Häufig stehen Unternehmen vor der Herausforderung, dass ihre Organisations- und Prozessdaten über verschiedene, isolierte Systeme verteilt sind. Verantwortlichkeiten sind unklar, Schnittstellen unübersichtlich. Die Überwindung dieser Fragmentierung ist entscheidend, um effiziente Arbeitsabläufe zu gewährleisten und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu optimieren. Mit Aeneis können Sie diese Herausforderung meistern. In der Plattform können Sie einzelne Elemente des Organisationsmanagements erfassen, verschiedene Managementsysteme nahtlos integrieren und alle Daten intelligent miteinander verknüpfen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Aeneis Ihre betrieblichen Abläufe durch maßgeschneiderte Funktionen und benutzerfreundliche Oberflächen vereinfachen und sogar verbessern kann.
Integrierte Managementsysteme:
Ein integriertes Managementsystem (IMS) vereint mehrere Einzelmanagementsysteme, wie z. B. Prozessmanagement, Auditmanagement (ISO 19011), Informationssicherheit (ISO 27001), Datenschutz oder Risikomanagement, in einer gemeinsamen strukturellen und prozessorientierten Plattform. Statt paralleler Strukturen verfolgt ein IMS das Ziel, Synergien zu nutzen, Redundanzen zu vermeiden und gemeinsame Prozesse, Rollen und Maßnahmen übergreifend zu steuern.
Die Integration sorgt für Effizienz, bessere Zusammenarbeit und Auditierbarkeit und ein einheitliches Verständnis von Verantwortung und Regelkonformität im Unternehmen. Damit ein IMS funktioniert, braucht es ein System, das alle Normanforderungen konsistent abbildet und miteinander verknüpft, genau diese Rolle erfüllt die BPM- und GRC-Software Aeneis.
Aeneis als Single Point of Truth
Der Schlüssel liegt im Informationsmodell von Aeneis. Die Software verknüpft alle relevanten Objekte im Organisations- und Prozessmanagement und schafft damit einen zentralen Single Point of Truth. Damit wird Aeneis zu einer Plattform, die sämtliche Daten konsistent, transparent und auswertbar macht – und das ohne Medienbrüche oder redundante Datenhaltung.
Warum ein Single Point of Truth entscheidend ist
In vielen Organisationen sind Informationen auf unterschiedliche Systeme verteilt: HR-Systeme enthalten Rollen und Mitarbeitende, IT-Systeme halten Informationen zu Anwendungen bereit, Dokumentenmanagementsysteme speichern Vorgaben, während Excel-Listen Risiken oder Maßnahmen verwalten. Diese Fragmentierung erschwert die Steuerung und macht Unternehmen anfällig für Fehler oder Ineffizienzen.
Aeneis löst dieses Problem, indem es alle Objekte in einem einheitlichen Modell zusammenführt und die Beziehungen zwischen ihnen sichtbar macht. Damit entsteht die Grundlage für ein echtes integriertes Managementsystem.
Vernetzte Informationen im Detail
- Prozesse & Verantwortlichkeiten: Jede Aufgabe ist einer Rolle und konkreten Personen zugeordnet. So ist immer nachvollziehbar, wer welche Verantwortung trägt, was eine zentrale Anforderung aller ISO-Standards ist.
- IT-Systeme: Prozesse werden mit den unterstützenden Anwendungen verknüpft. Damit lassen sich Abhängigkeiten aufzeigen und Fragen beantworten wie: Welches System unterstützt welchen Prozess? Was passiert bei einem Ausfall?
- Automatisierte Berechtigungen: Da klar ist, welche Rolle welche Aufgabe mit welchem System erfüllt, können Berechtigungen direkt aus Aeneis abgeleitet werden. Das spart Zeit und erhöht die Compliance-Sicherheit.
- Dokumente & Regelwerke: Prozessschritte sind mit relevanten Dokumenten, Richtlinien und Normenanforderungen verknüpft. Mitarbeitende finden Informationen genau dort, wo sie sie benötigen.
- Risiken & Maßnahmen: Risiken werden transparent dargestellt, Maßnahmen dokumentiert und mit Prozessen verknüpft. Auch Ergebnisse aus Audits fließen ins Modell ein und sind rückverfolgbar.
Vorteile für das Unternehmen
- Transparenz: Alle Beteiligten arbeiten mit einer konsistenten Datenbasis.
- Effizienz: Redundanzen und Mehrfachpflege entfallen.
- Nachvollziehbarkeit: Versionierung und Historie sorgen für lückenlose Rückverfolgbarkeit.
- Strategischer Mehrwert: Entscheidungen können auf Basis fundierter, aktueller Informationen getroffen werden.
- Normerfüllung: Anforderungen aus verschiedenen Standards werden in einem System zusammengeführt.
Das Ergebnis: Ein konsistentes Informationsmodell, das bisher jede Anforderung erfüllt hat und durch das offene Metamodell flexibel erweitert werden kann.
Daten visualisieren
Ein konsistentes Informationsmodell entfaltet seinen Mehrwert erst durch Transparenz und Auswertbarkeit. Aeneis bietet dafür eine breite Palette an Werkzeugen, die sowohl operative Nutzer als auch strategische Entscheider unterstützen und für ein IMS unverzichtbar sind.
Dynamische Dashboards
Die Dashboards in Aeneis visualisieren Beziehungen, Abhängigkeiten und Kennzahlen in Echtzeit. Risiken, Maßnahmen oder Prozessfortschritte werden interaktiv dargestellt und lassen sich nach Belieben filtern oder neu kombinieren. So entstehen Übersichten, die ideal für Management-Reviews oder kontinuierliche Verbesserungsprozesse sind.
Filterlisten und Exporte
Neben visuellen Darstellungen sind auch klassische tabellarische Sichten integriert. Über Filterlisten können Anwender Daten flexibel nach z.B. Rollen, Prozessen oder Systemen sortieren. Diese Listen lassen sich mit einem Klick nach Excel exportieren, wo weiterführende Analysen – etwa Pivot-Auswertungen – durchgeführt werden können. Damit verbindet Aeneis professionelle Datenhaltung mit der Flexibilität vertrauter Office-Tools.
Standard-Reports und Druckberichte
Für Audits, Management-Reviews oder Zertifizierungen stellt Aeneis standardisierte Berichte bereit. Diese können im Corporate Design des Unternehmens ausgegeben werden und liefern strukturierte Nachweise zu Prozessen, Risiken, Maßnahmen oder Verantwortlichkeiten. So sind Organisationen jederzeit auskunftsfähig, intern wie extern.
Mehrwert durch Visualisierung
- Operative Nutzer: Erkennen direkt, welche Aufgaben aktuell relevant sind und wo Abhängigkeiten bestehen.
- Führungskräfte: Bekommen transparente Übersichten, um gezielt steuern und Entscheidungen treffen zu können.
- Auditoren und externe Prüfer: Profitieren von nachvollziehbaren, automatisch generierten Nachweisen.
Aeneis sorgt so dafür, dass Informationen nicht nur gespeichert, sondern aktiv nutzbar gemacht werden, genau dort, wo sie gebraucht werden.
Individuelle Plattform
Das Herzstück von Aeneis ist das halb-offene Metamodell. Es bildet die Grundlage, um integrierte Managementsysteme individuell und flexibel abzubilden. Während viele Systeme starre Strukturen vorgeben, erlaubt Aeneis ein hohes Maß an Anpassung, ohne die Integrität des Gesamtmodells zu verlieren.
Anpassbarkeit durch das halb-offene Metamodell
- Begriffe und Labels: Unternehmen können die Terminologie an ihre interne Sprache und Kultur anpassen. Aus „Prozessverantwortlicher“ kann so beispielsweise ein „Prozesseigner“ werden, ohne dass die Funktionalität leidet.
- Neue Objekte: Falls branchenspezifische Anforderungen existieren, können neue Objekte in das Modell integriert werden. Ob Umweltkennzahlen, Maschinen oder Lieferanten, Aeneis macht es möglich, zusätzliche Aspekte in die bestehenden Zusammenhänge einzubetten.
- Flexibilität bei Relationen: Beziehungen zwischen Objekten lassen sich erweitern oder neu definieren, um komplexe Organisationsrealitäten exakt abzubilden.
Vorteile der individuellen Plattform
- Methodenfreiheit: Unternehmen müssen ihre Methoden nicht an die Software anpassen, die Software passt sich an die Methoden an.
- Investitionssicherheit: Durch die Erweiterbarkeit ist Aeneis zukunftssicher, da neue regulatorische Anforderungen oder interne Standards einfach integriert werden können.
- Skalierbarkeit: Vom kleinen Bereichssystem bis hin zum konzernweiten integrierten Managementsystem wächst Aeneis mit den Bedürfnissen des Unternehmens.
Praxisbeispiel
Ein Maschinenbauunternehmen kann etwa zusätzliche Objekte für Produktionslinien oder Fertigungsmaschinen in das Modell aufnehmen. Ein Krankenhaus wiederum erweitert das Modell um Patientenpfade oder regulatorische Anforderungen aus dem Gesundheitswesen. In beiden Fällen lassen sich branchenspezifische Normen (z. B. ISO 13485 im Medizinbereich) ebenso integrieren wie klassische Standards (ISO 9001, ISO 27001). Dadurch wird Aeneis zu einer echten Plattform für individuelles, aber dennoch konsistentes Management.
So entsteht eine Softwarelösung, die sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst und nicht umgekehrt.
Übersichten für alle Mitarbeitenden
Ein IMS lebt nicht von Dokumenten in der Schublade, sondern davon, dass alle Mitarbeitenden Vorgaben kennen und umsetzen können. Die große Stärke von Aeneis zeigt sich im Arbeitsalltag: Jeder Mitarbeitende erhält genau die Informationen, die für sie oder ihn relevant sind ohne Umwege, ohne lange Suchprozesse. Dadurch wird das integrierte Managementsystem nicht nur auf der strategischen Ebene wirksam, sondern entfaltet seinen Nutzen direkt in den täglichen Arbeitsprozessen.
Mitarbeitende im Fokus
- Kontextbezogene Informationen: Hinweise, Dokumente oder Vorgaben erscheinen direkt an der Aufgabe, anstatt in verschiedenen Systemen verstreut zu sein.
- Einfache Bedienung: Mitarbeitende müssen keine aufwendigen Suchfunktionen bedienen, sondern finden die benötigten Informationen unmittelbar im Prozess.
- Mehr Sicherheit: Durch die klare Einbettung wissen Mitarbeitende jederzeit, welche Vorgaben oder Regelungen zu beachten sind.
Führungskräfte und Management
- Mein Dashboard: Führungskräfte erhalten über eine personalisierte Oberfläche eine rollenspezifische Sicht. Ob Freigaben, Maßnahmen, Auditaufgaben oder Verbesserungsvorschläge, alle relevanten To-dos werden übersichtlich dargestellt.
- Steuerungsunterstützung: Manager können Entwicklungen nachverfolgen, Risiken frühzeitig erkennen und Verbesserungen gezielt anstoßen.
Spezialisten und Beauftragte
- Prozess- und Risikomanager: Profitieren von der lückenlosen Rückverfolgbarkeit und der Versionierung, um Nachweise für Audits oder Zertifizierungen jederzeit erbringen zu können.
- ISMS- und QM-Beauftragte: Sehen auf einen Blick, welche Maßnahmen im Rahmen der Informationssicherheit oder Qualitätssicherung notwendig sind und wie deren Umsetzung verläuft.
Mehrwert für die Organisation
Indem Aeneis die Informationen genau dorthin bringt, wo sie benötigt werden, entsteht ein System, das sowohl die operative Arbeit erleichtert als auch die strategische Steuerung unterstützt. Die Plattform wird so zum zentralen Portal für integrierte Managementsysteme und fördert Transparenz, Effizienz und Compliance auf allen Ebenen.
Fazit
Wer Komplexität reduzieren und Transparenz gewinnen will, braucht eine zentrale Plattform. Mit Aeneis entsteht ein integriertes Managementsystem, das Prozesse, Risiken, Dokumente und Normenanforderungen zusammenführt und damit Effizienz, Compliance und Nutzerfreundlichkeit gleichermaßen vereint.
➡️ Testen Sie jetzt Aeneis oder vereinbaren Sie eine Live-Demo und erleben Sie, wie Ihr Unternehmen von einem echten Single Point of Truth für integrierte Managementsysteme profitiert.
