Ein Mitarbeitender sucht eine aktuelle Arbeitsanweisung, eine andere Person möchte wissen, welche IT-Systeme in einem Prozessschritt genutzt werden und wieder andere fragen sich, wo die relevanten Risiken dokumentiert sind. In vielen Organisationen kostet das wertvolle Zeit, führt zu Medienbrüchen und erschwert die Nachvollziehbarkeit.
Die BPM-Software Aeneis schafft hier Abhilfe. Sie verknüpft Informationen, Dokumente, Systeme und Verantwortlichkeiten direkt in den Prozessen, also dort, wo sie tatsächlich gebraucht werden. So entsteht eine durchgängige Transparenz über alle Ebenen hinweg: von der Prozessmodellierung bis zur operativen Umsetzung.
Informationen intelligent verknüpfen – die Basis für effiziente Prozesse
Mit Aeneis können Sie Ihre Geschäftsprozesse nicht nur modellieren, sondern auch umfassend mit relevanten Objekten verknüpfen. Diese Informationsintegration sorgt dafür, dass alle wichtigen Daten kontextbezogen verfügbar sind.
Zu den möglichen Verknüpfungen gehören unter anderem:
- Dokumente und Arbeitsanweisungen
- IT-Systeme und Anwendungen
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- In- und Outputs
- Risiken und Maßnahmen
- Kennzahlen und Normenkapitel
- Verknüpfte Prozesse oder Prozesslandkarten
Der besondere Vorteil: Aeneis verknüpft Prozesse und Objekte wechselseitig. Das heißt, nicht nur Prozesse zeigen ihre zugehörigen Objekte an, sondern auch jedes Objekt führt zurück zu den Prozessen, in denen es verwendet wird. Dadurch entsteht ein dynamisches, vollständig vernetztes Prozesswissen, das jederzeit abrufbar ist, ideal für Audits, Schulungen und kontinuierliche Verbesserungen.
Dokumentenmanagement direkt im Prozess – Integration externer Quellen
Zentrale Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Richtlinien oder Formulare sind oft an verschiedenen Orten abgelegt. Aeneis löst dieses Problem durch eine zentrale Dokumentenverwaltung, die Ihre bestehenden Ablagestrukturen nahtlos integriert.
Sie können unterschiedliche Dokumententypen einbinden, entweder direkt in der Datenbank oder als externe Verweise auf Systeme wie SharePoint, DMS oder Netzlaufwerke. Ihre Mitarbeitenden öffnen die Dokumente einfach per Klick direkt aus dem Prozess heraus, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen.
Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und stellt sicher, dass immer die aktuell gültigen Versionen verwendet werden, was einen wesentlichen Beitrag zur Compliance nach ISO 9001, ISO 27001 oder MaRisk darstellt.
Risiken erkennen, bewerten und steuern – direkt im Prozess
Ein starkes Risikomanagement lebt von Transparenz und Aktualität. Mit Aeneis lassen sich Risiken direkt im Prozess verknüpfen, sodass sie dort sichtbar sind, wo sie entstehen.
So können Verantwortliche Risiken bewerten, Maßnahmen ableiten und die Wirksamkeit regelmäßig überprüfen, ganz im Sinne eines integrierten GRC-Ansatzes (Governance, Risk & Compliance).
Dadurch wird das interne Kontrollsystem und Risikomanagement nicht als separates System verstanden, sondern als natürlicher Bestandteil Ihrer Prozesslandschaft. Die enge Verbindung von Risiko- und Prozessdaten fördert proaktives Handeln und stärkt die Resilienz Ihres Unternehmens.
Datenschutz und Compliance von Anfang an mitdenken
In Zeiten strenger Datenschutzbestimmungen ist es entscheidend, DSGVO-Vorgaben in allen Prozessen nachweislich umzusetzen. Aeneis unterstützt Sie dabei, indem Datenschutz-Objekte wie Verarbeitungsverzeichnisse, Verantwortliche oder Datenschutzfolgenabschätzungen (DSFA) direkt mit Prozessen verknüpft werden können.
So lassen sich betroffene Prozesse sofort identifizieren und überprüfen, ob alle erforderlichen Maßnahmen umgesetzt sind. Diese Transparenz hilft nicht nur internen Datenschutzbeauftragten, sondern auch Auditoren und Prüfern, Nachweise effizient und nachvollziehbar zu erbringen.
Mehr Effizienz durch Direct-Links in der BPM-Software Aeneis
Ein weiteres Highlight sind die Direct-Links in Aeneis. Damit lassen sich externe IT-Systeme oder Anwendungen direkt aus dem Prozessmodell heraus öffnen.
Ein Beispiel: In einem Prozessschritt ist das IT-System SAP oder die IT-Dokumentationssoftware i-doit verknüpft. Ein Klick genügt und das entsprechende System öffnet sich sofort. Ebenso können externe Dokumente oder Formulare direkt im Bearbeitungsprogramm geöffnet werden.
Diese unmittelbare Verbindung zwischen Aeneis und externen Systemen sorgt für schnelleren Zugriff, weniger Kontextwechsel und höhere Benutzerakzeptanz.
Kurz gesagt: Ihre Mitarbeitenden arbeiten effizienter, sicherer und mit weniger Reibungsverlusten.
Vorteile der Informationsintegration und Verlinkung in Aeneis
Die intelligente Informationsintegration in Aeneis bietet zahlreiche Vorteile, die weit über reine Prozessdokumentation hinausgehen:
- Sofortiger Zugriff: Mitarbeitende finden alle relevanten Informationen direkt an der richtigen Stelle ohne Umwege oder Suchaufwand.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Prozesse, Dokumente, Risiken und Verantwortlichkeiten sind konsistent miteinander verknüpft. Das erleichtert Audits und Prüfungen erheblich.
- Zeiteffizienz: Durch die zentrale Ablage und Verlinkung entfällt das manuelle Suchen in verschiedenen Systemen.
- Risikominimierung: Risiken sind dort sichtbar, wo sie entstehen: direkt im Prozess. Dadurch können Maßnahmen schneller eingeleitet werden.
- Compliance und Datenschutz: Die Einbindung von Normenkapiteln, Datenschutzobjekten und Richtlinien sorgt für die Einhaltung aller relevanten Vorschriften.
- Wissensmanagement: Unternehmenswissen wird strukturiert abgebildet und bleibt langfristig erhalten, auch bei Personalwechseln.
Damit wird Aeneis zu einer zentralen Plattform für durchgängig verknüpfte Geschäftsprozesse, die nicht nur Effizienz, sondern auch Vertrauen, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit schafft.
Fazit: Vernetzte Informationen – vernetzte Organisation
Die Verknüpfung von Informationen in Prozessen ist weit mehr als eine technische Funktion, sie ist die Grundlage für eine lernende, transparente und auditfähige Organisation.
Mit Aeneis gelingt es, Prozesse, Daten und Verantwortlichkeiten zu einer konsistenten, digitalen Wissensbasis zu verbinden. Das spart Zeit, reduziert Risiken und schafft Sicherheit bei jeder Entscheidung.
Erleben Sie Aeneis live:
Vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Live-Demo oder testen Sie Aeneis direkt selbst, um zu sehen, wie einfach Informationsverknüpfung in Ihren Prozessen sein kann.
FAQs
Was bedeutet Informationsverknüpfung in Geschäftsprozessen?
Unter Informationsverknüpfung versteht man die strukturierte Verbindung von Daten, Dokumenten und Verantwortlichkeiten direkt mit den jeweiligen Prozessschritten. Dadurch sind alle relevanten Informationen dort verfügbar, wo sie benötigt werden, ohne zeitaufwändiges Suchen in verschiedenen Systemen.
Mit der BPM-Software Aeneis lässt sich diese Verknüpfung einfach umsetzen, da Prozesse und Objekte wie Dokumente, Rollen oder Risiken wechselseitig miteinander verbunden werden können.
Warum ist eine zentrale Informationsverknüpfung für Unternehmen wichtig?
In vielen Organisationen liegen wichtige Informationen in unterschiedlichen Systemen, Ordnern oder Abteilungen. Das führt zu Medienbrüchen, ineffizienten Abläufen und erhöhtem Fehlerrisiko. Eine zentrale Informationsverknüpfung schafft Transparenz, verbessert die Zusammenarbeit und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.
Aeneis bietet dafür eine zentrale Plattform, auf der Prozesse, Dokumente und Verantwortlichkeiten digital vernetzt sind.
Wie hilft Informationsverknüpfung bei der Einhaltung von Normen und Vorschriften?
Normen wie ISO 9001, ISO 27001 oder MaRisk verlangen eine klare Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Prozessen und Verantwortlichkeiten. Durch die gezielte Verknüpfung von Dokumenten, Risiken und Maßnahmen innerhalb der Prozesse lassen sich Nachweise einfach erbringen.
Mit der BPM- und GRC-Software Aeneis können Unternehmen diese Anforderungen effizient umsetzen, da die relevanten Normenkapitel direkt in die Prozesse integriert werden können.
Welche Vorteile hat die Integration externer Dokumente in Geschäftsprozesse?
Wenn Dokumente direkt in Prozesse eingebunden sind, entfällt das manuelle Suchen nach der richtigen Version. Mitarbeitende greifen direkt auf aktuelle Anweisungen, Formulare oder Checklisten zu. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Die BPM-Software Aeneis ermöglicht sowohl den Upload von Dokumenten als auch die Verknüpfung externer Quellen wie SharePoint, DMS oder Netzlaufwerke flexibel und versionssicher.
Wie unterstützt Informationsverknüpfung das Risikomanagement?
Durch die direkte Verknüpfung von Risiken mit Prozessen werden potenzielle Schwachstellen sichtbar, bevor Probleme entstehen. Verantwortliche können Risiken bewerten, Maßnahmen planen und deren Umsetzung überwachen.
Aeneis integriert Risikomanagement nahtlos in das Prozessmanagement, sodass Unternehmen Risiken nicht isoliert, sondern im Gesamtkontext ihrer Abläufe betrachten können.
Welche Rolle spielt Datenschutz bei der Informationsverknüpfung?
Datenschutz gewinnt in allen Organisationen zunehmend an Bedeutung. Werden Datenschutzthemen, wie Verarbeitungsverzeichnisse oder Datenschutzfolgenabschätzungen, mit Prozessen verknüpft, entsteht Transparenz über die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Die BPM- und GRC-Software Aeneis unterstützt Unternehmen dabei, Datenschutzprozesse gemäß DSGVO zentral zu dokumentieren und nachvollziehbar in die Prozesslandschaft einzubetten.
Wie steigert Informationsverknüpfung die Effizienz im Arbeitsalltag?
Wenn Informationen, Systeme und Dokumente zentral verfügbar sind, reduziert sich der Aufwand für Abstimmungen und Recherchen erheblich. Mitarbeitende finden sofort, was sie brauchen, und können Aufgaben ohne Unterbrechungen erledigen.
In Aeneis wird diese Effizienz durch sogenannte Direct-Links zusätzlich gesteigert, sie ermöglichen den direkten Zugriff auf externe Anwendungen wie SAP oder i-doit direkt aus dem Prozessmodell heraus.
