Ottobock SE & Co. KGaA ist ein weltweit führender Hersteller von Prothesen und Orthesen mit über 100 Jahren Erfahrung in der Orthopädietechnik. Das Unternehmen entwickelt innovative Lösungen, um Menschen mehr Mobilität und Lebensqualität zu ermöglichen, und betreibt ein globales Netzwerk mit über 400 Versorgungszentren.
Durch starkes Wachstum, Internationalisierung und Zukäufe stand Ottobock vor großen organisatorischen Herausforderungen. Die einzelnen Standorte arbeiteten teilweise sehr eigenständig, Prozesse waren nicht einheitlich definiert und es gab keine zentrale Übersicht. Zudem existierten rund 500 verschiedene IT-Systeme, von denen viele ähnliche Prozesse unterstützten.
Ziel war es daher, die Organisation zu vereinfachen, Prozesse global zu standardisieren und transparenter zu machen. Gleichzeitig sollten regulatorische Anforderungen, insbesondere im Umfeld der Medizintechnik, sicher eingehalten werden. Ein weiterer Fokus lag auf der Digitalisierung und der Schaffung einer skalierbaren Systemlandschaft.
Ottobock entschied sich für den Aufbau eines strukturierten Business Process Managements (BPM) und die Einführung der Software Aeneis als zentrale Plattform.
Im ersten Schritt wurden bestehende Prozesse analysiert, Schwachstellen identifiziert und eine klare Zielarchitektur entwickelt. Dabei wurden über 75 Prozesse bewertet und mehr als 125 Verbesserungspotenziale erkannt.
Anschließend wurden globale End-to-End-Prozesslandkarten aufgebaut und klare Verantwortlichkeiten definiert. Alle Prozesse und zugehörigen Informationen werden heute zentral in Aeneis dokumentiert. Ein besonderer Fokus lag auf der Integration von Qualitäts- und Managementsystemen. Prozesse werden automatisch auf regulatorische Relevanz geprüft und entsprechend gesteuert. Gleichzeitig wurden bestehende Dokumente in strukturierte Daten überführt und durch Workflows für Prüfung und Freigabe ergänzt.
Mit der Einführung von Aeneis konnte Ottobock seine Prozesslandschaft deutlich transparenter und strukturierter gestalten. Alle relevanten Prozesse und Inhalte sind heute zentral im System verankert und für Mitarbeitende weltweit schnell zugänglich. Dadurch wird nicht nur die tägliche Arbeit erleichtert, sondern auch die Zusammenarbeit über Standorte hinweg verbessert, da alle Beteiligten auf einer einheitlichen Grundlage arbeiten.
Gleichzeitig konnten durch die Standardisierung der Prozesse standortübergreifende Synergien geschaffen und Abläufe effizienter gestaltet werden. Ein weiterer wichtiger Fortschritt ist die erfolgreiche Umsetzung eines internen Kontrollsystems (IKS), bei den Risiken und Kontrollen direkt in die Prozesse integriert sind. Insgesamt ermöglicht Aeneis eine bessere Steuerung der Organisation, reduziert Komplexität und schafft die Basis für nachhaltige Weiterentwicklung.
Die Ausschreibung und die Webseite zum Process Solution Award 2022 finden Sie hier.
