Wenn Erfahrung in Rente geht: Wie Aeneis den Wissenserhalt im Unternehmen sichert

Wenn Erfahrung in Rente geht – und Wissen mitgeht

Der drohende Verlust jahrzehntelanger Expertise

Bei der SüdBank AG steht ein einschneidender Moment bevor:
Nach über 30 Jahren verabschiedet sich der Leiter des Risikomanagements in den Ruhestand. Er kennt jede Feinheit der internen Prozesse, weiß, welche Meldepflichten in welcher Situation greifen und wie sich regulatorische Anforderungen wie MaRisk, BAIT oder DSGVO im Tagesgeschäft pragmatisch umsetzen lassen. Dieses Wissen steckt in keinem Handbuch, es steckt in seinem Kopf.
In wenigen Wochen wird er das Unternehmen verlassen. Und mit ihm droht ein Erfahrungsschatz verloren zu gehen, der über Jahrzehnte gewachsen ist.

Dieses Beispiel steht stellvertretend für eine Herausforderung, die derzeit die gesamte Finanzbranche und auch viele weitere Branchen betrifft. Die Babyboomer-Generation, die tragende Säule vieler Banken und Versicherungen, geht nach und nach in den Ruhestand. Sie hinterlässt Lücken, die sich nicht einfach durch neue Mitarbeitende schließen lassen. Denn vieles von dem, was erfahrene Fachkräfte wissen, ist implizites Wissen: Es entsteht durch Erfahrung, Interpretation von Vorschriften und die Fähigkeit, Zusammenhänge zu erkennen, die in keinem Prozessdiagramm stehen.

Wissen sichern, bevor es verloren geht

Für Institute bedeutet das:
Wenn dieses Wissen verloren geht, drohen Compliance-Verstöße, Prozessbrüche und Wissensinseln, die sich kaum kontrollieren lassen. Übergabegespräche oder Dokumente reichen nicht aus, um jahrzehntelange Expertise zu sichern, es braucht ein systematisches, digitales Wissensmanagement.

Hier setzt Aeneis an. Die BPM- und GRC-Software wird zum digitalen Gedächtnis der Organisation.
Sie macht Erfahrungswissen sichtbar, dokumentiert Prozesse nachvollziehbar und vernetzt regulatorische Anforderungen mit operativem Wissen. So entsteht eine kontinuierliche Compliance, die nicht an Personen, sondern an klar definierte und digital gepflegte Prozesse gebunden ist.
Damit bleibt das Wissen einer Generation nicht länger in Köpfen verborgen, sondern wird zu einer nachhaltigen Ressource für regulatorische Sicherheit und Zukunftsfähigkeit.

Die Herausforderung: Wissen ist mehr als Dokumentation

Wenn Dokumentation nicht genügt

Wissen zu dokumentieren ist leicht. Wissen zu bewahren und es für andere nutzbar zu machen, ist eine der größten Herausforderungen der heutigen Zeit.

Gerade in Banken und Versicherungen basiert die tägliche Arbeit nicht allein auf klar definierten Prozessen, sondern auf einem tiefen Verständnis ihrer Wechselwirkungen: Wie hängen Risiko- und Compliance-Prozesse zusammen? Welche Ausnahmen gelten in Sonderfällen? Und wie lassen sich regulatorische Anforderungen praktisch in die Abläufe übersetzen?

Dieses Wissen ist selten vollständig verschriftlicht. Es entsteht in der täglichen Praxis, in Gesprächen, Entscheidungen und Interpretationen. Fach- und Führungskräfte bauen über Jahre hinweg ein Netzwerk aus Erfahrungswissen auf, das weit über Handbücher und Richtlinien hinausgeht. Genau dieses Wissen droht im Zuge des Generationenwechsels verloren zu gehen.

Warum Wissensmanagement kein Ablagesystem ist

Viele Unternehmen verwechseln Wissensmanagement mit Ablage. Zwar existieren Dokumente, Checklisten und Prozesshandbücher, doch sie sind häufig statisch, verstreut und veraltet. Ohne klare Verknüpfung mit den gelebten Prozessen verkommen sie zu Informationsinseln, die im entscheidenden Moment niemand findet oder versteht.

Hinzu kommt die regulatorische Dynamik in der Finanzwelt:
Neue Anforderungen wie die 7. MaRisk-Novelle, DORA oder die EU-Taxonomie-Verordnung verlangen, dass Wissen nicht nur gespeichert, sondern laufend aktualisiert und überprüfbar ist.
Wenn erfahrene Mitarbeitende gehen, verlieren Unternehmen oft nicht nur Wissen, wie etwas gemacht wird, sondern auch warum es so gemacht wird. Ein unsichtbarer Verlust, der die kontinuierliche Compliance gefährdet.

Laut einer aktuellen Wissensbilanz-Studie des Fraunhofer-Instituts betrachten rund 60 % der Unternehmen den drohenden Wissensverlust als eines der größten Risiken für ihren langfristigen Erfolg.

„Wissen ist längst keine Ressource mehr, die man besitzt, sondern eine, die man aktiv pflegen muss,“ betont ein Studienautor der Fraunhofer-Initiative Wissensbilanz.

Diese Erkenntnis unterstreicht, dass es längst nicht mehr um reine Dokumentation geht, sondern um den Aufbau eines lebendigen Systems, das Wissen strukturiert, aktualisiert und für alle zugänglich hält.
Ohne eine Plattform, die Prozesse, Rollen, Dokumente und regulatorische Anforderungen miteinander verknüpft, ist das kaum möglich, denn klassische Übergabegespräche reichen hier nicht mehr aus.

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Drei zentrale Herausforderungen für Organisationen

Aus dieser Studie ergeben sich drei zentrale Herausforderungen, die über den erfolgreichen Wissenserhalt entscheiden:

1. Implizites Wissen sichtbar machen:
   Das Erfahrungswissen einzelner Mitarbeitender ist oft unbewusst, informell und nicht dokumentiert. Es muss identifiziert und in eine strukturierte, nachvollziehbare Form gebracht werden.
2. Wissen in Prozesse integrieren:
   Wissen entfaltet seinen Wert erst, wenn es dort verfügbar ist, wo es gebraucht wird, also direkt im Prozesskontext. Nur so kann es neue Mitarbeitende befähigen, sicher und regelkonform zu handeln.
3. Wissen aktuell halten:
   In einer Welt ständiger regulatorischer Anpassungen ist Wissen kein statischer Zustand. Es muss fortlaufend gepflegt, versioniert und mit neuen Anforderungen verknüpft werden, ein lebendiges System statt einer Wissensdatenbank.

Ohne eine digitale Plattform, die Prozesse, Rollen, Dokumente und regulatorische Anforderungen miteinander verknüpft, lässt sich diese Aufgabe kaum bewältigen.
Das klassische „Übergabegespräch“ vor der Rente reicht nicht aus, Wissen muss systematisch erfasst, strukturiert und aktiv gepflegt werden, damit es langfristig zur Unternehmensressource wird.

Die Lösung: Wissen sichern mit Aeneis

Die gute Nachricht: Der drohende Wissensverlust ist kein unvermeidliches Schicksal.
Mit der BPM- und GRC-Software Aeneis lässt sich das Wissen einer Generation sichern, strukturieren und nachhaltig nutzbar machen, für alle Mitarbeitenden und über alle Hierarchieebenen hinweg.

1. Implizites Wissen sichtbar machen durch prozessorientiertes Wissensmanagement

In Aeneis wird Wissen nicht isoliert dokumentiert, sondern in den operativen Kontext der Prozesse eingebettet.
Jeder Ablauf, jede Aufgabe und jede Entscheidung wird in Aeneis genau so abgebildet, wie sie in der Praxis tatsächlich stattfinden. So entsteht ein digitales Abbild der Organisation, das nicht nur zeigt, was getan wird, sondern auch warum und wie.

Erfahrungswissen aus jahrzehntelanger Praxis kann dadurch Schritt für Schritt in Prozessmodellen, Beschreibungen und Verknüpfungen festgehalten werden.
Mit der integrierten BPMN-Modellierung lassen sich Prozesse visuell darstellen und mit Rollen, IT-Systemen und Dokumenten verknüpfen, was ein entscheidender Vorteil gegenüber statischen Wissensdatenbanken darstellt.

Das Ergebnis:
Das Wissen erfahrener Fachkräfte wird nicht einfach dokumentiert, sondern lebendig, strukturiert und kontextbezogen für alle nachvollziehbar gemacht.

2. Wissen in Prozesse integrieren mit SmartDocs und dem integrierten Managementsystem

Aeneis geht weit über klassische Prozessdokumentation hinaus.
Mit den SmartDocs können Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Handbücher direkt an Prozesse gekoppelt werden. Dadurch wissen Mitarbeitende nicht nur, was sie tun sollen, sondern finden an Ort und Stelle auch wie sie es regelkonform tun müssen.

Das integrierte Managementsystem (IMS) in Aeneis verbindet alle relevanten Inhalte, von Compliance-Vorgaben über Auditdokumente bis hin zu Schulungsunterlagen, miteinander.
So entsteht ein ganzheitliches Wissensnetzwerk, das permanent auf dem aktuellen Stand ist.
Regulatorische Anforderungen aus MaRisk, BAIT oder ISO-Normen lassen sich direkt mit Prozessen verknüpfen, wodurch die kontinuierliche Compliance automatisch unterstützt wird.

3. Wissen aktuell halten mit Versionierung, Rollenmodellen und digitaler Verantwortung

Wissen ist nur dann wertvoll, wenn es aktuell bleibt.
Aeneis sorgt mit Versionierung und klaren Verantwortlichkeiten dafür, dass jede Änderung nachvollziehbar bleibt. Wenn sich z. B. eine MaRisk-Vorgabe ändert, können betroffene Prozesse sofort identifiziert, angepasst und freigegeben werden.

Das integrierte Rollenmodell stellt sicher, dass Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind, wer darf was ändern, prüfen oder freigeben. Dadurch bleibt das Wissen im System gepflegt und geordnet, auch wenn Personal wechselt.
In Kombination mit dem Organigramm wird transparent, wer über welches Wissen verfügt und wo Vertretungen bestehen, so entsteht organisatorische Resilienz.

4. Wissen verfügbar machen mit intelligenten Verknüpfungen und KI-Unterstützung

Aeneis vernetzt Wissen intelligent: Prozesse, Systeme, Dokumente, Risiken und Kontrollen stehen in direktem Bezug zueinander. Mitarbeitende müssen nicht mehr lange suchen, sie finden die relevanten Informationen dort, wo sie sie brauchen.

Ein besonderes Highlight ist die KI-gestützte Prozessmodellierung in Aeneis:
Ausgehend von der Eingabe einer Prozessbezeichnung erzeugt Aeneis automatisch einen ersten BPMN-Prozessentwurf. Dieser Entwurf dient als fundierter Startpunkt und kann anschließend mithilfe der KI oder manuell von Fach- bzw. Prozessverantwortlichen optimiert und vervollständigt werden, etwa durch das Ergänzen von Aufgaben, Verantwortlichkeiten, IT-Systemen, Dokumenten und Ausnahmen.
So entsteht schnell eine nachvollziehbare, kontextreiche Prozessdokumentation, die Erfahrungswissen strukturiert im System verankert und den Wissenstransfer beschleunigt.

Mehr zum Thema KI-Modellierung in Aeneis

5. Wissen zur Zukunftsressource machen mit kontinuierlicher Verbesserung als Kultur

Mit Aeneis können Sie Wissen nicht nur bewahren, sondern weiterentwickeln.
Über integrierte Reifegradanalysen und Feedbackfunktionen können Sie Prozesse regelmäßig überprüfen und verbessern.
So entsteht ein dynamischer Wissenskreislauf: Erfahrene Mitarbeitende geben ihr Wissen ein, neue Mitarbeitende nutzen und erweitern es und der digitale Wissensbestand wächst kontinuierlich weiter.

Gerade im regulierten Umfeld von Banken und Versicherungen wird so sichergestellt, dass Wissen, Compliance und Effizienz dauerhaft miteinander verbunden bleiben.

6. Wissen bewahren und überprüfen mit dem Compliance Manager in Aeneis

Mit der neuen Version 7.5 erweitert der Compliance Manager in Aeneis das Wissensmanagement um eine entscheidende Dimension: die aktive und überprüfbare Wissenserhaltung.

Gerade jetzt, da die Babyboomer-Generation in den Ruhestand geht, können Unternehmen gezielt sicherstellen, dass wertvolles Fach- und Erfahrungswissen nicht verloren geht, sondern nachvollziehbar an die nächste Generation weitergegeben wird.

Der Compliance Manager nutzt künstliche Intelligenz, um aus bestehenden Prozessen, Dokumenten, Rollen und allen weiteren Informationen an einem Prozess automatisierte Wissens- und Verständnis-Checks zu generieren.
So lässt sich prüfen, ob Mitarbeitende die relevanten Inhalte, wie etwa Prozessanweisungen, regulatorische Vorgaben oder Compliance-Regeln, wirklich verstanden haben, statt sie nur zur Kenntnis zu nehmen.

Damit unterstützt Aeneis gezielt jene drei Erfolgsfaktoren, die auch das in der Arbeitspsychologie etablierte Ability–Motivation–Opportunity-Modell beschreibt: Wissen kann nur dann erhalten werden, wenn Mitarbeitende die Fähigkeit, die Motivation und die Gelegenheit zum Lernen und Anwenden haben.
Über Dashboards und Auswertungen werden genau diese Lern- und Verständnisprozesse sichtbar. Wissenslücken können erkannt und Schulungsmaßnahmen gezielt abgeleitet werden.
So wird Wissen nicht nur dokumentiert, sondern aktiv gefestigt und überprüfbar weitergegebe, was eine zentrale Voraussetzung ist, um Know-how über Generationen hinweg lebendig zu halten.

Aeneis wird damit zur zentralen Plattform für institutionalisiertes Wissen:
Ein digitales System, das Erfahrung, Vorschriften und Praxis in Einklang bringt und so dafür sorgt, dass Wissen nicht verloren geht, sondern zu einem bleibenden Wettbewerbsvorteil wird.

Vom Wissen Einzelner zur Stärke des Unternehmens

Der bevorstehende Generationenwechsel ist für Banken, Versicherungen und auch andere Branchen weit mehr als ein personelles Thema, er ist eine Bewährungsprobe für ihre Zukunftsfähigkeit.
Während jahrzehntelang gewachsene Erfahrung langsam aus den Unternehmen verschwindet, entscheidet sich jetzt, ob Wissen zum Wettbewerbsvorteil oder zum Risikofaktor wird.

Die Lösung liegt in der Verbindung von Prozessorientierung, Wissensmanagement und kontinuierlicher Complianc,  und genau hier setzt Aeneis an.
Die Software macht das Erfahrungswissen einer Generation sichtbar, integriert es in die Prozesse und hält es aktuell, unabhängig von einzelnen Personen.
Zudem wird mit der neuen Version 7.5 und dem Compliance Manager Wissen nicht nur dokumentiert, sondern auch überprüfbar bewahrt.
So entsteht ein lebendiges, selbstlernendes System, das sicherstellt, dass Wissen nicht verloren geht, sondern kontinuierlich wächst.

Für die SüdBank AG aus der Einleitung hätte das bedeutet:
Der scheidende Leiter des Risikomanagements hätte seine Erfahrung in Aeneis hinterlassen, in Form von Prozessen, Dokumentationen, Verantwortlichkeiten und verständlich verknüpften Regelwerken.
Neue Mitarbeitende könnten dieses Wissen heute gezielt abrufen, verstehen und weiterentwickeln, ganz im Sinne einer nachhaltigen Wissenskultur.

Unternehmen, die den Wissenserhalt systematisch angehen, schaffen damit mehr als nur Kontinuität:
Sie sichern regulatorische Stabilität, beschleunigen Einarbeitungsprozesse, vermeiden Fehler und schaffen eine Kultur des Lernens, die Generationen verbindet.

Machen Sie Aeneis zu Ihrem digitalen Wissensspeicher:
Testen Sie die Software kostenlos oder vereinbaren Sie eine persönliche Live-Demo.
Erleben Sie, wie Aeneis Wissen, Prozesse und Compliance vereint und so die Zukunft Ihres Unternehmens aktiv sichert.

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