Ottobock ist einer der weltweit führenden Hersteller von Prothesen und Orthesen. Ottobock steht seit über 100 Jahren für Innovation in der Orthopädietechnik – mit dem Ziel, Menschen mit Handicap mehr Lebensqualität, Bewegungsfreiheit und Selbstständigkeit zu ermöglichen. Gegründet 1919 als Pionierunternehmen, engagiert sich Ottobock weltweit für den Para-Sport und begleitet die Paralympischen Spiele seit 1988 mit technischer Expertise und Leidenschaft. Menschlichkeit, Verlässlichkeit und Erfindergeist prägen das Handeln des familiengeführten Unternehmens bis heute. Das Ottobock Clinical Services Network, mehr als 400 Versorgungszentren weltweit, bietet modernste und maßgeschneiderte orthopädische Behandlungs- und Rehabilitationslösungen auf der ganzen Welt.
Wir träumten von einem einheitlichen Erscheinungsbild auf den einzelnen Prozesslevel und entwickelten dazu einen eigenen Styleguide, mit dem wir das erfolgreich umsetzen konnten.
Ottobock nutzt die BPM-Software Aeneis, um weltweit einheitliche und transparente Prozesse zu schaffen. Mit der Investition in professionelles Prozessmanagement verfolgt das Unternehmen konsequent das Ziel, seine Kundenorientierung durch höchste Produkt- und Servicequalität weiter zu stärken.
Das Projekt zeigt deutlich: Ein durchgängiges und nachhaltiges Prozessmanagement hilft dabei, die Herausforderungen von Digitalisierung und Globalisierung zu bewältigen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Wie bei vielen stark wachsenden mittelständischen Unternehmen führte auch bei Ottobock die internationale Expansion zu neuen Herausforderungen. Weltweit entstehen Standorte, um näher beim Kunden zu sein und höchste Qualität zu sichern. Doch jedes Land hat eigene gesetzliche Vorgaben, kulturelle Besonderheiten und Abläufe. Dadurch weichen Prozesse voneinander ab, Zuständigkeiten werden unklar, Rollen fehlen, Abläufe werden intransparent und ineffizient.
Mit Aeneis konnte Ottobock zentrale Vorgaben weltweit vereinheitlichen und effizient umsetzen.
Auch die Digitalisierung bringt neue Anforderungen mit sich. Unterschiedliche Daten-, Informations- und Kommunikationskanäle, digitale Geschäftsmodelle sowie steigende Kundenerwartungen an Schnelligkeit und Flexibilität im Service und in der Produktion machen die Lage komplexer.
Ottobock erkannte, dass sich diese Herausforderungen nur mit einem zentralen, klaren und abgestimmten Prozessmanagement bewältigen lassen. Dafür ist es entscheidend, dass alle Mitarbeitenden ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Prozess genau kennen.
Nach einer gründlichen Prüfung verschiedener Optionen entschied sich Ottobock für die BPM Suite Aeneis als passende Prozessmanagement-Plattform, um aktuelle und zukünftige Herausforderungen erfolgreich zu meistern. Besonders im stark regulierten Umfeld von Medizinproduktherstellern gelten klare Anforderungen an die Software. Für die notwendige Validierung müssen bestimmte Funktionen geprüft werden. Dazu gehören unter anderem die Kontrolle elektronischer Signaturen im Workflow, insbesondere bei Freigabe- und Sperrvorgängen, sowie ein durchdachtes Konzept für Benutzerrechte und Schulungen.
Für Alexandra Dzimalle, Business Process Architect bei Ottobock ist die Validierung zentraler Bestandteil in der Evaluation:
„Für uns ist eine stabile Grundlage wichtig, um böse Überraschungen in Zukunft auszuschließen“.
Wer sich für den Einsatz einer BPM-Software entscheidet, trifft gleichzeitig auch eine Entscheidung für das Unternehmen, das die Software entwickelt. Besonders bei einer langfristig geplanten Nutzung ist es wichtig, nicht nur die Software selbst zu bewerten, sondern auch den Hersteller genau zu betrachten. Dabei spielen die wirtschaftliche Stabilität, die Innovationskraft und die Zukunftsvisionen des Unternehmens eine zentrale Rolle. Intellior ist seit 1993 erfolgreich am Markt tätig und unterstützt Unternehmen jeder Größe. Dazu zählen sowohl kleine Betriebe als auch große internationale Konzerne in unterschiedlichsten Branchen.
Medizinprodukthersteller unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben. Deshalb müssen alle Prozesse und die dazugehörigen Informationen stets aktuell, regelkonform und mit klar definierten Zuständigkeiten dokumentiert und verwaltet werden. Um das sicherzustellen, legt Ottobock von Anfang an besonderen Wert auf klare Verantwortlichkeiten und Gültigkeitsbereiche. Deshalb wird bei der Neuanlage eines Prozesses grundsätzlich ein Managementbeauftragter eingebunden.
„Wir arbeiten an einem zentralen Hafen für unsere Managementsysteme, etwa Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Datensicherheit, Compliance, Arbeitssicherheit usw. und integrieren diese zu einem sogenannten prozessorientieren Integrierten Managementsystem (IMS)“
Robin Schmalz, Business Process Application Owner von Aeneis im Prozessmanagement-Team.
Die Einführung einer neuen Software, die in die Arbeitsweise der Mitarbeitenden eingreift, ist immer eine Herausforderung. Ziel war es daher, die BPM Software Aeneis erfolgreich bei Ottobock einzuführen und gleichzeitig eine langfristige Prozessorientierung in der Belegschaft zu verankern.
Ottobock gelang es schnell, durch klare Strukturen und verständliche Nutzenargumente die Akzeptanz bei den Prozessbeteiligten zu gewinnen. Aus dieser Akzeptanz wurde Begeisterung, denn die Mitarbeitenden erkannten den konkreten Mehrwert: Prozesse wurden nicht nur beschleunigt, sondern jede Aufgabe ist nun in Aeneis eindeutig und nachvollziehbar zugeordnet.
Ein Beispiel: Was früher lediglich als Textanweisung existierte, ist heute eine mitgeltende Information mit klar definierten Informationsfeldern. Diese Informationen sind in kleine, gut handhabbare Bausteine aufgeteilt. Sie lassen sich miteinander sowie mit Prozessen und Aufgaben verknüpfen. So entsteht ein transparenter und umfassend auswertbarer digitaler Zwilling der Unternehmensprozesse.
Dank einer zentralen, durchgängigen Prozesslandkarte und benutzerfreundlichen Prozessmodellen auf Basis von BPMN 2.0 erhalten alle Mitarbeitenden einen klaren Überblick über die gesamte Wertschöpfungskette von Ottobock. Dabei wurden sämtliche Prozesse und Aufgaben, die bislang im Qualitätsmanagement oder anderen Managementsystemen dokumentiert waren, in eine zusammenhängende Prozesslandschaft überführt.
„Wir träumten von einem einheitlichen Erscheinungsbild auf den einzelnen Prozesslevel und entwickelten dazu einen eigenen Styleguide, mit dem wir das erfolgreich umsetzen konnten”,
so eine Mitarbeiterin von Ottobock, Application Ownerin.
Ottobock hat bereits große Fortschritte gemacht, doch die Transformation des Unternehmens ist noch nicht abgeschlossen. Eine zentrale Herausforderung ist das Rollenkonzept. Es geht darum, Rollen klar und einheitlich zu definieren und diese strukturiert den Mitarbeitenden zuzuordnen. Die technische Abbildung im Personalverwaltungssystem sowie die Prozesse zur Pflege und Verteilung der Daten befinden sich aktuell noch in der Konzeptphase.
Das BPM-Team bei Ottobock arbeitet sehr erfolgreich mit intellior zusammen. Es gibt feste Ansprechpartner bei intellior, die die Projekte im Detail kennen und fachkundig begleiten. Lösungen werden gemeinsam entwickelt und Schritt für Schritt weitergeführt. Dabei überzeugt nicht nur die fachliche Beratung, sondern auch die enge Vernetzung mit anderen Kunden. Lösungsorientierte Workshops ergänzen das Angebot und sorgen für kontinuierlich gute Ergebnisse.
Auch Vorschläge von Kundenseite wurden aufgenommen und umgesetzt. Dazu gehören zum Beispiel eine einfache Anbindung über Active Directory Federation Services (ADFS) oder sinnvolle Vertretungsregelungen für Workflows, wenn Mitarbeitende vorübergehend nicht verfügbar sind.
Neben den umfangreichen Möglichkeiten zur individuellen Anpassung hat intellior einige dieser Verbesserungen auch allgemein in die BPM Suite Aeneis übernommen.
Nach einem Jahr Einsatz arbeiten bei Ottobock bereits 800 Anwender aktiv mit Aeneis, davon 190 als Modellierer. Die Prozessorganisation ist damit bereits sehr lebendig und gut etabliert.
