Die Besonderheit der BPM-Software und GRC-Software Aeneis für integrierte Managementsysteme

Prozessmanagement, Risikomanagement, Informationssicherheit, Compliance, in vielen Unternehmen existieren diese Disziplinen getrennt voneinander. Die Folge: redundante Datenpflege, fehlende Transparenz und hoher Auditaufwand. Die Software für Business Process Management und Governance, Risk & Compliance Aeneis bringt alles zusammen in einer Plattform, die das integrierte Managementsystem (IMS) vollständig digital abbildet und nahtlos mit den täglichen Geschäftsprozessen verbindet.

Dr. Kai Krings, Management Consultant und ehem. Geschäftsführer der intellior GmbH, bringt es auf den Punkt:

„Die wesentliche Besonderheit von Aeneis ist, dass wir Ihr integriertes Managementsystem wirklich vollständig digital abbilden und zwar entlang Ihrer Prozesse, die Sie ohnehin brauchen, um Ihr Geschäft gut zu machen.“

Das macht Aeneis einzigartig: fünf Besonderheiten im Detail

1. Vollständige digitale Abbildung Ihres Managementsystems

Aeneis bildet Ihr integriertes Managementsystem (IMS) vollständig entlang Ihrer Prozesse ab und das in einer zentralen, durchgängig vernetzten Plattform. Während viele Systeme nur Dokumente oder Aufgabenlisten verwalten, setzt Aeneis direkt dort an, wo Ihr Unternehmen lebt: in den Prozessen.

Hier fließen alle relevanten Informationen zusammen, von Geschäftsprozessen und Verantwortlichkeiten über Risiken und Maßnahmen bis hin zu Dokumenten, Auditnachweisen und Kennzahlen. Dadurch entsteht ein digitaler Zwilling Ihrer Organisation, der jederzeit aktuell, nachvollziehbar und auditfest ist.

Unternehmen profitieren dadurch gleich mehrfach:

• Es gibt nur noch eine zentrale Datenbasis, keine doppelten Strukturen oder Inkonsistenzen.
• Audits und Nachweise lassen sich in Sekunden vorbereiten, weil alle Informationen im System vorhanden sind.
• Änderungen in Prozessen oder Verantwortlichkeiten werden sofort systemweit wirksam, ohne Medienbrüche.

So wird Ihr Managementsystem von einem statischen Regelwerk zu einem lebendigen, integrierten Steuerungsinstrument.

2. Überwachung und Dokumentation von Prozessen

In Aeneis lassen sich alle prozessbezogenen Aktivitäten digital nachvollziehen, automatisiert oder manuell. Das System dokumentiert zuverlässig,

• ob Mitarbeitende Prozesse bestätigt haben,
• ob Risiken bewertet und Maßnahmen umgesetzt wurden,
• und ob Verbesserungsvorschläge eingereicht und bearbeitet sind.

Diese Nachvollziehbarkeit ist nicht nur ein technisches Feature, sondern ein entscheidender Vorteil für Compliance, Revision und Qualitätsmanagement. Aeneis übernimmt dabei die Überwachung, Dokumentation und Auswertung dieser Vorgänge und sorgt so für maximale Transparenz über alle Ebenen und Standorte hinweg.

Freigaben, Kenntnisnahmen und Risikobewertungen werden im Hintergrund automatisch protokolliert. Das Management und Auditoren sehen in Dashboards oder Reports auf einen Blick, welche Prozesse geprüft, freigegeben oder risikobewertet sind.

Das bedeutet: keine manuellen Listen, keine Excel-Übergaben, keine Unsicherheiten, sondern ein durchgängig revisionssicheres System, das Ihnen die Nachweisführung abnimmt.

3. Auto-Layouter für perfekt strukturierte Prozessdiagramme

Ein herausragendes Alleinstellungsmerkmal von Aeneis ist der Auto-Layouter, eine intelligente Funktion, die das Modellieren von BPMN-Diagrammen vereinfacht.

Beim Erstellen eines Prozesses ordnet der Auto-Layouter alle Elemente automatisch proportional, logisch und übersichtlich an.
Sie definieren die inhaltlichen Bestandteile (Aktivitäten, Rollen, Verknüpfungen), und Aeneis sorgt im Hintergrund für ein sauberes, professionelles Layout, das BPMN-konform und optisch harmonisch ist.

Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Qualität der Prozessmodelle, denn alle Diagramme sind konsistent aufgebaut, unabhängig davon, wer sie erstellt hat. Der Auto-Layouter sorgt so für:

• Klarheit: Strukturiert dargestellte Prozesse, die jeder versteht.
• Effizienz: Deutlich weniger Zeitaufwand bei Modellierung und Pflege.
• Standardisierung: Einheitliche Prozessdarstellung im gesamten Unternehmen.

Diese Funktion ist ein Beispiel für den hohen Reifegrad der BPM-Software Aeneis und zeigt, wie intellior selbst komplexe Modellierungsaufgaben maximal benutzerfreundlich gestaltet.

4. Anpassungsfähige Apps und Dashboards

Aeneis ist keine starre Software, sondern ein modulares System. Die Plattform bietet spezialisierte Apps, mit denen Unternehmen gezielt Managementdisziplinen abbilden, wie Informationssicherheit (ISMS), Risikomanagement, Datenschutzmanagement, Auditmanagement oder Business Continuity Management.

Jede App enthält branchenspezifische Dashboards, Auswertungen und Inhaltsbausteine, die exakt auf den jeweiligen Use Case zugeschnitten sind. Damit lassen sich zentrale Anforderungen wie Risikoanalysen, Maßnahmenverfolgung oder Auditberichte direkt aus den Prozessen heraus steuern.

„Hier arbeiten wir auch mit den Kunden ganz intentiv zusammen, um zu gucken: Was ist denn [...] die besondere Anforderung? Was ist jetzt das, was über die prinzipiellen, immer gleichen Dinge hinausgeht? [...] Wo im Prozess muss die Anforderung erfüllt werden?“ - Dr. Kai Krings

Dadurch entsteht ein System, das sich an Ihre Organisation anpasst und nicht umgekehrt. Dashboards zeigen automatisch die für jede Rolle relevanten Informationen. So behalten Fachbereiche, Management und Auditoren jederzeit den Überblick, ganz präzise, aktuell und prozessorientiert.

5. Kontextspezifische Modulentwicklung

Jedes Unternehmen hat eigene Abläufe, Strukturen und regulatorische Anforderungen. Deshalb entwickelt intellior gemeinsam mit seinen Kunden kontextspezifische Module und Erweiterungen, die exakt zu den jeweiligen Prozessen passen. Dabei wird analysiert, wo im Prozess Anforderungen entstehen und wie Mitarbeitende im Arbeitskontext unterstützt werden können durch Hinweise, Automatisierungen oder integrierte Prüfmechanismen.

Das Ergebnis: maßgeschneiderte Lösungen, die nicht nur ISO-, KRITIS- oder branchenspezifische Vorgaben erfüllen, sondern diese nahtlos in die Arbeitsabläufe einbetten. Diese Flexibilität ist einer der Gründe, warum Aeneis in Branchen wie Energie, Gesundheitswesen, Maschinenbau oder Finanzwesen gleichermaßen überzeugt. Statt Standard-Software von der Stange entsteht so eine individuelle Plattform, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens wächst.

Von der Theorie zur Praxis: Der Aeneis-Ansatz

Was Aeneis von anderen Systemen unterscheidet, ist die Kombination aus Methodik, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit.

• Methodisch fundiert: Aeneis basiert auf anerkannten internationalen Standards wie ISO 9001, ISO 27001 oder ISO 19011 und unterstützt deren High-Level-Structure (HLS) direkt im System. Dadurch können Unternehmen ihre unterschiedlichen Managementsysteme nach einem einheitlichen Schema führen. Normkapitel, Anforderungen und Nachweise werden direkt mit Prozessen, Rollen und Dokumenten verknüpft. Das schafft eine einheitliche Basis für Auditfestigkeit und kontinuierliche Verbesserung.
• Flexibel anpassbar: Aeneis lässt sich individuell auf Ihre Organisation zuschneiden. Über spezialisierte Apps für unterschiedliche Managementsysteme, frei modellierbare Prozesse im WebModeller und individuell konfigurierbare Dashboards gestalten Sie Ihre Managementplattform exakt nach Ihren Anforderungen.
• Benutzerfreundlich: Aeneis verbindet Leistungsfähigkeit mit einfacher Bedienung. Dank intuitiver Navigation, übersichtlicher Prozessdarstellungen und kontextbezogener Hilfen finden sich Anwender schnell zurecht, auch ohne technische Vorkenntnisse. Der integrierte KI-HilfeBot unterstützt zusätzlich mit konkreten Antworten, Best Practices und Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt im Portal. Das senkt Einarbeitungszeiten und sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden aktiv mit dem System arbeiten.

So wird das Managementsystem nicht als Pflicht, sondern als praktisches Werkzeug für Führung und Mitarbeitende erlebt.

Success Story aus der Praxis: ATLAS ELEKTRONIK GmbH

Wie sieht das in der Praxis aus, wenn ein Unternehmen sein integriertes Managementsystem vollständig digital abbildet? Ein beeindruckendes Beispiel liefert die ATLAS ELEKTRONIK GmbH, ein weltweit agierender Anbieter maritimer Elektronik- und Sonarsysteme. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, mehrere Managementsysteme effizient zusammenzuführen.

Zuvor arbeiteten verschiedene Abteilungen mit Einzellösungen und Tabellen, wodurch Prozesse und Nachweise schwer nachvollziehbar waren. Mit der Einführung von Aeneis entschied sich ATLAS ELEKTRONIK bewusst für eine zentrale, prozessorientierte Plattform, die alle Managementdisziplinen in einem System vereint. Bereits nach sechs Monaten stand ein integriertes Managementsystem (IMS), das Prozesse, Rollen, Risiken, Dokumente und Kennzahlen nahtlos verbindet.

Mithilfe von Aeneis gelang es,

• redundante Tools und Datenquellen abzulösen,
• klare Verantwortlichkeiten und Abläufe zu schaffen,
• Freigaben und Nachweise digital zu steuern,
• und ein hohes Maß an Transparenz über alle Standorte hinweg zu erreichen.

Das Besondere: Das System wurde von Anfang an so gestaltet, dass es von den Mitarbeitenden aktiv genutzt wird. Intuitive Prozessdarstellungen, kontextbezogene Hilfen und klare Dashboards sorgten für eine hohe Akzeptanz im gesamten Unternehmen.

Das Ergebnis ist ein „Single Point of Truth“ für alle Managementsysteme, ein Ort, an dem Prozesse, Risiken und Compliance nicht mehr nebeneinander, sondern miteinander wirken. Damit zeigt ATLAS ELEKTRONIK exemplarisch, wie Organisationen mit Aeneis in kürzester Zeit von einer fragmentierten Systemlandschaft zu einem integrierten, auditfesten und zukunftsfähigen Managementsystem gelangen können.

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Fazit: Ein System, das mitdenkt

Aeneis ist mehr als Software, es ist die zentrale Plattform, um Organisation, Prozesse und Compliance digital zu leben. Durch die enge Verzahnung von Prozessmanagement und GRC-Funktionalitäten entsteht ein integriertes Managementsystem, das sich nahtlos in den Arbeitsalltag einfügt und sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitenden gleichermaßen Orientierung bietet.

Testen Sie Aeneis jetzt oder vereinbaren Sie eine Live-Demo und erleben Sie, wie Sie Ihr Managementsystem mit Aeneis nachhaltig digitalisieren und steuern können.