Wie Sie Ihre Mission-Critical-Prozesse mit Aeneis und der Microsoft Teams-App wirksam beherrschen

Mission-Critical-Prozesse – das Rückgrat Ihrer Organisation

In jeder Organisation gibt es Abläufe, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Produktentwicklung, Fertigung, Auditvorbereitung, Informationssicherheit, KVP, all diese Mission-Critical-Prozesse sind erfolgsrelevant, risikobehaftet und oft eng mit regulatorischen Vorgaben verknüpft. Fehler, Verzögerungen oder mangelnde Transparenz wirken sich hier unmittelbar auf Compliance, Wirtschaftlichkeit und Reputation aus.

Und genau diese Prozesse können Sie niemals allein absichern. Denn es sind Human Workflows: Menschen arbeiten mit Menschen, treffen Entscheidungen, führen Aufgaben durch, dokumentieren Ergebnisse und müssen Risiken erkennen. Damit ein Mission-Critical-Prozess sicher funktioniert, müssen Ihre Mitarbeitenden ihn verstehen, anwenden und verlässlich ausführen.

Hier setzt Aeneis von Intellior an, mit einer Lösung, die Prozesse nicht nur dokumentiert, sondern im Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden wirksam macht.

Warum klassische Prozessdokumentation in Mission-Critical-Bereichen nicht ausreicht

Viele Unternehmen verlassen sich darauf, dass dokumentierte Prozesse reichen. Doch Dokumentation allein erzeugt keine Wirksamkeit. Es entstehen nur dann stabile Prozesse, wenn:

• jeder weiß, was zu tun ist,
• jeder seine Verantwortlichkeiten kennt,
• alle mit aktuellen Vorgaben arbeiten,
• Risiken und Kontrollen verstanden werden,
• Änderungen, Abweichungen und Maßnahmen zuverlässig verarbeitet werden,
• Benachrichtigungen und Aufgaben garantiert ankommen.

Werden diese Grundlagen nicht erfüllt, entstehen Lücken, Fehler und Haftungsrisiken, insbesondere in Mission-Critical-Prozessen.

Aeneis schließt diese Lücke, indem es Prozesswissen zugänglich macht, Verantwortlichkeiten klar zuordnet und Mitarbeitende aktiv begleitet. Und mit der Aeneis-App in Microsoft Teams erreicht das Managementsystem die Menschen dort, wo sie ohnehin arbeiten: direkt in Microsoft Teams.

Aeneis: Ein interaktives, personalisiertes und lebendiges Managementsystem

Aeneis schafft ein Managementsystem, das nicht nur existiert, sondern wirkt. Die Software erkennt, wer vor dem Bildschirm sitzt, kennt Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten und spricht Mitarbeitende direkt an. Das System erinnert, benachrichtigt und stellt sicher, dass jede Aufgabe erledigt wird und jede Maßnahme Wirkung entfaltet.

Der zentrale Effekt: Aus Prozessdokumentation wird gelebte Managementrealität.

Es entsteht ein Managementsystem, das dauerhaft Nutzen stiftet, kontinuierliche Verbesserung ermöglicht und Ihr Unternehmen nachweislich absichert.

Die entscheidende Frage: Wie integriere ich mein Managementsystem in den Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden?

Damit Prozesse im Alltag wirklich gelebt werden, muss Ihr System dort präsent sein, wo Menschen arbeiten. Die Realität: E-Mails gehen unter, Systeme werden vergessen, Informationen bleiben ungenutzt.

Deswegen bietet Aeneis die Lösung mit der neuen Aeneis-App in Microsoft Teams, der täglichen Schaltzentrale Ihrer Mitarbeitenden. Damit wird das Managementsystem nahtlos in den Arbeitsfluss eingebettet. Akzeptanz steigt, Aufgaben werden zuverlässig erledigt und Risiken sinken signifikant.

Die Aeneis-App in Teams: Akzeptanz, Sicherheit, Wirksamkeit

Die drei Kernnutzen der Teams-Integration lauten mehr Akzeptanz, mehr Sicherheit und mehr Wirksamkeit.

1. Mehr Akzeptanz: Prozesse und Dokumente dort, wo Mitarbeitende arbeiten

Die persönliche Favoritenliste jedes Nutzers ist direkt in Teams verfügbar. Relevante Prozesse, wichtige Dokumente, Aufgaben oder Diagramme, alles mit einem Klick erreichbar.

Das bedeutet:

• kein Systemwechsel
• kein Suchen
• kein Risiko, Aktualisierungen zu verpassen

Das bedeutet für Prozessmanager, Auditoren oder ISMS-Beauftragte eine deutlich höhere Nutzung und stärkere Verankerung Ihrer Prozesslandschaft im gesamten Unternehmen.

2. Mehr Sicherheit: Push-Benachrichtigungen in Echtzeit

Benachrichtigungen erfolgen live, ohne Zeitverzug, genau in dem Moment, in dem in Aeneis eine relevante Änderung entsteht.

Beispiele für Ereignisse, die sofort gemeldet werden:

• neue Version eines Prozesses oder Dokuments
• Prüf- und Freigabeaufgaben
• anstehende Audit-Aufgaben oder Abweichungen
• zugewiesene Maßnahmen im IKS oder Risikomanagement
• fällige Kontrollen
• neue Risiken oder Kontrolldefinitionen
• KVP-Vorschläge, die Sie prüfen sollen
• Erwähnungen in Kommentaren oder Prozessbeschreibungen

Keine Information geht mehr verloren. Keine Aufgabe bleibt unbearbeitet. Keine Kenntnisnahme wird übersehen. Das erhöht die Prozesssicherheit signifikant, besonders in regulierten Branchen.

3. Mehr Wirksamkeit: Prozesse wirken direkt im Arbeitsalltag

Wenn Vorgaben zu Mission-Critical-Prozessen direkt in Teams verfügbar sind, entsteht unmittelbare Wirkung. Mitarbeitende sehen ihre Aufgaben, öffnen Prozesse mit einem Klick, verstehen Abläufe schneller und handeln sicherer.

Über integrierte Dashboards erfahren Mitarbeitende:

• welche Aufgaben offen sind
• welche Prüfungen, Freigaben oder Kontrollen anstehen
• welche Kommentare relevant sind
• welche Maßnahmen sie verantworten

So entsteht echte Beteiligung – und damit echte Wirksamkeit.

Was bedeutet das im Alltag? Ein Blick in typische Szenarien

Die folgende Übersicht zeigt, wie vielseitig Aeneis in Teams greift und Mission-Critical-Prozesse absichert:

• Dokumenten- und Prozessfreigaben:
  Sobald ein Prozess oder ein Dokument über den Freigabeworkflow zur Prüfung oder zum letzten Freigabeschritt weitergeleitet wird, werden Prüfende und Freigebende live in Teams informiert. Somit bleibt kein Freigabeschritt liegen.
• Kenntnisnahmen:
  Auch freigegebene Prozesse oder neue Vorgaben, die zur Kenntnis genommen werden sollen, werden an die betroffenen Mitarbeitenden über Teams kommuniziert.
• Automatische Kontrollaufgaben:
  Wenn ein Prozess nach einem Jahr erneut überprüft werden soll, ob die Vorgaben noch so gültig sind, wird in Aeneis eine automatisch wiederkehrende Aufgabe erstellt und per Teams an die Verantwortlichen weitergeleitet.
• Compliance Tests:
  In wirklich erfolgskritischen Prozessen oder vor einem Audit können ab der Aeneis-Version 7.5 Verständnistests angefordert werden. Auch hierüber werden die Prozessmitarbeitenden benachtichtigt und erinnert.
• Auditvorbereitung:
  Wenn in einem Audit Auditergebnisse, Abweichungen oder Maßnahmen dokumentiert werden, werden die Verantwortlichen und Betroffenen sofort darüber informiert.
• ISMS & IKS:
  Informationen zu Kontrollen, Risiken, zugewiesene Verantwortlichkeiten kommen alle zuverlässig beim richtigen Mitarbeitenden über die Aeneis-App in Teams an.
• KVP & Verbesserungsmanagement:
  Eingereichte Vorschläge zur Verbesserung landen direkt bei der verantwortlichen Person und können sofort getestet, bewertet und umgesetzt werden, ohne dass Schritte verloren gehen.
• Erwähnungen in Kommentaren und Texten:
  Personen, die in einem Kommentar oder in einem Beschreibungstext erwähnt wurden, werden ebenfalls darüber benachtichtigt. Keine Information verpufft und Verantwortung bleibt eindeutig zugeordnet.
• Allgemeines Aufgabenmanagement:
  Alle Aufgaben des integrierten Managementsystems werden zentral in MS Teams sichtbar und nachvollziehbar.
• Favoriten:
  Änderungen an persönlichen Favoriten werden ebenfalls kommuniziert, damit keine Neuerung verpasst wird.

Diese Integration macht Aeneis zu einem der wirksamsten BPM- und GRC-Systeme am Markt, weil es nicht nur dokumentiert, sondern Verhalten und Entscheidungen im Alltag beeinflusst.

Warum die Teams-App ein Gamechanger für Mission-Critical-Prozesse ist

Die Kombination aus Aeneis und Microsoft Teams bietet drei strategische Vorteile, die Unternehmen heute mehr denn je benötigen:

• 1. Organisationale Resilienz: Fehler, Verzögerungen und Eskalationen werden reduziert, weil niemand Aufgaben übersehen kann.

• 2. Compliance-Sicherheit: Regulatorische Anforderungen werden zuverlässiger eingehalten, von ISO 27001 über MaRisk bis hin zu branchenspezifischen Standards.

• 3. Operational Excellence: Kontinuierliche Verbesserung wird gelebte Praxis, nicht nur ein theoretisches Ziel.

Damit legen Sie den Grundstein für nachhaltige Stabilität und Zukunftssicherheit Ihrer Organisation.

Aus dokumentierten Prozessen wird gelebte Realität

Ein Managementsystem entfaltet nur dann Wirkung, wenn es Ergebnisse im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden verändert. Genau das erreicht Aeneis und die Teams-App verstärkt diesen Effekt nachhaltig.

Mit Aeneis:

• beherrschen Sie Ihre Mission-Critical-Prozesse,
• erhöhen Sie die Wirksamkeit Ihrer Prozesslandschaft,
• reduzieren Sie Haftungs- und Compliance-Risiken,
• stärken Sie die Qualitäts- und Sicherheitskultur Ihres Unternehmens.

Wenn die Wirksamkeit Ihres Managementsystems wirklich zählt, führt kein Weg an der Aeneis-App für Microsoft Teams vorbei.

Vereinbaren Sie noch heute eine persönliche Live-Demo und sehen Sie selbst, wie Ihr Unternehmen Mission-Critical-Prozesse sicherer, effizienter und messbar wirksamer macht.