Effizientes Aufgabenmanagement in der BPM-Software Aeneis: So behalten Sie Mission-Critical-Prozesse sicher im Griff

Effizienz ist entscheidend für den Geschäftserfolg. Das gilt insbesondere für Mission-Critical-Prozesse, deren reibungsloses Funktionieren maßgeblich über Erfolg, Compliance und operative Stabilität entscheidet. Schon kleine Verzögerungen, unklare Verantwortlichkeiten oder Informationslücken können in diesen kritischen Abläufen weitreichende, kostenspielige Konsequenzen haben.

Die BPM-Suite Aeneis ist eine integrierte Lösung, um diese Herausforderungen anzugehen. Durch ein fortschrittliches Aufgabenmanagement unterstützt Aeneis Organisationen dabei, Prozesse nicht nur zu modellieren, sondern die damit verbundenen Aufgaben aktiv zu steuern und effizient abzuwickeln. Das System bietet Mitarbeitenden Klarheit, Orientierung und eine zentrale Arbeitsgrundlage und schafft damit die Voraussetzung für konforme, sichere und verlässliche Abläufe.

„Nur wer den eigenen Ablauf kennt, handelt sicher, vermeidet Fehler und schafft Qualität.“ - Christoph Klett, Geschäftsführer intellior GmbH

Aufgabenmanagement: Die Grundlage für kritische Abläufe

Kritische Geschäftsprozesse erfordern Präzision, Schnelligkeit und vollständige Transparenz. Eine klare, strukturierte Aufgabenverteilung ist daher unverzichtbar für Qualität und Risikominimierung.

• Produktiver und zeitsparend: Wenn alle Mitarbeitenden klar informiert sind und wissen, was zu tun ist, steigt die Produktivität. Sie verschwenden keine Zeit mehr mit dem Suchen von Informationen oder dem Klären von Zuständigkeiten.
• Struktur schafft Entlastung: Ein effizientes Aufgabenmanagement schafft eine klare Struktur und Übersicht und erleichtert die Arbeit aller Mitarbeitenden. Aufgaben sind klar beschrieben, zugeordnet und terminiert.
• Koordination und Kollaboration: Sind alle Teammitglieder über die aktuellen Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Bilde, wird die Zusammenarbeit erleichtert und verbessert.
• Fehlervermeidung: Werden Aufgaben sauber dokumentiert und zentral gesteuert, reduziert sich das Risiko von Missverständnissen oder mehrfacher Bearbeitung. Die Software sorgt für reibungslose Abläufe und minimiert Fehlerquellen.

Das Aufgaben-Dashboard in Aeneis: "Meine Aufgaben"

Um gemeinsam an Prozessen zu arbeiten und diese kontinuierlich zu optimieren, können in Aeneis Aufgaben angelegt, anderen zugewiesen und abgearbeitet werden. Das Dashboard „Meine Aufgaben“ im Portal dient als zentrale Plattform für das Aufgabenmanagement.

• Überblick: Alle Teammitglieder erhalten hier einen sofortigen Überblick über den Status ihrer Aufgaben und Projekte.
• Inhalt: Sie sehen Ihre aktuellen Aufgaben und die Aufgaben, in denen Sie beteiligt waren oder die Sie delegiert haben. Hier werden all Ihre Aufgaben jeglicher Art angezeigt und können mit einem Klick für eine bessere Übersicht gefiltert werden.
• Zusammenarbeit: Das Dashboard erleichtert die engere Zusammenarbeit und vereinfacht die Koordination im gesamten Team erheblich.
• Information: Alle Mitarbeitenden wissen stets genau, was zu tun ist.

Aufgaben in Aeneis anlegen und delegieren

Eine neue Aufgaben können Sie einfach und intuitiv im Dashboard "Meine Aufgaben" anlegen, entweder für sich selbst oder auch für andere. Im Dialog Aufgabe anlegen definieren Sie die Details:

• Titel und Beschreibung: Vergeben Sie einen Titel und optional eine Beschreibung für die Aufgabe.
• Verantwortung und Fälligkeit: Im Feld Umsetzungsverantwortung tragen Sie sich selbst oder andere als Verantwortliche ein. Das Fälligkeitsdatum wird im entsprechenden Feld hinterlegt.
• Verknüpfungen: Steht die Aufgabe mit einem Prozess, Dokument, Risiko oder einer Kontrolle in Verbindung, können diese hier hinterlegt werden, was oft entscheidend für die Einbettung in kritische Abläufe ist.
• Anhang: Am Ende des Dialogs können Sie der Aufgabe noch eine Datei anhängen.

Sobald eine Aufgabe angelegt wurde, werden alle Verantwortlichen dann direkt benachrichtigt, über das BPM-Portal, E-Mail und Microsoft Teams, und die Aufgabe erscheint in deren Aufgaben-Dashboard.

Aufgaben bearbeiten und Details einsehen

Aufgaben können im Dashboard „Meine Aufgaben“ oder in der Aufgabensicht selbst eingesehen und abgearbeitet werden.

• Ein Klick auf eine Aufgabe zeigt direkt die wichtigsten Details.
• Über das Kontextmenü können Sie über die angebotenen Aktionen die Aufgabe bearbeiten. Welche Aktion Sie ausführen können, hängt von der Aufgabenart und deren Status ab.
• Innerhalb einer Aufgabe können Sie bequem Personen, Dokumente und andere relevante Elemente verlinken. Dies sammelt alle notwendigen Informationen an einem Ort. So geht keine wertvolle Zeit mit der Suche nach Informationen verloren.

Sobald sich in den Aufgaben etwas ändert, werden die Verantwortlichen darüber direkt informiert, sodass Sie immer up-to-date sind und direkt reagieren können.

Aeneis: Vorteile für Mission-Critical-Prozesse

Durch die Integration des Aufgabenmanagements in der BPM-Suite Aeneis erhalten Organisationen spezifische Vorteile, die gezielt die Steuerung kritischer Prozesse verbessern.

1. Transparenz und Verantwortlichkeit

Strukturiertes Aufgabenmanagement erhöht die Transparenz. Das Dashboard im BPM-Tool Aeneis bietet in Echtzeit Antworten auf Fragen wie: Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich? Welche Aufgaben sind offen, welche erledigt? Dies fördert die Zusammenarbeit und gewährleistet, dass Aufgaben zeit- und sachgerecht abgeschlossen werden.

2. Fundierte Entscheidungsfindung

Die Zentralisierung aller relevanten Informationen vereinfacht die Entscheidungsfindung. Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitenden können abgegeben und von allen Teammitgliedern eingesehen werden. Relevante Aufgaben können aus solchen Vorschlägen oder aus Prozessen selbst abgeleitet werden. Dank der zentralen Abspeicherung werden alle Vorschläge übersichtlich hinterlegt. Dies erleichtert und beschleunigt die Entscheidungsfindung im Team. Ein effizientes Aufgabenmanagement ermöglicht es dem Unternehmen, schneller auf Änderungen zu reagieren, was langfristig zum Erfolg beiträgt.

3. Ressourcenoptimierung

Das zentrale Aufgabenmanagement hilft Unternehmen dabei, die verfügbaren Ressourcen optimal zu nutzen. Dies betrifft sowohl die Zeit der Mitarbeitenden als auch materielle Ressourcen. Aufgaben werden priorisiert und den Teammitgliedern zugewiesen, die am besten für ihre Abarbeitung qualifiziert sind. Dadurch können verfügbare Ressourcen bestmöglich eingesetzt werden. Langfristig werden so Kosten reduziert und die Profitabilität des Unternehmens gesteigert.

4. Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit

Zufriedene Mitarbeitende weisen bekanntermaßen eine höhere Arbeitsmoral auf , was zu mehr Produktivität und besseren Ergebnissen führt. Das transparente und effiziente Aufgabenmanagement in Aeneis trägt zu einer höheren Zufriedenheit bei. Durch klare Verteilung der Verantwortlichkeiten fühlen sich Teammitglieder wertgeschätzt und eingebunden. Jeder einzelne Mitarbeitende weiß genau, was seine Aufgaben sind und wie diese zum Gesamtziel beitragen. Das steigert die Motivation und letztendlich die Produktivität des Unternehmens.

Aufgabenmanagement testen

Ein effizientes und funktionierendes Aufgabenmanagement ist essenziell für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Mit Aeneis sind alle Mitarbeitenden darüber im Klaren, wer wofür zuständig ist. Um in der Praxis zu erfahren, wie Aeneis Ihr Unternehmen unterstützen kann, bieten wir eine 30-tägige kostenlose Testversion an. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die zahlreichen Funktionen und Vorteile der innovativen BPM-Suite kennenzulernen.