Compliance Management

Was ist Compliance Management?

Compliance Management umfasst die systematische Planung, Steuerung und Überwachung aller Maßnahmen, die erforderlich sind, damit ein Unternehmen Gesetze, regulatorische Vorgaben, interne Richtlinien sowie anerkannte Standards konsequent einhält. Es geht dabei nicht nur um die Vermeidung von Verstößen, sondern auch um die aktive Gestaltung einer Unternehmenskultur, die auf Integrität und Transparenz basiert.

Während sich Governance Management auf die strategische Steuerung und die Regeln guter Unternehmensführung konzentriert und das Risikomanagement die Identifikation, Bewertung und Steuerung von Risiken im Blick hat, nimmt das Compliance Management eine vermittelnde Rolle ein: Es sorgt dafür, dass sowohl Governance-Vorgaben als auch Risikostrategien verbindlich in die täglichen Abläufe und Prozesse übersetzt werden.

Damit bildet Compliance Management die Brücke zwischen den normativen Vorgaben der Governance und der operativen Umsetzung des Risikomanagements. Ein wirksames Compliance Management schützt Organisationen nicht nur vor Bußgeldern und Reputationsschäden, sondern trägt auch wesentlich dazu bei, Unternehmensziele effizient und regelkonform zu erreichen.

Wie funktioniert Compliance Management mit Aeneis?

Die BPM- und GRC-Software Aeneis unterstützt Unternehmen dabei, Compliance-Anforderungen effizient, transparent und prozessorientiert umzusetzen.
Im integrierten Management-System (IMS) von Aeneis können Organisationen die Anforderungen aus Normen wie ISO 37301 (Compliance Management Systeme) strukturiert abbilden und mit Prozessen, Dokumenten und Verantwortlichkeiten verknüpfen.

Aeneis bietet:

• Harmonisierung verschiedener Managementsysteme (z. B. Informationssicherheit, Risikomanagement, BCMS und Compliance) in einer einheitlichen Plattform
• SmartDocs zur Dokumentation von Normkapiteln, Compliance-Regelungen und Handbüchern
• Verknüpfung von Compliance-Anforderungen mit Prozessen, Rollen und Audits
• Nahtlose Integration in Risikomanagement- und Auditmanagement-Apps für durchgängige Governance, Risk & Compliance (GRC)

Was sind die Elemente eines wirksamen Compliance Management Systems?

Ein erfolgreiches Compliance Management System (CMS) besteht aus mehreren Bausteinen, die ineinandergreifen:

• Compliance-Strategie und Leitlinien: Die Grundlage bildet eine klar formulierte Compliance-Strategie mit verbindlichen Leitlinien, die die Prinzipien des Unternehmens im Hinblick auf Rechtstreue und Integrität festschreibt.
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Eine eindeutige Rollen- und Verantwortlichkeitsverteilung, beispielsweise durch die Benennung eines Compliance Officers, sorgt dafür, dass Zuständigkeiten transparent geregelt und Verpflichtungen klar nachvollziehbar sind.
• Risikoanalysen und Kontrollen: Regelmäßige Risikoanalysen und die Implementierung geeigneter Kontrollen gewährleisten, dass potenzielle Compliance-Verstöße frühzeitig erkannt und präventiv verhindert werden können.
• Schulungen und Bewusstseinsbildung: Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen stellen sicher, dass Mitarbeitende die geltenden Regeln verstehen und Verstöße bewusst vermeiden.
• Monitoring und Reporting: Durch ein strukturiertes Monitoring und transparentes Reporting wird die Wirksamkeit des CMS kontinuierlich überprüft und den relevanten Stakeholdern offengelegt.
• Kontinuierliche Verbesserung: Schließlich sorgt ein Mechanismus zur kontinuierlichen Verbesserung dafür, dass das CMS an neue gesetzliche Anforderungen, interne Entwicklungen und Erkenntnisse aus Audits oder Vorfällen angepasst wird.

Mit Aeneis lassen sich diese Elemente in einem zentralen System abbilden, mit klarer Prozessintegration und auditfähiger Dokumentation.

Was sind die Herausforderungen von Compliance Management in der Praxis?

Compliance Management steht heute vor vielfältigen Herausforderungen:

• Wachsende Regulierungsdichte: Immer mehr nationale und internationale Gesetze erhöhen die Komplexität.
• Internationalität: Unterschiedliche Rechtsräume machen eine einheitliche Steuerung schwierig.
• Dokumentationspflichten: Unternehmen müssen jederzeit Nachweise erbringen können.
• Nachhaltige Verankerung: Compliance darf nicht als isolierte Pflichtübung verstanden werden, sondern muss Teil der Unternehmenskultur sein.

Aeneis adressiert diese Herausforderungen, indem es regulatorische Anforderungen direkt in die Prozesslandschaft integriert, transparente Nachweise ermöglicht und Verantwortlichkeiten klar abbildet.

Wie wichtig ist Compliance Management für Organisationen?

Gerade in regulierten Branchen stehen Verantwortliche vor der Herausforderung, immer komplexere Anforderungen zu erfüllen, sei es durch die MaRisk im Finanzwesen, das IT-Sicherheitsgesetz in KRITIS oder branchenspezifische Standards. Mit Aeneis gelingt es, Compliance nicht isoliert, sondern als integralen Bestandteil der Wertschöpfungsprozesse zu leben. Das steigert sowohl die Effizienz als auch die Resilienz von Unternehmen.

FAQs zu Compliance Management

Was ist der Unterschied zwischen Compliance Management und Risikomanagement?
Compliance Management stellt sicher, dass Gesetze und Regeln eingehalten werden. Risikomanagement bewertet dagegen mögliche Risiken für das Unternehmen und ergreift Maßnahmen, um diese zu minimieren. In Aeneis sind beide Disziplinen nahtlos verknüpft.

Wie hängt Compliance Management mit Governance zusammen?
Governance gibt die übergeordneten Regeln und Strukturen für verantwortungsvolle Unternehmensführung vor. Compliance Management sorgt dafür, dass diese Vorgaben verbindlich umgesetzt und im Tagesgeschäft eingehalten werden.

Warum sollte Compliance Management prozessorientiert erfolgen?
Nur wenn Compliance-Anforderungen direkt in die Geschäftsprozesse eingebettet sind, können sie wirksam und nachhaltig umgesetzt werden. Aeneis bietet hierfür eine zentrale Plattform, die Prozesse, Normen und Verantwortlichkeiten miteinander verknüpft.

Welche Bedeutung hat die ISO 37301?
Die ISO 37301 ist die internationale Norm für Compliance Management Systeme. Sie gibt Unternehmen einen strukturierten Rahmen, um Compliance-Anforderungen wirksam umzusetzen und kontinuierlich zu verbessern. Mit Aeneis lassen sich die Vorgaben dieser Norm direkt in Prozesse, Rollen und Dokumentationen integrieren, sodass ein auditfähiges und effizientes Compliance Management entsteht.

Welche Vorteile bietet ein integriertes Managementsystem für Compliance?
Ein integriertes Managementsystem wie Aeneis ermöglicht es, Compliance mit anderen Disziplinen wie Qualitätsmanagement, Informationssicherheit oder Arbeitsschutz zu verknüpfen. Dadurch werden Doppelarbeiten vermieden, Synergien genutzt und eine konsistente Governance-Struktur geschaffen.