Wenn Unternehmen über Qualitätsmanagement sprechen, führt kein Weg an ihr vorbei: der Prozesslandkarte. Sie bildet die komplette Wertschöpfung, alle Managementprozesse und Unterstützungsprozesse eines Unternehmens strukturiert ab. Die ISO 9001 schreibt keine bestimmte Darstellungsform vor, wohl aber, dass Unternehmen ihre Abläufe verstehen, steuern und kontinuierlich verbessern müssen.
Eine gut strukturierte Prozesslandkarte erfüllt drei zentrale Aufgaben:
- Orientierung geben: sie zeigt auf einen Blick, wie das Unternehmen funktioniert.
- Zusammenhänge verstehen: Verantwortliche erkennen, wie Prozesse ineinandergreifen.
- Qualität sichern: die Grundlage für definierte, stabile und auditierbare Abläufe.
Für Prozessmanager, QM-Verantwortliche und ISO-9001-Beauftragte ist die Prozesslandkarte deshalb ein zentrales Werkzeug und der Einstieg in jede Form des prozessorientierten Arbeitens.
Warum ist die Prozesslandkarte in ISO 9001 so zentral?
Die Norm fordert, dass Unternehmen ihre Tätigkeiten „als miteinander verknüpfte Prozesse verstehen und managen“. In der Praxis bedeutet das:
- Prozesse müssen klar definiert sein.
- Abhängigkeiten müssen sichtbar sein.
- Verantwortlichkeiten müssen eindeutig sein.
- Risiken, Chancen und Qualitätsanforderungen müssen pro Prozess nachvollziehbar sein.
Dass dieser prozessorientierte Ansatz weit mehr ist als reine Normerfüllung, zeigt auch die wissenschaftliche Forschung. So belegen Stravinskiene & Serafinas (2020) in ihrer Untersuchung „The Link between Business Process Management and Quality Management“, dass effektives Qualitätsmanagement ohne ein klares, strukturiertes Prozessverständnis kaum möglich ist. Die Autoren zeigen, dass BPM als Fundament für Qualitätsmanagement wirkt, weil Transparenz, Standardisierung und systematisches Prozessdenken direkte Qualitätsverbesserungen ermöglichen.
Die Prozesslandkarte ist der Ausgangspunkt, um Prozesse im Sinne der ISO 9001 zu verstehen, zu strukturieren und zu steuern. Sie macht die übergeordnete Prozessstruktur, Zusammenhänge und Verantwortungsbereiche sichtbar und bildet damit die Grundlage, um Prozesse vollständig zu dokumentieren, inklusive Risiken, Chancen und Qualitätsanforderungen.
Was gehört in eine Prozesslandkarte nach ISO 9001?
Die Norm unterscheidet bewusst nicht zwischen Kategorien, bewährt hat sich jedoch die Gliederung in:
1. Führungs- und Managementprozesse: Strategie, Risikomanagement, Compliance, Qualitätsziele oder Management-Reviews. In Aeneis lassen sich diese Prozesse mit Normkapiteln der ISO 9001 verknüpfen.
2. Kernprozesse / Wertschöpfungsprozesse: Alle Abläufe, die direkten Kundennutzen stiften, von Angebot über Produktion bis Lieferung. In Aeneis werden sie über BPMN-Diagramme oder tabellarisch mit SmartModel präzise modelliert.
3. Unterstützungsprozesse: Personal, IT, Einkauf, Dokumentenmanagement, Sicherheit oder Datenschutz. Die Aeneis-Apps (z. B. ISMS, IKS/Risikomanagement oder Auditmanagement) fügen sich hier nahtlos ein und verlinken unterstützende Informationen intelligent miteinander.
Diese Struktur macht Organisationen steuerbar und zeigt, wo sich die Mission-Critical-Prozesse befinden: jene Abläufe, die den Erfolg des Unternehmens maßgeblich bestimmen.
--> Mehr zum Aufbau von Prozesslandkarten
Die Prozesslandkarte als lebendes System
Nachdem die grundlegende Rolle der Prozesslandkarte geklärt ist, stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie sie eine solche Prozesslandschaft effizient erstellen, pflegen und im Arbeitsalltag nutzen können. Genau an dieser Stelle zeigt sich der Unterschied zwischen statischen Darstellungen, wie in PowerPoint oder Visio, und einer professionellen Prozessmanagementplattform.
In der Praxis benötigen Prozessmanager, QM-Beauftragte und ISMS-Verantwortliche eine Lösung, die:
- Prozessstrukturen konsistent abbildet,
- Aktualität zuverlässig sicherstellt,
- Verantwortlichkeiten und Geltungsbereiche sauber verwaltet
- und die Prozesslandkarte direkt mit den detaillierten Prozessen verknüpft.
Die Prozessmanagementsoftware Aeneis erfüllt diese Anforderungen und ermöglicht es, Prozesslandkarten nicht nur zu modellieren, sondern sie als lebendigen Teil des Managementsystems einzusetzen. Statt eine statische Grafik zu pflegen, ist die Prozesslandkarte in Aeneis mit allen relevanten Detailinformationen verknüpft und ist dadurch navigierbar.
Aeneis ermöglicht Unternehmen:
- Prozesse zentral und normkonform zu modellieren,
- automatisch strukturierte Prozesslandkarten (Spaltendiagramme) zu erzeugen,
- Prozesse, Risiken, Kontrollen und Dokumente intelligent zu verknüpfen,
- Mission-Critical-Prozesse sichtbar zu machen und
- ein lebendes Managementsystem aufzubauen, das im Alltag genutzt wird.
--> Mehr zur Erstellung einer Prozesslandkarte in Aeneis
Automatische Prozesslandkarten in Aeneis
In Aeneis besteht die Möglichkeit neben manuell modellierten Prozesslandkarten auch automatisch aus der Prozesshierarchie erzeugte Prozesslandkarten, sogenannte Spaltendiagramme, zu nutzen.
Die Darstellung ist:
- klar strukturiert
- sofort navigierbar
- immer aktuell
- auditfest
- mehrsprachig
- versionierbar
Damit entfällt das manuelle Pflegen von Grafiken oder Insellösungen.
Von der Prozesslandkarte direkt in den Prozess
Klickt eine Benutzerin auf einen Prozess in der Landkarte, öffnet sich der Prozess in der Detailansicht, inklusive Diagramm, Verantwortlichkeiten, Risiken, Kontrollen, Verknüpfungen zu Normkapiteln (z. B. ISO 9001, ISO 27001), und relevanten Dokumenten. Die Prozesslandkarte ist damit nicht nur Grafik, sondern Navigationsinstrument für das gesamte Managementsystem.
Mission-Critical-Prozesse im Fokus behalten
Mission-Critical-Prozesse sind jene Abläufe, die über den Erfolg des Unternehmens entscheiden, z. B. Auditmanagement, IT-Sicherheit, Produktentwicklung oder regulatorische Kernprozesse.
Aeneis unterstützt genau diese Prozesse, indem:
- jeder Mitarbeitende genau weiß, was zu tun ist,
- klar ist, wer verantwortlich ist,
- Risiken und Kontrollen sichtbar sind,
- Verbesserungsideen erfasst und verfolgt werden,
- Schwachstellen aus Audits nicht verloren gehen,
- Maßnahmen sauber nachverfolgt werden.
Damit wird die Prozesslandkarte zu einem echten Sicherheitsinstrument für Qualitäts-, ISMS-, BCM-, IKS- und Compliance-Verantwortliche.
Vorteile einer Prozesslandkarte in Aeneis für ISO-9001-Organisationen
1. Normkonformität sicher erfüllt: Klar definierte Prozesse, Verantwortlichkeiten, Risiken und Nachweise.
2. Audit-Vorbereitung auf Knopfdruck: Mit Reports, Versionierung, Geltungsbereichen und Druckberichten.
3. Alle Prozesse zentral an einem Ort: Kein Suchen in SharePoint, PDFs oder Einzeldateien.
4. Kontinuierliche Verbesserung integriert: KVP, Initiativen, Maßnahmen, alles verknüpft mit Prozessen.
5. Mission-Critical-Prozesse im Blick: Klare Sicht auf Risiken, Schwachstellen und Verbesserungsbedarf.
Die Prozesslandkarte ist das Herz des Qualitätsmanagements – und Aeneis macht sie lebendig
Eine Prozesslandkarte nach ISO 9001 ist weit mehr als ein schönes Poster. Sie ist das zentrale Steuerungsinstrument für Qualität, Sicherheit und Effizienz. Doch nur wenn sie digital erstellt, intelligent verknüpft und im Arbeitsalltag genutzt wird, kann sie ihre volle Wirkung entfalten.
Aeneis macht dies möglich, mit automatischen Prozesslandkarten, klaren Verantwortlichkeiten, integrierten Risiken und einem lebenden Managementsystem, das Mission-Critical-Prozesse zuverlässig steuert.
Testen Sie Aeneis jetzt kostenlos und erleben Sie, wie einfach professionelles Prozessmanagement sein kann.
FAQs
Muss jede Organisation nach ISO 9001 eine Prozesslandkarte haben?
Ja. Die Norm fordert eine Darstellung der Prozesse sowie ihrer Wechselwirkungen. Die Prozesslandkarte ist dafür das gängigste und akzeptierteste Mittel. Mit Aeneis erstellen Sie diese Prozesslandkarte nicht nur normkonform, sondern vollständig integriert in Ihr Managementsystem.
Wie unterscheidet sich eine Prozesslandkarte von einem Organigramm?
Eine Prozesslandkarte zeigt die Ablauforganisatio, also wie Wertschöpfung und Unterstützungsprozesse zusammenwirken. Ein Organigramm zeigt die Aufbauorganisation, also Verantwortlichkeiten, Rollen und Strukturen.
In Aeneis ergänzen sich beide Darstellungen perfekt:
- Die Prozesslandkarte stellt Abläufe und Prozessgruppen automatisch dar.
- Die Organigramme werden ebenfalls automatisch generiert und enthalten Organisationseinheiten, Rollen + Verantwortlichkeiten.
Durch die Verknüpfung beider Sichten sehen Sie auf Knopfdruck, wer für welchen Prozess verantwortlich ist – essenziell für Mission-Critical-Prozesse.
Können Prozesslandkarten in Aeneis automatisch aktualisiert werden?
Ja. Änderungen an Prozessen wirken sich automatisch auf die Spaltendiagramme aus, die die Prozesslandkarte darstellen.
Wie unterstützt Aeneis die ISO-9001-Konformität?
Durch das integrierte IMS, Normkapitel, Verknüpfungen, einheitliche Struktur, automatische Reports und Freigabeworkflows.
Kann ich Prozesslandkarten aus Aeneis exportieren?
Ja, Organigramme und Diagramme können z. B. als PNG, JPEG, SVG oder PDF exportiert werden.
