Success Story

Aufbau einer prozessorientierten Risikobetrachtung

Die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe nutzt die Grundfunktionalitäten von Aeneis, um für die Führungskräfte auf jeder hierachischen Ebene konsolidiert über die Risikopotenziale ihrer Prozesse unter den Aspekten „Reputation“, „Wirtschaftlichkeit und Qualität“ sowie „Compliance“ zu informieren. In Verbindung mit einem individuell angefertigten KVP-Workflow können nicht nur die Risiken über so genannte Risikokontrollpunkte identifiziert, analysiert und bewertet werden, sondern auch erforderliche Verbesserungen mit dazugehörigen Maßnahmen eingeleitet und deren Wirksamkeit überwacht werden.
Branche
Gesundheitswesen
Anzahl Mitarbeitende
2000
Standort
Dortmund
Über das Unternehmen

Als eine der größten Kassenärztlichen Vereinigungen Deutschland stellt die KVWL mit Sitz in Dortmund die wohnortnahe, ambulante Versorgung mit Haus- und Fachärzten für ca. 8,5 Millionen Versicherte in Westfalen-Lippe sicher, übernimmt für die rechtkonforme Abrechnung der ärztlichen Leistungen im Wert von jährlich rund 3,2 Milliarden Euro gegenüber den Kostenträgern die Gewährleistung und vertritt die Interessen von ca. 14.000 niedergelassenen Ärzten und Psychotherapeuten.

Aeneis schafft Transparenz, Orientierung und ermöglicht Steuerung
Gerade als Körperschaft des öffentlichen Rechts ist es in einer immer komplexer werdenden Arbeitswelt zwingend erforderlich , ein intelligentes Tool zur Prozessdokumentation einzusetzen, das ein prozessorientiertes Risikomanagement über alle Handlungsfelder der Organisation unterstützt und so die notwendige Transparenz, Orientierung und Steuerungsmöglichkeit bietet.

Thomas Müller, Vorstand der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe

Die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe nutzt die Grundfunktionalitäten von Aeneis, um für die Führungskräfte auf jeder hierachischen Ebene konsolidiert über die Risikopotenziale ihrer Prozesse unter den Aspekten „Reputation“, „Wirtschaftlichkeit und Qualität“ sowie „Compliance“ zu informieren. In Verbindung mit einem individuell angefertigten KVP-Workflow können nicht nur die Risiken über so genannte Risikokontrollpunkte identifiziert, analysiert und bewertet werden, sondern auch erforderliche Verbesserungen mit dazugehörigen Maßnahmen eingeleitet und deren Wirksamkeit überwacht werden.

Führungskräfte der KVWL erhalten konzentriert Information über das Risikopotenzial ihrer Prozesse

Alles auf einen Blick, alles mit einem Tool, alles mit den Grundfunktionalitäten von Aeneis

Ri­si­ken iden­ti­fi­zie­ren, ana­ly­sie­ren, be­wer­ten und Maß­nah­men ein­lei­ten, Füh­rungs­kräf­ten re­por­ten

Ent­lang der Pro­zes­se Ri­si­ken iden­ti­fi­zie­ren
An­hand der gra­phi­schen Pro­zess­do­ku­men­ta­ti­on in Form von BPMN-Dia­gram­men iden­ti­fi­zie­ren Pro­zess­ver­ant­wort­li­che, Mit­ar­bei­ter und das QM-Team Ri­si­ken und do­ku­men­tie­ren diese di­rekt am Pro­zess in so ge­nann­ten Ri­si­ko­kon­troll­punk­ten. Dabei ist es mög­lich, sich vor­de­fi­nier­ter Ri­siki­en aus einer Ri­si­ko­bi­blio­thek in Aeneis zu be­die­nen oder pro­zess­spe­zi­fi­sche Ri­si­ken di­rekt an­zu­le­gen.

KVWL Firmensitz

Ri­si­ken ana­ly­sie­ren, be­wer­ten und Maß­nah­men ein­lei­ten
Nach der Iden­ti­fi­ka­ti­on prü­fen die Be­tei­lig­ten, in­wie­fern im Pro­zess schon Ge­gen­maß­nah­men er­grif­fen wor­den sind. Diese kön­nen einem Pool in­ner­halb von Aeneis ent­nom­men wer­den und dem Ri­si­ko ent­ge­gen­ge­setzt wer­den. Nur diese sind bei der Be­wer­tung zu be­rück­sich­ti­gen. Die Be­wer­tung er­folgt an­hand der Ka­te­go­ri­en
• Re­pu­ta­ti­on und Zu­frie­den­heit der An­spruchs­grup­pen,
• Qua­li­tät und Wirt­schaft­lich­keit sowie
• Com­p­li­an­ce
Er­gänzt wird die Be­wer­tung durch eine Be­ur­tei­lung der Auf­tre­tens- und Ent­de­ckungs­wahr­schein­lich­keit. Ist nun zu er­ken­nen, dass die Ein­lei­tung von Maß­nah­men er­for­der­lich ist, um das Ri­si­ko ab­zu­fe­dern, kön­nen diese di­rekt über den KVP-Work­flow ein­ge­lei­tet, do­ku­men­tiert und nach­ver­folgt wer­den.

Füh­rungs­kräf­te auf allen hier­archi­schen Ebe­nen re­por­ten
Sind so die Ri­si­ken iden­ti­fi­ziert, ana­ly­siert und be­wer­tet, kön­nen im BPMN-Por­tal für jeden Pro­zess die ein­zel­nen Ri­si­ken inkl. deren Be­wer­tung dar­ge­stellt wer­den. Für jeden Pro­zess er­mit­telt Aeneis auf Basis der Be­wer­tun­gen au­to­ma­ti­siert zwei Ge­sam­t­ri­si­ko­kenn­zah­len, an­hand derer die Füh­rungs­kräf­te die Dring­lich­keit des Han­delns ab­lei­ten kön­nen. Die Kenn­zah­len kön­nen über die ver­schie­de­nen Kno­ten in Aeneis  ag­gre­giert wer­den, so dass die Füh­rungs­kräf­te auf allen Ebe­nen einen schnel­len Über­blick über das ge­sam­te Ri­si­ko­po­ten­zi­al ihres Ver­ant­wor­tungs­be­rei­ches er­hal­ten.

Aus­blick auf wei­te­ren Aus­bau des Sys­tems
Ri­si­ken kön­nen in einer Kör­per­schaft des öf­fent­li­chen Rechts ins­be­son­de­re da­durch ver­mie­den wer­den, in dem das er­for­der­li­che Know-How und In­for­ma­ti­ons­quel­len zur Ver­fü­gung ste­hen. Zu die­sem Zweck wer­den kon­se­quent pro­zess­ori­en­tiert die
• re­le­van­ten Rechts­grund­la­gen sowie
• wei­ter­füh­ren­de In­for­ma­tio­nen
aus den ver­schie­dens­ten Quel­len her­aus in den Pro­zess ver­linkt. Dazu kann z.B. das In­ter­net, das In­tra­net, Samm­lun­gen und Bi­blio­the­ken im Sha­re­Point® etc. ge­hö­ren.

Vorteile

  • Alle in der DIN EN ISO 9001:2015 gestellten Forderungen werden berücksichtigt
  • Direkte Verknüpfung zur Prozessstruktur der KVWL ohne Medienbrüche
  • Mit Aeneis ein führendes System zur Steuerung und Dokumentation von Prozessen inklusive der Risikobetrachtung
  • Die Informationen liegen für alle definierten Führungs-/ Prozessebenen in einer Verdichtungslogik an einem Ort
  • Ein Mix aus Pragmatismus, proaktiver Beschreibung der Vorgehensweise und Bewertung führen zu einer motivierten Anwendung aller Beteiligten
  • Empfängerorientiertes Berichtswesen wird ebenfalls direkt aus Aeneis erstellt
  • Steuerung über KPIs bringt die kritischen Erfolgsfaktoren für die Entscheider auf den Punkt

Weitere spannende Case Studies:

Erfolgskritische Prozesse verstehen, optimieren und absichern
Nutzen Sie das verbesserte Verständnis, um eine Grundlage für die Prozessoptimierung zu schaffen.
Risiken minimieren. Prozesse optimieren.
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