In diesem Video erfahren Sie, wie Sie das Risikomanagementsystem in der BPM- & GRC-Software nutzen können. Mit der BPM-Suite Aeneis können Sie Ihr Prozessmanagement mit weiteren Managementsystemen erweitern und zentral steuern. Eines dieser Systeme ist das Risikomanagement.
Im Geschäftsleben ist es essenziell, Risiken nicht nur zu erkennen, sondern sie auch gezielt zu steuern. Regelmäßige Überprüfungen und ein solides Risikomanagement sind unabdingbar für einen langfristigen Unternehmenserfolg.
Mit der Risikomanagement-App in Aeneis können Sie Risiken in Ihrem Unternehmen erfassen, bewerten und gezielt minimieren. Identifizieren Sie Risiken und definieren Sie passende Kontrollen und Aufgaben, um diese zu reduzieren oder auszuschließen.
Die App Risikomanagement ist über das App-Menü oben rechts im Portal erreichbar. Sie öffnet sich in einer Unteransicht auf der App-Startseite, wo Sie direkt auf relevante Übersichten und Funktionen zugreifen können.
Sobald Sie ein Risiko in Ihrem Unternehmen oder einem Arbeitsprozess identifiziert haben, erfassen Sie es mit allen relevanten Informationen. Sie können direkt auf der Startseite der App Prozessrisiken oder Unternehmensrisiken erstellen.
Angelegte Risiken erscheinen im Dashboard "Von mir erstellte Risiken". Dort können Sie sie auswählen, öffnen und in den Eigenschaften weitere Details ergänzen. Das Ziel ist es, für alle Risiken eine Brutto- und Nettobewertung zu definieren. Dies ermöglicht eine fundierte Einschätzung der Risiken, sowohl ohne als auch mit implementierten Kontrollen.
Für die Bewertung eines Risikos können Sie das Schadenspotenzial und die Eintrittswahrscheinlichkeit einstufen: niedrig, normal, hoch oder sehr hoch. Die Risikoklasse wird anhand dieser Werte automatisch ermittelt.
Bewertete Risiken fließen in die Dashboards und Berichte ein. Auf der App-Startseite finden Sie verschiedene Diagramme wie Risikomatrizen und interaktive Tortendiagramme, die Ihnen eine schnelle Übersicht über die Risiken in Ihrem Unternehmen geben.
Nachdem ein Risiko erstellt und bewertet wurde, können Sie im nächsten Schritt geeignete Kontrollen anlegen. Regelmäßige Kontrollen helfen, Risiken zu minimieren oder zu eliminieren und tragen zur Implementierung eines internen Kontrollsystems (IKS) bei. Dies resultiert in einer übersichtlichen Risikokontrollmatrix.
Eine Headquarter (HQ)-Kontrolle können Sie in einem Risiko über das Kontextmenü anlegen. HQ-Kontrollen werden zentral von der Konzernzentrale vorgegeben und gelten für alle Niederlassungen (Legal Entities).
In der Kontrollansicht sehen Sie ein automatisch generiertes Vernetzungsdiagramm, das Verantwortlichkeiten und verknüpfte Risiken visualisiert. Weitere Einstellungen können in der rechten Sidebar vorgenommen werden.
Von einer HQ-Kontrolle kann eine LE-Kontrolle (Legal Entity-Kontrolle) abgeleitet werden. Diese gilt ausschließlich für die jeweilige Niederlassung.
Ergänzend lassen sich Kontrollaufgaben, Überwachungskontrollen oder Reviewkontrollen definieren. Diese Aufgaben werden in festgelegten Intervallen erstellt und den zuständigen Personen zugewiesen. Standardmäßig werden solche Aufgaben für LE-Kontrollen angelegt, können aber auch für HQ-Kontrollen erstellt werden.
Zusätzlich zu Kontrollen können Sie Aufgaben direkt einem Risiko zuordnen, um negative Auswirkungen zu minimieren.
Um eine Risikoaufgabe anzulegen, öffnen Sie das Risiko, wählen Sie im Kontextmenü Neue Aufgabe anlegen und geben Sie alle relevanten Details ein. Nach dem Anlegen erscheint die Aufgabe im Aufgaben-Dashboard und alle Beteiligten werden automatisch benachrichtigt.
Alle Risiken, Kontrollen und Aufgaben sind in der Risikomanagement-App in verschiedenen Reports übersichtlich dargestellt.
Nutzen Sie die Filterfunktionen, um gezielt nach bestimmten Objekten zu suchen, und exportieren Sie Tabellen bei Bedarf als Excel-Datei.
Da meist nur ausgewählte Mitarbeiter am Risikomanagement beteiligt sind, lassen sich im Portal spezifische Berechtigungen festlegen. Definieren Sie, wer:
Schaffen Sie Klarheit und Sicherheit in Ihrem Unternehmen mit dem Risikomanagement in der BPM und GRC-Suite Aeneis.
