In diesem Video erfahren Sie, wie Sie mit verschiedenen Dokumentenarten in der BPM-Software Aeneis arbeiten können. Mit der BPM-Suite Aeneis können Sie zentral wichtige Dokumente verwalten, die für den Prozessablauf in Ihrem Unternehmen relevant sind. Diese Dokumente lassen sich mit Prozessen und IT-Systemen verknüpfen und für alle Mitarbeitenden zugänglich machen. In diesem Video erfahren Sie, welche Dokumententypen in Aeneis verfügbar sind und wie Sie diese anlegen und nutzen können.
Dokumententypen in Aeneis
In Aeneis stehen Ihnen zwei Arten von Dokumenten zur Verfügung:
1. Externe Dokumente
Externe Dokumente ermöglichen das Hochladen oder Verlinken vorhandener Dateien. Diese können direkt in Aeneis geöffnet und je nach Dateityp bearbeitet werden.
- Externe Dokumente lassen sich mit Prozessen und anderen Objekten verknüpfen.
- Die Verknüpfungen werden in einem automatisch generierten Vernetzungsdiagramm visualisiert.
- Dadurch erhalten Sie eine direkte Übersicht darüber, wo das Dokument genutzt wird und wer dafür verantwortlich ist.
2. SmartDocs
SmartDocs sind direkt in Aeneis verfügbar und werden dort gepflegt und angezeigt.
- Der Inhalt wird im mittleren Bereich der SmartDoc-Ansicht dargestellt.
- Links daneben befindet sich das Inhaltsverzeichnis, das zur Navigation genutzt werden kann.
Dokumente anlegen
Der einfachste Weg, ein neues Dokument oder SmartDoc anzulegen, ist über die Startseite:
- Klicken Sie im Portal auf Schnelleinstieg: Dokument anlegen.
- Wählen Sie den gewünschten Dokumententyp: SmartDoc, Externes Dokument oder Word-Dokument.
(Word-Dokumente sind externe Dokumente mit einer bereits angehängten Word-Vorlage, die Sie herunterladen, bearbeiten oder ersetzen können.)
- Geben Sie eine Bezeichnung ein und wählen Sie den Speicherort.
- Für externe Dokumente können Sie direkt eine Datei hochladen oder einen Link angeben.
- Klicken Sie auf Dokument anlegen, um das Dokument zu erstellen und zu öffnen.
Dokumente bearbeiten und verwalten
Nach dem Anlegen können Sie in der rechten Sidebar:
- Weitere Eigenschaften hinterlegen,
- Verantwortliche zuweisen,
- Dateien öffnen oder ersetzen.
Falls die WebDAV-Funktion in Aeneis aktiviert ist, lassen sich angehängte Microsoft-Office-Dateien direkt in den Office-Programmen öffnen und bearbeiten. Beim Speichern werden die Änderungen automatisch in Aeneis übernommen.
SmartDocs bearbeiten
Ein neues SmartDoc wird leer angelegt und kann direkt bearbeitet werden:
- Klicken Sie in den weißen Bereich, um den Editiermodus zu aktivieren.
- Fügen Sie den Inhalt für die oberste Ebene ein.
- Alternativ können Sie über den Button SmartDoc-Kapitel anlegen ein erstes Kapitel erstellen.
- Alle Kapitel erscheinen im Inhaltsverzeichnis und lassen sich per Drag & Drop sortieren.
Auch für SmartDocs können Sie in der rechten Sidebar:
- Eigenschaften hinterlegen,
- Verantwortliche zuweisen,
- Das Dokument mit einem Prozess verknüpfen.
Versionierung und Freigabe
Nach der Erstellung und Bearbeitung eines Dokuments (egal ob SmartDoc oder Externes Dokument) können Sie dieses versionieren und freigeben. Details zur Versionierung erklären wir in unseren speziellen Videos zu diesem Thema.
