Ablaufdiagramme und BPMN-Diagramme gemeinsam Transparenz, Compliance und Auditfähigkeit?

Die Kombination aus freien Ablaufdiagrammen für die Kommunikation und BPMN für die formale Modellierung schafft sowohl Flexibilität als auch Normkonformität.

Aeneis stellt sicher, dass:

• Modelle vollständig versionierbar sind
• Auditoren über Druckberichte digitale Einblicke erhalten
• Risiken und Kontrollen direkt mit Prozessschritten verknüpft werden
• komplexe Organisationsstrukturen logisch abgebildet werden

So entsteht ein durchgängiges, prozessorientiertes Managementsystem, das alle regulatorischen und operativen Anforderungen integriert erfüllt.

Welche Best Practices gelten für die Modellierung von Ablaufdiagrammen in Aeneis?

Organisationen mit hoher Prozessreife folgen meist diesen Leitlinien:

• in frühen Workshops freie Ablaufdiagramme zur Orientierung nutzen
• für die verbindliche Prozessdokumentation konsequent BPMN verwenden
• Modellierungsrichtlinien definieren und schulen
• Verantwortlichkeiten und Rollen systematisch verknüpfen
• Diagramme immer über Workflows freigeben und versionieren
• Reports und Dashboards zur Qualitätssicherung nutzen

Die klare Trennung zwischen frei gestalteten Ablaufdiagrammen und standardisierten BPMN-Diagrammen sorgt für Konsistenz und Auditfähigkeit.