ATLAS ELEKTRONIK: In sechs Monaten zum integrierten Managementsystem

Zwei Welten, ein Ziel

Wenn zwei Unternehmen mit unterschiedlichen Managementsystemen zusammengeführt werden, entstehen zwangsläufig Reibungen: unterschiedliche Tools, doppelte Prozesse, Medienbrüche und hoher manueller Aufwand. Genau vor dieser Herausforderung stand ATLAS ELEKTRONIK GmbH, eingebettet in die Business Unit Marine Systems des thyssenkrupp-Konzerns.

Die Vision war klar: Ein zentrales System, ein „One Process“, das für alle gilt und Vertrauen schafft.
Der Anspruch: schnell, pragmatisch und mit breiter Akzeptanz.

Und genau das gelang: In nur sechs Monaten migrierte ATLAS ELEKTRONIK seine Managementsysteme in die BPM-Suite Aeneis und schuf damit die Basis für ein lebendiges, kontinuierlich wachsendes integriertes Managementsystem (IMS).

Die Ausgangslage: Tool-Wildwuchs und Kopfintegration

Vor dem Projekt war die Situation typisch für viele große Organisationen:

• Unterschiedliche Tools bei ATLAS ELEKTRONIK und thyssenkrupp Marine Systems.
• Keine einheitliche Plattform für Prozesse, Anweisungen, Audits und Kennzahlen.
• Informationsintegration fand „im Kopf“ der Verantwortlichen statt, was einen enormen manuellen Aufwand darstellte.

„Die Tools haben alle nicht miteinander gesprochen, die Integration fand in unseren Köpfen statt und das wollten wir auflösen.“
– Topi Tervo, Projektleiter Aeneis-Einführung, ATLAS ELEKTRONIK

Das Problem war nicht nur technischer Natur. Für rund 3.500 bis 4.000 aktive Nutzende bedeutete der Zustand:

• lange Suchzeiten nach den richtigen Dokumenten,
• doppelte Arbeit, weil ähnliche Inhalte mehrfach gepflegt wurden,
• hohes Fehlerrisiko bei Audits, da Zusammenhänge nicht systemisch, sondern manuell hergestellt werden mussten.

Die Vision: Ein Single Point of Truth. Jeder Mitarbeitende sollte auf die Frage „Wo finde ich den Prozess, nach dem ich arbeite?“ nur noch eine Antwort kennen: „One Process“.

Der Weg: Sechs Monate Vollgas

1. Pragmatismus vor Perfektion

ATLAS entschied sich bewusst gegen lange Konzeptphasen. Stattdessen: Migration des Status quo, um möglichst schnell nutzbar zu sein.

• Inhalte aus Altsystemen wurden übernommen.
• Historien gesichert, aber nicht unnötig aufgebläht.
• Funktionen, die überfordern könnten (z. B. Reviews), wurden zunächst deaktiviert.

So entstand in Rekordzeit eine stabile Basis.

„Wir wollten nicht alles hinterfragen, sondern erstmal alles ins neue System bringen, damit wir schnell starten und uns dann weiterentwickeln können.“
– Topi Tervo

2. Agiles Customizing

Das Team setzte auf Parallelität statt Wasserfall: Während Prozesse migriert wurden, passten die Administratoren das Portal und die Strukturen in Aeneis kontinuierlich an.

Beispiel: Zunächst wurde nur das nötigste Schema hinterlegt, damit die Modellierer starten konnten. Parallel wurde das Portal optisch und funktional verfeinert. Dieses agile Vorgehen war der Schlüssel, um den engen Zeitplan einzuhalten.

„Wenn wir klassisch vorgegangen wären, hätten wir es niemals in sechs Monaten geschafft.“
– Topi Tervo

3. Change & Kommunikation: Aus allen Rohren

Der Rollout war kein stiller Go-Live, sondern ein orchestrierter Change-Prozess. ATLAS setzte auf eine Kommunikation, die nicht zu übersehen war:

• Poster: allein am Standort mit 1.600 Mitarbeitenden wurden über 100 Plakate verteilt.
• Flyer auf jedem Schreibtisch, sodass wirklich jede Person erreicht wurde.
• Teaser im Intranet, um Neugier zu wecken.
• Key-User (Führungskräfte, Prozesseigner) wurden bereits vor dem Rollout intensiv geschult.

Zudem wurden in den ersten Monaten nach dem Go-Live 2-3 zielgruppenspezifische Schulungen pro Woche durchgeführt, die besonders wirksam waren.

• Modellierer wurden nicht nur in der Bedienung geschult, sondern auch als Prozessdesigner befähigt, kritisch zu hinterfragen.
• Editoren lernten, Prozesse mit Texten, Rollen und Verknüpfungen anzureichern.
• Endanwender erhielten praxisnahe Einführungen, damit sie vom ersten Tag an produktiv arbeiten konnten.

Ein bewusst gesetzter Hebel war der Entwicklungsstopp nach dem Go-Live: Drei Monate blieb das System stabil, ohne laufende Änderungen. Damit hatten die Mitarbeitenden Zeit, sich umzustellen, ohne durch ständige Anpassungen verunsichert zu werden.

4. Beteiligung aller Mitarbeitenden

ATLAS ging transparent damit um, dass das System zum Go-Live noch nicht perfekt war. Stattdessen: Einladung an alle, mitzuwirken.

• Über das KVP-Modul in Aeneis wurden in zwei Jahren rund 700 Verbesserungsvorschläge eingereicht, davon wurden über 450 umgesetzt.
• Beispiele: Eine fehlende Rollenverknüpfung ergänzen, ein Dokument eindeutiger verlinken, aber auch größere Prozessanpassungen.
• Mitarbeitende erlebten: „Meine Idee hat Wirkung.“

„Wir wollten zeigen: Das System lebt und jeder kann dazu beitragen.“
– Topi Tervo

Die Ergebnisse: Ein System, das verbindet und lebt

Ein zentraler Anlaufpunkt für alle

Mit dem Go-Live wurde „One Process“ zur festen Anlaufstelle für mehrere tausend Mitarbeitende. Anweisungen, Prozessmodelle und Auditpläne liegen nicht mehr in verschiedenen Tools, sondern in einer Plattform, die über das Intranet direkt erreichbar ist.
Damit entfiel das mühsame Suchen nach der „richtigen Version“ oder nach verstreuten Informationen. Heute gilt: Wer etwas braucht, findet es in One Process.

„Egal wen wir fragen, jeder muss sofort sagen können: ‚One Process‘. Das ist unser Anspruch.“
– Topi Tervo

Konsistente und verständliche Prozessmodelle

Durch die Umstellung auf BPMN 2.0 konnte ATLAS die Qualität der Prozessdarstellungen deutlich steigern. Wo vorher unterschiedliche Notationen und Stile nebeneinander existierten, gibt es heute ein konsistentes Gesamtbild. Das erleichtert nicht nur die Verständlichkeit für Mitarbeitende, sondern schafft auch Vertrauen bei Auditoren und Zertifizierern.

Mehr Effizienz im Tagesgeschäft

Ein großer Erfolg ist die Entlastung der Fachbereiche. Prozesse, Rollen, Dokumente und Normanforderungen sind nun systematisch miteinander verknüpft.

• Früher mussten Auditoren und Qualitätsmanager stundenlang Informationen zusammensuchen.
• Heute können sie per Knopfdruck nachweisen, wo eine Normanforderung im Unternehmen umgesetzt ist.
• Auch Führungskräfte profitieren von mehr Transparenz und besseren Auswertungsmöglichkeiten.

Die Folge: Zeitgewinn, weniger Doppelarbeit und mehr Freiraum, um sich auf inhaltliche Verbesserungen zu konzentrieren.

Audits einfacher planen und durchführen

Mit dem Audit-Modul in Aeneis kann ATLAS das Auditprogramm zentral planen und Ergebnisse dokumentieren. Alle Beteiligten greifen auf denselben Datenstand zu, Nachweise lassen sich direkt mit Prozessen und Dokumenten verknüpfen. Das macht Audits planbarer, effizienter und vor allem stressfreier.

KVP-Kultur als Motor der Weiterentwicklung

Ein besonders starkes Signal ist die hohe Beteiligung der Mitarbeitenden:

• In zwei Jahren wurden über 700 Verbesserungsvorschläge eingereicht.
• Mehr als 450 davon sind bereits umgesetzt, von kleinen Optimierungen bis zu größeren Prozessänderungen.

Diese Zahlen zeigen: Das Managementsystem ist kein statisches Regelwerk, sondern wird von den Mitarbeitenden aktiv gelebt und weiterentwickelt. Der direkte Rückkanal über das KVP-Modul sorgt dafür, dass Ideen ernst genommen und sichtbar umgesetzt werden.

Breite Akzeptanz durch Einbindung aller Nutzergruppen

Dass heute über 5.000 Endanwender produktiv mit Aeneis arbeiten, ist das Ergebnis einer klaren Strategie: ATLAS hat alle Zielgruppen unterschiedlich angesprochen, von Modellierern über Editoren bis zu den Endanwendern.

• Modellierer wurden als Prozessdesigner befähigt, Qualität aktiv mitzugestalten.
• Editoren ergänzen Prozesse mit Texten und Rollenverknüpfungen.
• Endanwender wurden durch intensive Schulungen und anschauliche Kommunikation schnell an Bord geholt.

Damit ist „One Process“ nicht nur ein IT-System, sondern Teil der täglichen Arbeitsrealität geworden.

Nachhaltige Basis für die Zukunft

Auch wenn der Start bewusst pragmatisch gewählt war, zeigt sich heute: Die Plattform wächst kontinuierlich mit den Anforderungen.

• Immer mehr Daten werden miteinander verknüpft.
• Weitere Managementsysteme ziehen sukzessive nach.
• Neue Auswertungen und Berichte werden aufgebaut, um Kennzahlen transparenter darzustellen.

So ist eine stabile, aber zugleich flexible Basis entstanden, die das integrierte Managementsystem langfristig trägt.

Erfolgsfaktoren: Was andere Organisationen lernen können

1. Eine klare Vision: Aeneis wurde nicht isoliert eingeführt, sondern war Teil einer IMS-Strategie.
2. Tempo: Status quo schnell migrieren, statt auf den „perfekten“ Start zu warten.
3. Agilität: Customizing und Migration parallel treiben.
4. Kommunikation: Rollout groß denken mit Poster, Flyer, Intranet, Key-User.
5. Stabilität: Nach Go-Live eine bewusste Pause, um Gewöhnung zu erleichtern.
6. Partizipation: KVP-Kultur ernst nehmen, Mitarbeitende einbinden.
7. Kontinuität: Projektleiter übernahm die Linienverantwortung – kein Bruch, sondern Wachstum.
8. Technischer Hebel: Funktionen wie Audit- und KVP-Modul oder die flexible Portalgestaltung erhöhen Akzeptanz und nutzen Synergien.

Fazit: Gemeinsam zum integrierten Managementsystem

Die Einführung bei ATLAS ELEKTRONIK zeigt eindrucksvoll, dass sich auch große Organisationen mit vielen Beteiligten in kurzer Zeit auf ein gemeinsames Managementsystem ausrichten können, wenn Zielbild, Projektstruktur und Change-Management stimmen.

Entscheidend war der Mut, pragmatisch zu starten, Tempo aufzunehmen und die Mitarbeitenden von Anfang an einzubinden. Mit der BPM-Suite Aeneis stand dafür eine Plattform bereit, die Stabilität bietet und zugleich flexibel weiterentwickelt werden kann.

Heute arbeiten mehrere tausend Mitarbeitende mit einem zentralen „One Process“-Portal und entwickeln es kontinuierlich weiter. So ist ein Managementsystem entstanden, das nicht nur Prozesse dokumentiert, sondern von den Menschen im Unternehmen aktiv gelebt wird.

Möchten Sie erfahren, wie ein solches Vorgehen auch in Ihrer Organisation aussehen könnte? Vereinbaren Sie eine Live-Demo oder testen Sie Aeneis und entdecken Sie, wie Sie Ihr Managementsystem Schritt für Schritt weiterentwickeln können.

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