Drei kraftvolle IMS-Use-Cases in Aeneis: Wie PMS Elektro- & Automationstechnik sein Intranet, Compliance & Risikomanagement praxisnah umsetzt

Wie wird aus „nur Prozesse modellieren“ ein produktives, auditfestes Intranet mit gelebtem Compliance- und Risikomanagement? Anhand dreier praxisnaher Use-Cases zeigt PMS, wie Aeneis aus der Prozesswelt heraus zum zentralen IMS-Cockpit wird, inklusive Rollensteuerung, Kenntnisnahmen, Geltungsbereichen, Dashboards und Reports.

Über PMS Elektro- & Automationstechnik

Gegründet im Jahr 2005 in St. Stefan, Österreich, hat sich PMS Elektro & Automationstechnik zu einem führenden Anbieter im Bereich der Elektro- und Automatisierungstechnik entwickelt. Heute zählt das Unternehmen rund 500 Mitarbeitende und ist Teil einer stetig wachsenden Unternehmensgruppe mit mehreren spezialisierten Tochterfirmen.

Zur PMS-Gruppe gehören:

• PMS Elektro- & Automationstechnik: das Stammunternehmen, spezialisiert auf die Konstruktion, Fertigung und Montage von Schaltanlagen.
• PMSvalveTech: Experte für Ventilsysteme in Hydrauliksystemen.
• PMS Digital Solutions GmbH: treibt Digitalisierung und Industrie 4.0 voran, insbesondere im Bereich der papierlosen Fertigung.
• PSI Powerful Solutions: unterstützt das Wachstum der Gruppe als Personalvermittlungs- und Dienstleistungsunternehmen.

Diese Struktur zeigt, wie breit und zukunftsorientiert PMS aufgestellt ist. Das Unternehmen verbindet klassisches Engineering mit digitaler Innovation und beweist, dass Handwerksqualität und Hightech perfekt zusammenpassen können.

Die Kernkompetenzen von PMS Elektro & Automationstechnik liegen in der Entwicklung und Umsetzung komplexer Schaltanlagen, von der Planung über die Konstruktion bis zur Inbetriebnahme. Ergänzt wird dieses Know-how durch Engineering, Energietechnik, Industriemontage und einen umfassenden Service.

Durch starke Partnerschaften mit führenden Technologieunternehmen wie Siemens Solutions und Rittal stellt PMS sicher, dass Kunden stets auf höchste Qualität und modernste Technik vertrauen können.

Vom Prozessmodell zur gelebten Unternehmenssteuerung

Viele Organisationen starten mit der BPM-Software Aeneis, um „erst einmal“ Prozesse zu dokumentieren und bleiben dann wegen Audits oder ISO-Nachweisen im Minimalmodus. Der Vortrag von Lukas Grassler (PMS-Gruppe) zeigt eindrucksvoll, wie sich das Blatt wenden lässt: Aus einem früheren „Prozessabbildungstool“ ist bei PMS ein in den Alltag integriertes Intranet geworden, mit News, Rollenprofilen, Aufgaben, IT-Assets, Lizenzverwaltung, Gefahrstoffkataster, Maßnahmenmanagement und einem Cockpit für Geschäftsführung & Prokuristen. Kurz: gelebte Governance im Tagesgeschäft.

Im Folgenden brechen wir die wichtigsten Erkenntnisse auf drei wiederverwendbare Use-Cases herunter, die sich mit Bordmitteln von Aeneis umsetzen lassen und die exakt den Bedarf moderner GRC-Teams treffen: aktives Compliance- und Risikomanagement, Risikominimierung & Nachweise, Maßnahmen- und Kenntnisnahmemanagement.

"Warum verwenden wir das BPM-Tool Aeneis bzw. warum ist die BPM-Software Aeneis für uns wichtig? Das BPM-Tool Aeneis brauchen wir, um die ISO-Zertifikate unserer Firmen und unserer Niederlassungen irgendwie abbilden zu können." – Lukas Grassler, IT-Techniker und Experte für Prozessmanagement bei PMS Elektro- & Automationstechnik

Use-Case 1: Aktives Compliance- & Risikomanagement

Aeneis als Single Point of Information

Bei PMS steht jede wichtige Information zentral im Portal. Ob Hardware, Softwarelizenzen, Rollen, Kostenstellen oder Zertifikate, alles ist in Aeneis erfasst und miteinander verknüpft. Dadurch entsteht eine klare und verlässliche Datenbasis, die jederzeit ausgewertet werden kann.

Mitarbeitende finden genau die Informationen, die sie benötigen, ohne lange zu suchen. Rollen und Zuständigkeiten sind eindeutig definiert und Änderungen werden automatisch dokumentiert. Wird ein Objekt geändert, informiert Aeneis die betroffenen Personen per E-Mail oder direkt im Portal. Die Benachrichtigungen führen sie sofort an die richtige Stelle, um Aufgaben zu prüfen oder Freigaben zu erteilen.

Diese zentrale Informationsstruktur sorgt dafür, dass Compliance und Risikomanagement im Tagesgeschäft funktionieren. Die Verantwortlichen behalten jederzeit den Überblick, Nachweise sind nachvollziehbar und alle Beteiligten arbeiten mit aktuellen, geprüften Daten. So wird Aeneis zu einem echten Dreh- und Angelpunkt der Unternehmenssteuerung.

Risikomanagement aus einem Guss

Bei PMS ist das Risikomanagement eng mit der IT verbunden. Alle Geräte, Lizenzen und Zertifikate werden im System erfasst und mit Mitarbeitenden, Rollen und Kostenstellen verknüpft. Läuft eine Lizenz ab oder wird ein Zertifikat ungültig, erkennt Aeneis das automatisch und informiert die IT-Techniker per E-Mail.

Dadurch werden unnötige Kosten vermieden und Risiken frühzeitig erkannt. Die Verantwortlichen sehen in übersichtlichen Tabellen, welche Geräte aktiv sind, welche Lizenzen noch gültig sind und wo Handlungsbedarf besteht. Diese automatisierten Auswertungen helfen, Abläufe sicher und effizient zu gestalten.

PMS zeigt damit, wie sich technisches Risikomanagement mit Aeneis automatisieren lässt. Anstatt Excel-Listen zu pflegen oder auf Erinnerungen zu warten, sorgt das System selbst für Aktualität und Transparenz. So bleibt die IT jederzeit auditbereit und die Geschäftsleitung hat verlässliche Nachweise über alle relevanten Systeme.

IMS-Kontext bei PMS

Aeneis wurde bei PMS ursprünglich angeschafft, um Prozesse für Audits und ISO-Zertifizierungen abzubilden. Anfangs wurde das System nur genutzt, wenn der Auditor vor der Tür stand. Inzwischen ist es zu einem festen Bestandteil des integrierten Managementsystems geworden.

Heute dient Aeneis als zentrales Unternehmensportal. Mitarbeitende greifen regelmäßig darauf zu, um News zu lesen, Arbeitsanweisungen abzurufen oder Informationen zu internen Abläufen zu finden. Damit hat sich Aeneis vom reinen Prozessabbildungstool zu einem täglichen Arbeitsinstrument entwickelt.

"Das haben wir jetzt umgestaltet und zwar, indem wir gesagt haben, wir machen das PMS Portal zu unserem Intranet, damit der Mitarbeiter unter dem Jahr öfter als einmal reinschaut." – Lukas Grassler

Auch Zertifizierungen wie ISO und EMAS profitieren davon. Dokumente und Nachweise bleiben aktuell, Prüfungen sind nachvollziehbar und die Geschäftsleitung kann sicherstellen, dass alle Informationen gepflegt werden. PMS beweist, dass ein Managementsystem nur dann funktioniert, wenn es im Alltag genutzt und von allen Mitarbeitenden getragen wird.

Use-Case 2: Risikominimierung und Nachweise

Gefahrstoffkataster als Grundlage für Sicherheit

Ein zentrales Thema bei PMS ist die sichere und nachvollziehbare Verwaltung von Gefahrstoffen. Dafür wurde in Aeneis ein umfassendes Gefahrstoffkataster aufgebaut, das alle relevanten Informationen zu den verwendeten Stoffen enthält. Jeder Gefahrstoff ist mit Hersteller, Verwendungszweck, Wassergefährdungsklasse, H- und P-Sätzen, Schutzmaßnahmen und GHS-Kennzeichen erfasst.

Zu jedem Eintrag ist außerdem das zugehörige Sicherheitsdatenblatt als PDF verlinkt. Dadurch können Monteure und Mitarbeitende auf Baustellen direkt im Portal auf die aktuellsten Daten zugreifen, ohne im Internet danach suchen zu müssen. Die Geschäftsleitung kann zugleich sicherstellen, dass alle Sicherheitsdatenblätter regelmäßig geprüft und auf dem neuesten Stand sind. Diese jährliche Kontrolle ist Pflicht und wird in Aeneis sauber dokumentiert.

Auswertbarkeit durch Einzeldatensätze

Ein großer Vorteil des Systems liegt in der Auswertbarkeit der Daten. Mit einfachen Suchabfragen lassen sich gezielt Stoffe finden, für die bestimmte Schutzmaßnahmen erforderlich sind. So kann zum Beispiel eine Liste aller Gefahrstoffe erstellt werden, bei denen Handschutz vorgeschrieben ist. Die Ergebnisse werden direkt im Portal angezeigt und sind sofort nachvollziehbar.

Auch die Struktur des Unternehmens spiegelt sich in den Daten wider. Mitarbeitende und Gefahrstoffe sind den jeweiligen Niederlassungen zugeordnet, was gezielte Auswertungen pro Standort ermöglicht. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, welche Materialien an welchem Standort verwendet werden.

Geltungsbereiche in der Vorbereitung

Darüber hinaus arbeitete PMS daran, Geltungsbereiche für Dokumente und Formulare zu definieren. Ziel war es, dass jede Tochterfirma, wie etwa PMSvalveTech oder PSI, künftig nur die Inhalte sieht, die für sie relevant sind. Auf diese Weise wird die Informationsflut reduziert und die Übersicht im Portal verbessert.

HSEQ-Ordner als zentraler Einstiegspunkt

Um sicherheitsrelevante Informationen noch zugänglicher zu machen, wurde auf der Startseite ein eigener HSEQ-Ordner eingerichtet. Hier finden Mitarbeitende auf einen Blick alle wichtigen Themen rund um Umwelt, Qualität, Sicherheit und Gesundheitsschutz. Von Notfallplänen bis zu Arbeitsanweisungen sind alle Dokumente zentral verlinkt und klar strukturiert.

Mit dieser Lösung verbindet PMS praktische Arbeitssicherheit mit digitaler Transparenz. Aeneis hilft dabei, Risiken zu minimieren, Nachweise zu erbringen und den Überblick zu behalten, im Büro ebenso wie auf der Baustelle.

Use-Case 3: Maßnahmen- und Kenntnisnahmemanagement

Das PMS Cockpit als Steuerungszentrale

Bei PMS sorgt das PMS Cockpit dafür, dass Aufgaben und Maßnahmen für die Geschäftsleitung und Prokuristen transparent und nachvollziehbar bleiben. Jede verantwortliche Person sieht in einer klar strukturierten Übersicht, welche Aufgaben ihr zugewiesen sind und in welchem Status sie sich befinden. Überfällige Aufgaben werden in Rot hervorgehoben, abgeschlossene erscheinen in einer separaten Spalte.

Mit einem Klick kann eine Aufgabe geöffnet, kommentiert oder als erledigt markiert werden. Die Fortschritte werden dokumentiert und sind sofort für die Geschäftsleitung sichtbar. Auch neue Aufgaben lassen sich direkt im Cockpit anlegen, ohne zusätzliche Tools oder Tabellen zu verwenden. Für Administratoren steht zusätzlich eine Gesamtansicht mit Filtern und Statusanzeigen zur Verfügung, um Aufgaben nach Verantwortlichen oder Kategorien auszuwerten.

Wird eine neue Aufgabe erstellt, erhält die betroffene Person automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail. Dadurch bleibt keine Maßnahme unbeachtet und alle Beteiligten wissen, woran gearbeitet wird. Für die Rechteverwaltung wurde bei PMS eine eigene Gruppe eingerichtet, die festlegt, wer Aufgaben anlegen oder bearbeiten darf. So ist das System einfach und gleichzeitig sicher strukturiert.

Kenntnisnahmen als verbindliche Informationsweitergabe

Ein weiteres wichtiges Thema im IMS von PMS ist die Kenntnisnahme. Änderungen an Arbeitsanweisungen oder Prozessen müssen von den betroffenen Mitarbeitenden aktiv bestätigt werden. Früher war es schwierig, alle auf den neuesten Stand zu bringen, heute übernimmt das Aeneis-Portal diese Aufgabe.

"Es ist natürlich schwierig, die Mitarbeiter zu informieren, wenn sich bei einer Arbeitsanweisung oder was anderes was geändert hat. [...] deswegen haben wir das Maßnahmentool (Kenntnisnahme-Funktion) eingeführt." – Lukas Grassler

Sobald eine neue Version eines Dokuments freigegeben ist, erhalten alle zugeordneten Mitarbeitenden eine automatische Benachrichtigung. In dieser E-Mail befindet sich ein direkter Link zum Dokument im Portal. Dort können sie die Änderung lesen und mit einem Klick bestätigen, dass sie die Information zur Kenntnis genommen haben.

Diese Bestätigung wird im System gespeichert und ist für Vorgesetzte nachvollziehbar. Bereichsleiter und Administratoren können jederzeit prüfen, wer bereits reagiert hat und bei wem die Kenntnisnahme noch aussteht. Auf Wunsch kann die Liste auch ausgedruckt oder als Nachweis für Audits verwendet werden.

Das Konzept sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Informationsstand bleiben und Änderungen im Unternehmen nachvollziehbar kommuniziert werden. Aeneis macht damit aus Informationspflichten gelebte Praxis, übersichtlich, sicher und prüfbar.

Verlässliche Kommunikation im Managementsystem

Mit dem PMS Cockpit und dem Kenntnisnahme-Management hat PMS zwei zentrale Herausforderungen gelöst: die strukturierte Aufgabensteuerung und die sichere Informationsweitergabe. Beide Funktionen sorgen dafür, dass Maßnahmen nicht nur geplant, sondern tatsächlich umgesetzt werden, und dass jede Änderung dokumentiert bleibt.

So verbindet PMS operatives Handeln mit Nachweisfähigkeit und zeigt eindrucksvoll, wie Aeneis das integrierte Managementsystem zu einem echten Werkzeug für Führung, Transparenz und kontinuierliche Verbesserung macht.

Praxisstory in drei Akten und was Organisationen daraus lernen können

1. Vom Prozessabbildungstool zum lebendigen Portal

Was bei PMS einst als reines Werkzeug zur Prozessmodellierung begann, hat sich zu einem täglich genutzten Unternehmensportal entwickelt. Mitarbeitende greifen regelmäßig auf Aeneis zu, um Informationen, Arbeitsanweisungen oder aktuelle News zu finden. Dadurch ist das System nicht länger ein Audit-Helfer, sondern ein aktiver Teil des Arbeitsalltags.

2. Compliance und Kommunikation, die funktioniert

Mit klaren Rollen, automatisierten Benachrichtigungen und strukturierten Aufgaben behalten Führungskräfte und Mitarbeitende jederzeit den Überblick. Ob bei Lizenzen, Zertifikaten oder Kenntnisnahmen, alle Informationen sind aktuell, nachvollziehbar und transparent verteilt. So wird aus einem Managementsystem eine gelebte Kommunikationsplattform.

3. Risikominimierung durch Transparenz und Nachweise

Das Gefahrstoffkataster zeigt, wie sich Sicherheits- und Umweltanforderungen direkt im System abbilden lassen. Alle Stoffe, Sicherheitsdatenblätter und Schutzmaßnahmen sind zentral hinterlegt und auswertbar. Die Geschäftsleitung kann damit jederzeit nachweisen, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden und alle Daten aktuell sind.

PMS beweist damit, dass Prozessmanagement, Qualität und Sicherheit erst dann wirklich wirken, wenn sie miteinander verbunden sind. Aeneis wird so zum Werkzeug, das Informationssilos auflöst und Transparenz in allen Bereichen schafft.

Wie PMS mit Aeneis aus Prozessen gelebte Praxis gemacht hat

Der Vortrag von Lukas Grassler zeigt eindrucksvoll, was entsteht, wenn ein Unternehmen ein BPM-Tool nicht nur für Audits, sondern für den Alltag nutzt. Aus einer einstigen Prozessdokumentation wurde bei PMS ein lebendiges Intranet, das Informationen, Aufgaben, Risiken und Nachweise an einem Ort vereint.

Ob IT-Ausstattung, Lizenzmanagement oder Gefahrstoffkataster, alles wird transparent, aktuell und nachvollziehbar gepflegt. Die Geschäftsleitung sieht jederzeit, wo Handlungsbedarf besteht, und Mitarbeitende finden die Informationen, die sie wirklich brauchen. Damit wird Aeneis zum Werkzeug, das Sicherheit, Effizienz und Zusammenarbeit gleichermaßen stärkt.

Wer heute auf ein integriertes, digitales Managementsystem setzt, braucht genau diese Verbindung aus Struktur, Transparenz und Alltagstauglichkeit und genau das leistet Aeneis.