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Jedes zweite deutsche Unternehmen hat Probleme, seine Digitalisierung zu bewältigen. Gleichzeitig steigt die Investitionsbereitschaft so stark wie seit Jahren nicht. Wer jetzt die richtigen Software-Kategorien kennt und gezielt kombiniert, verschafft sich einen strukturellen Vorsprung. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die sechs wichtigsten Software-Kategorien für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, erklärt ihre Funktionen und hilft Ihnen bei der Auswahl.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Sechs Software-Kategorien bilden das Fundament der Prozessdigitalisierung: ERP, CRM, DMS, BPM/GRC, RPA und Low-Code/No-Code.
- Die richtige Kombination entscheidet: Einzelne Tools digitalisieren Teilbereiche, aber nur eine integrierte Prozessmanagement-Plattform verbindet sie zu einem zusammenhängenden Ganzen.
- KI beschleunigt die Transformation: 41 Prozent der deutschen Unternehmen ab 20 Beschäftigten nutzen bereits Künstliche Intelligenz, Tendenz stark steigend (Bitkom 2026).
- 36 Prozent der Unternehmen wollen 2026 mehr in Digitalisierung investieren als im Vorjahr.
- Praxisbewährte Ansätze aus über 1.000 Kundenprojekten zeigen: Wer Prozesse zuerst versteht und dokumentiert, digitalisiert erfolgreicher.
Warum Software für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen unverzichtbar ist
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bezeichnet die Überführung analoger, manueller Abläufe in softwaregestützte, digitale Workflows, um Effizienz, Transparenz und Steuerbarkeit zu erhöhen.
Laut der Bitkom-Studie „Digitalisierung der Wirtschaft 2026" hat rund die Hälfte der deutschen Unternehmen (51 Prozent) Probleme, die Digitalisierung zu bewältigen.Gleichzeitig wächst der Handlungsdruck: 80 Prozent der Unternehmen warnen, dass Deutschland ohne Digitalisierung wirtschaftlich absteigen wird (Bitkom 2026). Die Investitionsbereitschaft reagiert darauf. 36 Prozent wollen 2026 mehr investieren als im Vorjahr.
Gleichzeitig wächst die Erkenntnis: 78 Prozent der Unternehmen befürchten, dass Deutschland ohne Digitalisierung wirtschaftlich absteigen wird (Bitkom 2025). Die Investitionsbereitschaft reagiert darauf. 36 Prozent wollen 2026 mehr investieren als im Vorjahr (Bitkom 2026).
Doch wohin fließen diese Investitionen? Wer ohne klare Orientierung Software einkauft, riskiert isolierte Insellösungen. Der erste Hebel ist daher die strukturierte Auswahl der richtigen Software-Kategorien. intellior begleitet seit über 30 Jahren Unternehmen beim Aufbau digitaler Prozesslandschaften und weiß aus über 1.000 Projekten: Die Software-Strategie muss beim Prozessverständnis beginnen.
Die sechs wichtigsten Software-Kategorien im Überblick
Für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen stehen sechs Hauptkategorien zur Verfügung, die jeweils einen spezifischen Bereich abdecken. Wie sie zusammenspielen, macht den Unterschied.
ERP-Systeme
ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) bündeln kaufmännische Kernprozesse wie Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Einkauf und Produktion in einer zentralen Plattform. Sie bilden das transaktionale Rückgrat eines Unternehmens.
Für den Mittelstand gewinnen Cloud-ERP-Lösungen 2026 weiter an Bedeutung. Sie reduzieren den IT-Aufwand für Wartung und Updates und ermöglichen den Zugriff von jedem Standort. Typische Einsatzfelder: Auftragsabwicklung, Lagerverwaltung, Rechnungswesen und Personalverwaltung.
ERP-Systeme bilden kaufmännische Abläufe zuverlässig ab. Was sie nicht leisten: die übergreifende Steuerung, Governance und Compliance erfolgskritischer Prozesse. Hier setzen BPM- und GRC-Lösungen an.
CRM-Systeme
CRM-Systeme (Customer Relationship Management) digitalisieren alle Prozesse rund um Kundenbeziehungen: Vertrieb, Marketing, Service und Kontaktmanagement. Sie schaffen eine zentrale Sicht auf Kundendaten und unterstützen den gesamten Kundenlebenszyklus.
Durch die Integration mit ERP- und DMS-Systemen entstehen durchgängige Prozesse vom Erstkontakt bis zur Rechnungsstellung. Besonders relevant sind CRM-Systeme für Vertriebsteams und Servicebereiche, die ihre Kundeninteraktionen nachvollziehbar und effizient gestalten wollen.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Ein DMS digitalisiert die Verwaltung, Archivierung und den Zugriff auf Unternehmensdokumente. Revisionssichere Archivierung, Versionierung und Volltextsuche ersetzen Aktenordner und Dateiablage.
In regulierten Branchen wie Pharma, Finanzwesen oder Medizintechnik ist ein DMS Pflicht, um Aufbewahrungsfristen und Nachweispflichten zu erfüllen. Der Nutzen steigt, wenn Dokumente direkt mit Prozessen verknüpft werden. Genau das ermöglicht die BPM- und GRC-Software Aeneis: Dokumente, Vorgaben und Arbeitsanweisungen sind unmittelbar in der Prozesslandkarte verortet, nicht in isolierten Ablagesystemen.
BPM- und GRC-Software
BPM- und GRC-Software ist die strategische Klammer, die alle anderen Kategorien verbindet. Sie bildet Prozesse, Risiken, Kontrollen, Audits und Compliance-Anforderungen in einem integrierten System ab.
Während ERP-Systeme einzelne Transaktionen abwickeln und CRM-Systeme Kundenbeziehungen verwalten, beantwortet BPM/GRC-Software die übergeordneten Fragen: Welche Prozesse gibt es im Unternehmen? Wer ist verantwortlich? Wo liegen Risiken? Sind die Prozesse konform mit regulatorischen Anforderungen?
Aeneis von intellior vereint BPMN 2.0-Prozessmodellierung, Risikomanagement, Auditmanagement, ISMS nach ISO 27001, Compliance und Datenschutzmanagement in einer Plattform mit über 300.000 Nutzerinnen und Nutzern in mehr als 60 Ländern. Das Ergebnis: ein digitaler Prozess-Zwilling, der alle erfolgskritischen Abläufe transparent und steuerbar macht.
Ergänzt wird die Plattform durch KI-gestützte Modellierung, die per Knopfdruck branchenspezifische BPMN-Prozesse generiert, sowie den Compliance Manager, der mit KI-generierten Tests prüft, ob Mitarbeitende Prozessvorgaben tatsächlich verstanden haben.
Prozessrelevante Informationen werden über die Aeneis-App für Microsoft Teams direkt dorthin gebracht, wo Mitarbeitende bereits arbeiten, ohne dass sie ein separates Portal öffnen müssen.
RPA und Workflow-Automation
Robotic Process Automation (RPA) automatisiert regelbasierte, repetitive Aufgaben. Software-Bots führen Dateneingaben, Abgleiche und Routineprüfungen aus, die zuvor manuell erledigt wurden. Workflow-Automation ergänzt dies um die Steuerung von Genehmigungsprozessen, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Typische Einsatzfelder: automatisierte Rechnungsverarbeitung, Synchronisation zwischen Systemen und Bearbeitung von Standardanfragen. RPA entfaltet den größten Nutzen, wenn die zugrunde liegenden Prozesse zuvor analysiert und standardisiert wurden.
Low-Code/No-Code-Plattformen
Low-Code- und No-Code-Plattformen ermöglichen es Fachabteilungen, eigene Anwendungen und Workflows zu erstellen, ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse. Das beschleunigt die Digitalisierung dort, wo IT-Ressourcen knapp sind.
Grenzen zeigen sich bei komplexen Prozessen mit hohen Sicherheitsanforderungen oder tiefen Systemintegrationen. Für die Prozessmodellierung bietet Aeneis mit SmartModel einen ähnlichen Ansatz: Prozesse werden tabellarisch erfasst, Aeneis generiert daraus automatisch BPMN-konforme Diagramme. So können Fachabteilungen ohne Modellierungskenntnisse zur Prozessdokumentation beitragen.
Software-Kategorien im Vergleich
Die folgende Tabelle gibt einen strukturierten Überblick, welche Software-Kategorie welche Aufgabe übernimmt und wie sie in die Gesamtarchitektur passt.
Aeneis integriert sich über REST-API, die Microsoft Teams App, LeanIX und i-doit in bestehende IT-Landschaften. So wird die BPM/GRC-Plattform zum verbindenden Element zwischen allen Kategorien.
Künstliche Intelligenz in der Prozessdigitalisierung
Künstliche Intelligenz hat sich zum wichtigsten Treiber der Digitalisierung entwickelt. Laut Bitkom nutzen inzwischen 41 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI, weitere 48 Prozent planen oder diskutieren den Einsatz. Vor einem Jahr waren es erst 17 Prozent aktive Nutzer. Der KI-Einsatz hat sich somit binnen eines Jahres mehr als verdoppelt.
Für die Prozessdigitalisierung eröffnet KI drei zentrale Einsatzfelder:
Automatisierte Prozessmodellierung: Statt bei null zu beginnen, generiert KI branchenspezifische Prozessvorschläge inklusive Aktivitäten, Beschreibungen und Verantwortlichkeiten. Die KI-Modellierung in Aeneis erstellt per Knopfdruck vollständige BPMN-Diagramme, die auf den Unternehmenssteckbrief zugeschnitten sind. Einen Einblick in die Funktionsweise gibt das Video zur KI-Modellierung auf dem intellior YouTube-Kanal.
KI-gestützte Compliance-Prüfung: Der Compliance Manager in Aeneis analysiert Prozessinhalte und erstellt personalisierte, rollenbasierte Compliance Checks. So wird messbar, ob Vorgaben verstanden und angewendet werden, nicht nur formal bestätigt.
Intelligente Prozessunterstützung: Der Aeneis HilfeBot beantwortet Fragen zur Plattformnutzung kontextbezogen per Chat. Er wurde speziell mit Aeneis-Wissen und Best Practices aus BPM und GRC trainiert, ohne dabei persönliche oder unternehmensbezogene Daten an externe Dienste weiterzugeben.
So wählen Sie die passende Software: 5 Schritte
1. Ist-Analyse durchführen
Dokumentieren Sie Ihre bestehenden Prozesse, bevor Sie Software evaluieren. Wo liegen Medienbrüche? Welche Prozesse sind papierbasiert? Wo entstehen Redundanzen? Ohne diese Bestandsaufnahme kaufen Sie Lösungen für Probleme, die Sie nicht genau kennen.
2. Ziele definieren
Legen Sie fest, welche Ergebnisse die Digitalisierung liefern soll: schnellere Durchlaufzeiten, geringere Fehlerquoten, Audit-Sicherheit, regulatorische Compliance oder standortübergreifende Transparenz. Die Zieldefinition bestimmt die Kategorie-Priorisierung.
3. Software-Kategorien priorisieren
Nicht jedes Unternehmen braucht alle sechs Kategorien gleichzeitig. Priorisieren Sie anhand Ihrer Ziele. Für regulierte Branchen steht BPM/GRC an erster Stelle. Für vertriebsgetriebene Organisationen beginnen Sie mit CRM.
4. Pilotprojekt starten
Testen Sie die ausgewählte Software an einem konkreten Prozess. Ein Pilotprojekt reduziert Risiken und liefert messbare Ergebnisse für die weitere Entscheidung. Ottobock, einer der weltweit führenden Hersteller von Prothesen und Orthesen, evaluierte 2018 verschiedene BPM-Lösungen und entschied sich für Aeneis. Nach einem Jahr arbeiteten bereits 800 Anwenderinnen und Anwender aktiv mit der Plattform, davon 190 als Modellierer (Success Story Ottobock).
5. Integrieren und skalieren
Verbinden Sie die Pilotlösung mit bestehenden Systemen und rollen Sie sie schrittweise aus. Achten Sie auf Schnittstellen (REST-API, SSO, Teams-Integration) und auf ein klares Rollenkonzept. Skalierung gelingt, wenn Mitarbeitende den Nutzen im Arbeitsalltag erleben.
Praxisbeispiel: Wie Unternehmen erfolgreich digitalisieren
Der Handels- und Touristikkonzern mit rund 390.000 Beschäftigten in 21 europäischen Ländern startete ein Pilotprojekt, um die Erstellung von IT-Lastenheften von Microsoft Word auf das Aeneis BPM-Portal umzustellen.(Success Story REWE Group).
Das Ziel: Neue IT-Lösungen sollen von Beginn an aus den Unternehmensprozessen abgeleitet werden. Matthias Winkelmann, Business Analyst bei REWE Systems, beschreibt den Ansatz so: Durch die Erstellung von Lastenheften an zentraler Stelle mit Aeneis verspricht sich das Unternehmen eine bessere Vernetzung des Wissens im Konzern. Synergieeffekte entstehen, wenn Projekte auf bestehende Inhalte zurückgreifen.
Der Leitgedanke „IT follows processes" zeigt den entscheidenden Punkt: Die Digitalisierung beginnt beim Prozessverständnis, nicht bei der Technologieauswahl. Standardisierte Strukturen, transparente Freigabeworkflows und eine verlässliche Datenqualität sichern die Ergebnisse ab. Die Aeneis-App für Microsoft Teams stellt sicher, dass prozessrelevante Informationen direkt dort ankommen, wo die Mitarbeitenden arbeiten.
Häufig gestellte Fragen
Welche Software brauche ich für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?
Das hängt von Ihren Zielen und Ihrer Branche ab. In der Regel benötigen Sie eine Kombination aus ERP, CRM, DMS und BPM/GRC-Software. Eine BPM- und GRC-Plattform wie Aeneis dient dabei als strategische Klammer, die alle Prozesse, Risiken und Compliance-Anforderungen verbindet und transparent macht.
Wie starte ich ein Digitalisierungsprojekt im Mittelstand?
Beginnen Sie mit einer Ist-Analyse Ihrer bestehenden Prozesse. Identifizieren Sie einen konkreten Bereich für ein Pilotprojekt, z. B. die Prozessdokumentation oder das Auditmanagement. Ein modularer Einstieg mit einer integrierten Plattform wie Aeneis ermöglicht die schrittweise Erweiterung ohne Systembrüche.
Welche Rolle spielt KI bei der Prozessdigitalisierung?
KI beschleunigt die Modellierung von Prozessen, automatisiert Compliance-Prüfungen und unterstützt Mitarbeitende bei der täglichen Arbeit mit Prozesswissen. Aeneis nutzt KI für die automatische BPMN-Modellierung, den Compliance Manager mit KI-generierten Tests und den HilfeBot für kontextbezogene Unterstützung.
Kann ich bestehende Systeme wie ERP und CRM mit BPM-Software verbinden?
Ja. Moderne BPM-Plattformen wie Aeneis bieten Schnittstellen über REST-API, Microsoft Teams, LeanIX und i-doit. So werden bestehende Systeme in eine durchgängige Prozesslandschaft integriert, ohne sie ersetzen zu müssen.
Was kostet die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?
Die Kosten variieren je nach Umfang, Branche und gewählter Software-Kombination. Der Schlüssel liegt darin, mit einem Pilotprojekt zu starten und den ROI messbar zu machen. intellior bietet dafür einen ROI-Kalkulator, der den wirtschaftlichen Nutzen einer BPM-Einführung berechnet.
