Die wachsende Regelungsflut der EU stellt deutsche Unternehmen vor immer mehr Herausforderungen. Ein anschauliches Beispiel hierfür ist die Notwendigkeit zur Umsetzung des neuen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes. Diese Regelung verpflichtet zur Einhaltung strenger Menschenrechts- und Umweltstandards in globalen Lieferketten. Darüber hinaus muss die Einhaltung dieser Regelungen auch angemessen nachgewiesen werden.
Die BPM- & GRC-Software Aeneis unterstützt solche Unternehmen effektiv, indem sie nicht nur die Prozessabbildung und Compliance-Überwachung vereinfacht, sondern auch die erforderlichen Dokumentationen und Berichte systematisch verwaltet. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Aeneis Unternehmen dabei hilft, den vielfältigen und komplexen Anforderungen gerecht zu werden und sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
Herausforderungen für Unternehmen durch die Regelungsflut der EU
Die EU führt stetig neue Vorschriften für Umwelt, Soziales und Compliance, unter den Stichworten ESG (Environmental, Social, Governance) und Taxonomie, ein. Bei Nichterfüllung dieser Regelungen drohen teils hohe Strafen.
Besonders wichtig: die Nachweisführung
Für Unternehmen wird es darüber hinaus zunehmend immer wichtiger, dass sie die Einhaltung der verschiedenen Regeln angemessen nachweisen können. Diese Dokumente müssen nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch öffentlich zugänglich gemacht werden.
Die Fähigkeit, diesen Nachweis zu erbringen, ist also entscheidend für die Einhaltung der Compliance und vermeidet potenzielle Strafen. Dabei stellt diese Transparenz allerdings nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit dar. Darüber hinaus kann sie auch das Vertrauen der Stakeholder in Ihre Unternehmensführung stärken.
Unterstützung durch die BPM- & GRC-Software Aeneis
Die BPM- & GRC-Software Aeneis bietet strukturierte Lösungen, um Unternehmen bei der Bewältigung der vielfältigen regulatorischen Anforderungen zu unterstützen. Verschiedene Tools und Apps innerhalb der Compliance-Software ermöglichen eine effiziente Umsetzung und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.
Im Folgenden werden wir die einzelnen Schritte zur Sicherstellung der nötigen Compliance detailliert darstellen.
Schritt 1: Abbildung der Prozesse
Mit der BPM- & GRC-Software Aeneis können Unternehmen ihre Prozesse zunächst einmal abbilden und optimieren. Das integrierte Risikomanagementsystem / IKS bewertet dabei alle Prozesse und leitet nötige Kontrollmaßnahmen ab.
So werden gesetzliche Anforderungen, wie sie etwa im Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz festgelegt sind, direkt im Arbeitsprozess umgesetzt. Ihre Mitarbeitenden müssen nun nicht mehr an verschiedenen Stellen nach den jeweiligen Informationen suchen, sondern finden sie direkt in den Prozessen.
Schritt 2: Klare Aufgabenverteilung
Außerdem ermöglicht Aeneis eine klare Zuweisung und Verwaltung von Aufgaben direkt im Prozess. So wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Informationen dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden. Die Notwendigkeit umfangreicher Handbücher entfällt damit. Dies ist zum Beispiel für die Einarbeitung oder in Vertretungssituationen besonders nützlich.
Schritt 3: Kenntnisnahme durch Mitarbeitende
Die BPM- & GRC-Suite Aeneis sorgt anschließend dafür, dass alle Mitarbeitenden über Prozessänderungen informiert werden. Durch die Funktion der Kenntnisnahmen wird sichergestellt, dass allen Teammitgliedern die aktuellen Anforderungen und Risiken bekannt sind.
Dies fördert die Compliance und unterstützt eine regelmäßige Überprüfung und Dokumentation der Kontrollmaßnahmen.
Schritt 4: Einbindung von EU-Gesetzen
Vor allem die ständige Aktualisierung der Gesetzgebung stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Mit der BPM- & GRC-Software Aeneis können neue EU-Regelungen daher nahtlos in die Unternehmensprozesse integriert werden.
Die innovative SmartDocs-Funktion ermöglicht es zum Beispiel, relevante Gesetzestexte direkt im Prozess zu verlinken. Dies gewährleistet, dass Mitarbeitende unmittelbaren Zugriff auf die neuesten rechtlichen Anforderungen haben und diese direkt im Arbeitskontext nachlesen können. Dadurch bleiben die Prozesse stets aktuell und vollständig konform mit den geltenden Vorschriften.
Schritt 5: Erfüllung der Nachweispflicht
Die Einhaltung der Nachweispflicht wird durch die BPM- & GRC-Software Aeneis ebenfalls erheblich erleichtert. Das Tool ermöglicht die Erstellung und Verwaltung versionierter Berichte, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und öffentlich zugänglich gemacht werden müssen. Dies stellt eine wesentliche Unterstützung für Unternehmen dar, um Compliance sicherzustellen und Transparenz zu gewährleisten.
Schritt 6: Entwicklung neuer Apps
Um stets den sich ändernden EU-Regelungen gerecht zu werden, entwickelt Intellior bei Bedarf zusätzlich zu den bereits angebotenen Apps in enger Zusammenarbeit mit ihren Kund*innen weitere bedarfsgerechte Apps.
Diese maßgeschneiderten Anwendungen, wie z.B. für das Informationssicherheitsmanagement oder für die Datenschutzgrundverordnung, enthalten spezifische Inhalte und Dashboards, die auf individuelle Anforderungen zugeschnitten sind. Dies ermöglicht eine präzise Abbildung und Handhabung neuer Vorschriften direkt in den Prozessen der Unternehmen, wodurch Compliance sichergestellt und das Audit-Management effektiv unterstützt wird.
Bleiben Sie mit der BPM- & GRC-Software Aeneis stets regelkonform
Die BPM- & GRC-Software Aeneis unterstützt Unternehmen effektiv bei der Bewältigung der wachsenden EU-Regelungsflut.
Durch die Abbildung und Optimierung von Prozessen, klare Aufgabenverteilung, kontinuierliche Kenntnisnahme durch Mitarbeitende, direkte Einbindung von Gesetzen und Entwicklung bedarfsgerechter Apps sichert Aeneis Compliance und Transparenz. Dies erleichtert die Einhaltung aktueller Vorschriften und verbessert die interne Auditierung und Dokumentation.
Testen Sie Aeneis kostenlos
Wir laden Sie herzlich ein, die umfassenden Funktionen der BPM- & GRC-Software Aeneis selbst zu entdecken. Nutzen Sie unsere 30-tägige kostenlose Testversion, um zu erleben, wie Aeneis Ihr Unternehmen in der Compliance und Prozessoptimierung unterstützen kann. Starten Sie heute und übernehmen Sie die Kontrolle über die regulatorischen Herausforderungen in Ihrer Branche.
FAQs
Wie können Unternehmen neue EU-Regelungen rechtzeitig und vollständig umsetzen?
Mit der BPM- & GRC-Software Aeneis lassen sich neue gesetzliche Anforderungen effizient in bestehende Unternehmensprozesse integrieren. Über Funktionen wie SmartDocs können relevante EU-Vorschriften direkt mit Prozessen verknüpft werden, sodass Mitarbeitende immer auf dem aktuellen Stand bleiben.
Wie lässt sich die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben nachvollziehbar dokumentieren?
Die GRC-Software Aeneis ermöglicht die strukturierte und versionierte Verwaltung aller Compliance-Dokumente und Berichte. Dadurch können Unternehmen jederzeit nachweisen, dass sie ihren gesetzlichen Pflichten nachkommen und erfüllen so auch die Anforderungen an Transparenz und Nachweispflicht.
Wie können Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden über neue Compliance-Anforderungen informiert sind?
Die Kenntnisnahmefunktion in Aeneis sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden aktiv über Prozessänderungen und neue gesetzliche Regelungen informiert werden. So bleibt das gesamte Team auf dem aktuellen Wissensstand, was die Einhaltung der Compliance wesentlich erleichtert.
Wie gelingt es, Prozesse gesetzeskonform und gleichzeitig effizient zu gestalten?
Mit der BPM-Suite Aeneis können Unternehmen ihre Prozesse digital abbilden, bewerten und optimieren. Das integrierte Risikomanagementsystem sorgt dafür, dass gesetzliche Anforderungen wie im Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz direkt im Arbeitsprozess umgesetzt werden, ohne zusätzliche Bürokratie.
Wie können Unternehmen auf neue oder geänderte EU-Vorgaben schnell reagieren?
Durch den modularen Aufbau und die App-Struktur von Aeneis können neue regulatorische Anforderungen flexibel integriert werden. Intellior entwickelt bei Bedarf zusätzliche Apps, die spezifische Vorgaben abbilden und so eine schnelle Anpassung an neue Gesetze ermöglichen.
Wie lässt sich die Transparenz in komplexen Lieferketten erhöhen?
Die BPM-Software Aeneis bietet Funktionen zur zentralen Abbildung von Prozessen, Risiken und Verantwortlichkeiten entlang der gesamten Lieferkette. Damit können Unternehmen ihre Sorgfaltspflichten effizient erfüllen und den gesetzlichen Transparenzanforderungen gerecht werden.
Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihr Compliance-Management langfristig effizient bleibt?
Mit der GRC-Software Aeneis werden Compliance-Prozesse automatisiert, Aufgaben klar verteilt und gesetzliche Änderungen kontinuierlich integriert. Dadurch reduzieren Unternehmen ihren Verwaltungsaufwand und sichern dauerhaft ein hohes Maß an Regelkonformität.
