Prozessautomatisierung

Was versteht man unter Prozessautomatisierung?

Die Automatisierung von Prozessen ist die technische Ausführung modellierter Abläufe ohne manuelle Eingriffe. Dabei werden Aufgaben, Entscheidungen und Prozessschritte so gestaltet, dass sie durch Systeme, Anwendungen oder regelbasierte Mechanismen ausgeführt werden können. Ziel ist die Reduktion manueller Tätigkeiten, die Erhöhung der Prozessqualität und die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Schritte.

In der Praxis bedeutet dies, dass definierte Prozesse nicht nur dokumentiert werden, sondern aktiv ausgeführt werden. Systeme kommunizieren miteinander, Daten werden automatisch übergeben, Aufgaben werden systematisch erzeugt und Regeln steuern Entscheidungen.

Warum ist Prozessautomatisierung für regulierte Branchen entscheidend?

Organisationen in Finanzwesen, Energieversorgung, KRITIS, Gesundheitswesen oder Maschinenbau müssen Geschäftsprozesse nicht nur effizient, sondern vor allem prüfbar, sicher und nachvollziehbar gestalten. Regulatorische Vorgaben wie MaRisk, BAIT, ISO 27001, ISO 9001 oder branchenspezifische Normen verlangen stabile und reproduzierbare Abläufe.

Automatisierte Prozesse stellen sicher, dass keine abweichenden Arbeitsschritte stattfinden, dass Vorgaben eingehalten werden und dass ein digitales Audit-Trail entsteht. Dadurch wird die operative Umsetzung der Compliance zu einem kontinuierlichen, systemgestützten Prozess.

Wie realisiert Aeneis die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Aeneis bildet die fachliche Grundlage für automatisierte Abläufe, indem Prozesse klar strukturiert und vollständig modelliert werden. Dieses Modell dient als Ausgangspunkt für die technische Ausführung in der Workflow-Engine BPM | Flow. Rollen, Verantwortlichkeiten und Ablauflogiken werden in Aeneis definiert und anschließend in das Workflow-System übertragen, das den Prozess automatisch steuert.

BPM | Flow verwandelt das in Aeneis beschriebene Prozessmodell in einen ausführbaren Workflow. Aufgaben werden dort den jeweiligen Verantwortlichen zugewiesen, Ereignisse ausgelöst und Vorgänge Schritt für Schritt abgearbeitet. Monitoring- und Reporting-Funktionen unterstützen dabei, den Status und die Performance automatisierter Prozesse transparent zu machen und Optimierungspotenziale zu erkennen.

Aeneis stellt für die Anbindung weiterer Workflow-Engines eine REST-API bereit und bleibt das zentrale Modellierungswerkzeug. Die Automatisierung baut daher immer auf einem konsistenten, versionierten und klar nachvollziehbaren Prozessmodell aus Aeneis auf, während BPM | Flow oder ein anderes System die operative Ausführung übernimmt.

--> Mehr zur Prozessautomatisierung in Aeneis

Wie unterstützt Aeneis bei der Automatisierung?

Prozessmanager müssen die Prozesslogik nicht doppelt pflegen, sondern nur einmal modellieren, weil externe Systeme sie direkt nutzen.

ISMS- und Risikobeauftragte profitieren davon, dass automatisierte Abläufe konsistent, nachvollziehbar und an die jeweilige Governance geknüpft sind. Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und Kontrollpunkte, die im Modell verankert sind, können automatisiert berücksichtigt werden.

QM-Beauftragte sehen eine erhebliche Reduktion manueller Variationen, weil automatisierte Prozesse immer der freigegebenen Version entsprechen.

Wie wird Prozessautomatisierung in Aeneis eingerichtet und genutzt?

Automatisierung in Aeneis folgt einem klaren Ablauf:

• Prozesse werden BPMN-konform modelliert
• Rollen, Entscheidungen, Inputs, Outputs, Dokumente und IT Systeme werden sauber referenziert
• Aeneis liefert über die Schnittstelle eine klare, definierte Struktur an BPM | Flow
• BPM | Flow nutzt diese Prozessdaten zur Ausführung

Dadurch entsteht eine durchgängige Automatisierungskette, ohne dass in mehreren Tools modelliert werden muss.

--> Wie genau die Einrichtung funktioniert, lesen Sie in unserer Online-Hilfe

Welche Vorteile bietet Prozessautomatisierung mit Aeneis?

Die Prozessautomatisierung mit Aeneis verbindet ein klar definiertes Prozessmodell mit einer verlässlichen technischen Ausführung. Dadurch ergeben sich erkennbare Vorteile für unterschiedliche Rollen im Unternehmen:

Prozessmanager profitieren davon, dass

• ein zentral gepflegtes Modell sowohl die Dokumentation als auch die Ausführung steuert
• Änderungen sofort in den automatisierten Abläufen wirksam werden
• Prozesse konsistent und ohne Parallelpflege umgesetzt werden

ISMS-, QM- und Risikobeauftragte arbeiten effizienter, weil

• automatisierte Abläufe immer der freigegebenen Version entsprechen
• Verantwortlichkeiten und Durchführungswege klar nachvollziehbar sind
• aktuelle Vorgänge jederzeit eingesehen und bewertet werden können

Unternehmen insgesamt gewinnen, da

• Abläufe stabiler und transparenter werden
• Nachweise für Audits leichter erbracht werden können
• Optimierungen direkt in den Automatisierungskreislauf einfließen

So unterstützt Aeneis eine prozessorientierte Arbeitsweise, die Qualität, Sicherheit und Effizienz gleichermaßen stärkt.