Mehr Zeit für Patientinnen und Patienten durch schlaues Prozessmanagement mit Aeneis

Zeit ist im Gesundheitswesen eine der wertvollsten Ressourcen. Jede Minute, die für administrative Abstimmungen, für das Nachverfolgen offener Maßnahmen oder das Suchen nach Informationen benötigt wird, fehlt in der Versorgung der Patientinnen und Patienten. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Qualität, Sicherheit, Dokumentation und Transparenz kontinuierlich.

Das Klinikum Klagenfurt ist diesen Herausforderungen nicht mit mehr Bürokratie begegnet, sondern mit einem intelligenten, integrierten Prozessmanagement, basierend auf der BPM-Software Aeneis. Der Weg dorthin war mehrjährig, aber erfolgreich: Aus einem klassischen QM-Tool wurde ein zentrales Arbeitsinstrument, das Fachbereiche entlastet und die Zusammenarbeit im Haus nachhaltig verbessert.

Das Klinikum Klagenfurt: eine Organisation mit hoher Komplexität

Das Klinikum Klagenfurt am Wörthersee ist Teil der KABEG, der Kärntner Krankenanstalten-Betriebsgesellschaft, und stellt mit rund 4.700 Mitarbeitenden den größten Gesundheitsstandort im Bundesland. Jährlich werden:

• 58.000 stationäre Patientinnen und Patienten,
• 615.000 ambulante Behandlungen,
• sowie über 30 Zertifizierungen zeitgleich betreut.

Mit 1.350 Betten und einem sehr breiten medizinischen Leistungsportfolio verfügt das Klinikum über eine Infrastruktur, die einem Universitätsklinikum entspricht. Die Stabsstelle Qualitäts- und Risikomanagement ist dabei als zentrale Querschnittsfunktion organisiert und unterstützt alle medizinischen, pflegerischen und administrativen Bereiche.

Die Komplexität der Aufgaben ist enorm: interne und externe Audits, Zertifizierungen wie ISO 9001, ISO 15189 oder ISO 13485, Risiko- und Chancenmanagement, Kennzahlen, Ziele, Prozessdokumentation, Organisationshandbuch, Mitarbeiterbefragungen und vieles mehr. Um diese Vielzahl an Themen effizient zu steuern, brauchte es eine Lösung, die sowohl strukturiert als auch flexibel ist und im Alltag tatsächlich genutzt wird.

Herausforderungen: zentrale Pflege, viele Anforderungen und begrenzte Ressourcen

Bevor Aeneis breit ausgerollt wurde, war viel QM-Arbeit stark zentralisiert. Rückfragen, Dokumentenfreigaben, Prozessanpassungen und Abteilungsinformationen liefen über wenige Personen mit entsprechend hoher Belastung. Gleichzeitig entstanden Medienbrüche: Excel-Listen hier, Auditnotizen dort, E-Mails dazwischen.

Mehrere Herausforderungen zeigten sich deutlich:

• 1. Begrenzte Effizienz in der zentralen Datenpflege: Updates an Prozessen oder Abteilungsinformationen wurden telefonisch oder per E-Mail angefragt und zentral umgesetzt. Das kostete Zeit auf beiden Seiten und führte häufig zu Verzögerungen.
• 2. Fehlende Transparenz über laufende Maßnahmen: Maßnahmen entstanden aus Audits, Zielen, Risiken oder Mitarbeiterbefragungen, aber liefen in unterschiedlichen Systemen oder Dateien. Eine durchgängige Steuerung war kaum möglich.
• 3. Wachsende Anforderungen durch Zertifizierungen: Mit über 30 Zertifizierungen und neuen Normanforderungen (z. B. ISO 15189) stieg der Druck, strukturierter und digitaler zu arbeiten.
• 4. Geringe Ressourcen für externe Dienstleistungen: „Wir sind ein bisschen aus der Not dazu getrieben worden, weil wir einfach auch kein Budget für entsprechende Beauftragungen zur Verfügung bekommen haben“, heißt es im Vortrag. Daher musste das Team möglichst viel selbst entwickeln und konfigurieren.
• 5. Der Bedarf an Akzeptanz im Haus: Vor der Einführung der dezentralen Arbeitsweise war die Akzeptanz im Klinikum nicht überall gleich stark ausgeprägt. In einer großen Organisation ist jedoch entscheidend, dass Mitarbeitende das System aktiv nutzen.

Dezentralisierung, Integration und ein stetig wachsendes Aeneis-System

Der Schlüssel zum Erfolg lag in einer Kombination aus klarer Verantwortungsverteilung, technischer Integration und konsequenter Weiterentwicklung von Aeneis.

Dezentrale Verantwortung als echter Wendepunkt

Statt zentraler Pflege wurden 160 Qualitäts- und Risikobeauftragte in den Organisationseinheiten aufgebaut. Prozesse, Dokumente und Aktualisierungen wurden von nun an direkt vor Ort gepflegt. Dadurch rückte die Verantwortung in die Fachbereiche selbst, also dorthin, wo das Wissen tatsächlich entsteht.

Dieser Schritt hatte zwei direkte Effekte:

• Entlastung der Stabsstelle,
• Stark steigende Akzeptanz in den Bereichen.

„Man hat sozusagen seine eigene Seite, man kann das eintragen, was man selber will. Es ist nicht fremdgesteuert.“ - Michael Baumann

Damit wurde Aeneis nicht mehr als externes QM-Werkzeug wahrgenommen, sondern als eigenes Arbeitsinstrument der Abteilungen. Die Mitarbeitenden identifizierten sich stärker mit den Inhalten, und die Nutzung im Alltag nahm deutlich zu.

Aeneis als zentrale Plattform, nicht als Insellösung

Die Stabsstelle entwickelte Aeneis kontinuierlich weiter. Über die Jahre wurden u. a. folgende Funktionen integriert:

• Aufbauorganisation & Abteilungssteckbriefe
• Ziele-Management inkl. Ableitungsketten
• Maßnahmen-Management mit strukturierten Workflows
• Auditmanagement (Smart-Edit, Feststellungen, Maßnahmen)
• Kennzahlen-Management (quantitativ & qualitativ)
• Chancen- und Risikomanagement
• Kontextanalyse (PESTEL)
• Integration von Mitarbeiterbefragungen und psychischer Belastungsbeurteilung
• Ein 110-seitiges automatisch generiertes Organisationshandbuch
• Ein interner Newsletter direkt aus Aeneis

Alles in einem System, ohne zusätzliche Tools oder parallele Datenhaltung.

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Interne Weiterentwicklung statt externer Abhängigkeit

Mit der steigenden Nutzung wuchs im Klinikum Klagenfurt der Wunsch, Aeneis noch gezielter an die eigenen Anforderungen anzupassen. Anstatt auf externe Dienstleistungen angewiesen zu sein, entschied sich die Stabsstelle, die Weiterentwicklung selbst voranzutreiben.

„Wir haben […] begonnen, wirklich strategische Dinge zu konzeptionieren, zu planen und dann auch diese Weiterentwicklungen intern zu adressieren.“ - Michael Baumann

Dadurch konnten Anpassungen schneller umgesetzt und Rückmeldungen der Abteilungen unmittelbar berücksichtigt werden. Mit der Zeit wurden sogar Mitarbeitende eingestellt, die sich speziell der Konfiguration von Aeneis widmen. So wurde das notwendige Know-how dauerhaft im Haus aufgebaut, ein klarer Vorteil, um flexibel zu bleiben und Aeneis kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Was Aeneis wirklich bewirkt hat

Die Wirkung von Aeneis im Klinikum Klagenfurt zeigte sich auf mehreren Ebenen: organisatorisch, qualitativ und im täglichen Arbeiten der Mitarbeitenden. Viele Verbesserungen sind klar messbar, andere werden vor allem im Alltag spürbar, und genau diese Kombination macht den Erfolg so deutlich.

Eine der höchsten jemals gemessenen Nutzerquoten:

Im Klinikum Klagenfurt konnte eine tägliche Nutzungsrate von rund 10 % der Mitarbeitenden gemessen werden. Für ein Krankenhaus dieser Größe ist das außergewöhnlich und zeigt, wie stark Aeneis inzwischen im Arbeitsalltag verankert ist.

Weniger Bürokratie, mehr Zeit für die Versorgung:

Durch klare Zuständigkeiten, transparente Maßnahmenketten und eindeutige Prozessstrukturen verbringen Mitarbeitende weniger Zeit mit Suchen, Nachfragen oder Excel-Dateien. Die gewonnene Zeit fließt dorthin, wo sie am wichtigsten ist: zu Patientinnen und Patienten.

Höhere Qualität durch besseres Zusammenspiel von Informationen:

Auditfeststellungen, Maßnahmen, Risiken, Ziele und Kennzahlen greifen direkt ineinander. Die Abteilungen sehen sofort, was zu tun ist und was bereits erledigt wurde.

Starke Entlastung der Führungskräfte:

Auch die Führungskräfte arbeiten aktiv mit dem System und profitieren von der zentralen Datenbasis. Managementreviews, Berichte und Auswertungen lassen sich dadurch deutlich schneller und zuverlässiger erstellen.

Einheitliche Standards im gesamten Verbund

Die drei bisher getrennten Aeneis-Instanzen sollen zu einer harmonisierten Lösung zusammengeführt werden. Ein starkes Signal, dass Aeneis als Plattform nachhaltig trägt.

Aeneis ist heute das digitale Rückgrat des QM im Klinikum

Aeneis hat sich im Klinikum Klagenfurt über die Jahre zu einer zentralen Plattform entwickelt, auf der zahlreiche qualitätsrelevante Aufgaben zusammenlaufen. Die Software bildet heute die Grundlage des digitalen Qualitätsmanagements und unterstützt das Haus dabei, Prozesse, Audits, Risiken und Maßnahmen strukturiert und verlässlich zu steuern.

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Ein Beispiel dafür, wie Prozessmanagement wirklich entlasten kann

Das Klinikum Klagenfurt zeigt eindrucksvoll, wie aus einer Software ein echtes Arbeitswerkzeug wird, wenn sie richtig eingeführt, dezentral verantwortet und kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Aeneis hat Struktur geschaffen, Transparenz erhöht, Prozesse verbunden, Doppelarbeit reduziert und die Abteilungen spürbar entlastet. Das Ergebnis ist mehr Übersicht, mehr Effizienz und vor allem: mehr Zeit für Patientinnen und Patienten.

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