Erst Prozesse optimieren, dann KI: Die goldene Kehrschaufel für Unternehmen

Ein Roboter verheddert sich: Was uns der KI-Hype verschweigt

Stellen Sie sich das Bild vor, das im Umfeld des Handelsblatt KI-Summits beschrieben wurde: Ein Roboter, der sich in Kabeln, Schläuchen und Formularen verfängt – ein Sinnbild für viele Unternehmen im Jahr 2025.

Politik, Talkshows und Vorstände sind sich scheinbar einig: KI wird alles richten. Produktivität hoch, Kosten runter, Fachkräftemangel gelöst – eine schöne Erzählung.
Doch dann kommt der Alltag:

• Prozesse sind historisch gewachsen und voller Ausnahmen.
• Wissen steckt in Köpfen – nicht in Systemen.
• Regulatorik von MaRisk über NIS-2 bis ISO 27001 türmt sich wie Aktenberge.

Genau das wurde auch im Handelsblatt KI-Briefing „Wer Agenten bauen will, sollte sich erst von alten Systemen trennen“ von Larissa Holzki deutlich: Auf dem KI-Summit waren sich viele einig, dass es in zahlreichen Unternehmen „schlechte Prozesse“ gibt, die durch KI nicht besser, sondern höchstens schneller ausgeführt werden.

Oder zugespitzt formuliert:

Schlechte Prozesse + KI = schnellere schlechte Prozesse – nur teurer.

Wenn Sie in regulierten Branchen wie Finanzwesen, KRITIS, Energie, Gesundheitswesen oder Maschinenbau unterwegs sind, wissen Sie: Genau das kann sich heute niemand mehr leisten.

Die Prozess-Kehrwoche von Mercedes-Benz – und was wir daraus lernen sollten

Ein besonders prägnantes Bild aus dem Handelsblatt-Bericht: die „Prozess-Kehrwoche“ bei Mercedes-Benz.

Katrin Lehmann, IT-Chefin des Konzerns, hat eine Art Wettbewerb ausgerufen:
Statt jede Woche Treppenhäuser zu fegen – wie in der schwäbischen Tradition – geht es im Konzern darum, sich konsequent von überflüssigen Prozessen und Altsystemen zu trennen. Teams, die besonders gründlich „ausmisten“, erhalten eine goldene Kehrschaufel und ein gemeinsames Frühstück als Auszeichnung.

Die Botschaft dahinter ist hochrelevant:

• Aufräumen wird zur Managementaufgabe.
• Prozessreduktion ist genauso wichtig wie Prozessdigitalisierung.
• Bevor KI-Agenten Prozesse übernehmen, müssen diese überhaupt erst klar, schlank und durchgängig sein.

Denn KI-Agenten brauchen Zugriff auf Daten, Systeme und Prozesse – und zwar konsistent und nachvollziehbar. Wenn Sie stattdessen gewachsene Insellösungen, redundante Workarounds und unklare Verantwortlichkeiten haben, entstehen genau die KI-Schattenstrukturen, vor denen heute alle warnen.

Die Frage lautet also nicht:

„Wie schnell können wir KI einführen?“

Sondern:

„Wie gründlich haben wir vorher unsere Prozess-Kehrwoche gemacht?“

Aeneis als digitale Prozess-Kehrwoche: Aufräumen, bevor die KI übernimmt

Genau hier kommt Aeneis ins Spiel.
Die BPM- und GRC-Software von intellior schafft eine zentrale, prozessorientierte Plattform, auf der Sie Ihre Organisation digital abbilden – inklusive Prozesse, Rollen, Risiken, Dokumente, IT-Systeme und Normanforderungen.

Statt verstreuter Excel-Listen, PowerPoint-Organigramme und lokaler Handbücher entsteht ein integriertes Managementsystem, in dem:

• Geschäftsprozesse BPMN-konform modelliert werden,
• Verantwortlichkeiten und Rollen klar zugeordnet sind,
• Dokumente, Richtlinien und SmartDocs direkt an Prozesse geknüpft werden,
• Risiken, Kontrollen und Maßnahmen im gleichen Modell geführt werden,
• ISMS, BCM, Auditmanagement und Datenschutz als spezialisierte GRC-Apps auf derselben Plattform laufen.

Damit wird Aeneis zur digitalen Kehrschaufel für Ihre Organisation:
Sie sehen zum ersten Mal, wo Prozesse doppelt laufen, wo Medienbrüche entstehen und wo Risiken sich durch die Organisation ziehen.

Bevor KI auf Ihre Organisation losgelassen wird, schaffen Sie mit Aeneis:

• Transparenz: Was passiert wo, von wem, mit welchen Systemen und Dokumenten?
• Struktur: Welche Prozesse sind wirklich kritisch? Welche können weg?
• Governance: Wo sind Pflichtaufgaben, wo nur historisch gewachsene Gewohnheiten?

Und genau hier beginnt die moderne Prozess-Kehrwoche: digital, nachvollziehbar und auditfest.

Continuous Manager App: Die goldene Kehrschaufel für gelebte Prozesse

Prozesse aufzuräumen ist der erste Schritt.
Der zweite – mindestens genauso wichtige – ist: Werden diese neuen Prozesse wirklich verstanden und gelebt?

Hier setzt die Continuous Manager App (basiert auf dem neuen Compliance Manager in Aeneis 7.5) an.
Sie verwandelt die klassische „Kenntnisnahme“ in einen intelligenten, KI-basierten Verständnis-Check.

1. Von „Haken setzen“ zu echtem Verständnis

Viele kennen es:
Ein neuer oder geänderter Prozess wird kommuniziert, Mitarbeitende klicken auf „zur Kenntnis genommen“ – und arbeiten weiter wie bisher.

Die Continuous Manager App dreht dieses Muster um:

• Die KI generiert rollenbezogene Fragen auf Basis des kompletten Prozesskontexts:
  • BPMN-Diagramm
  • Rollen & RACI
  • verknüpfte Dokumente und Richtlinien
  • Risiken & Kontrollen
  • IT-Systeme, Inputs, Outputs usw.
• Jede Person erhält einen personalisierten Compliance Check, der genau das prüft, was für ihre Rolle relevant ist.

Damit wird aus passivem Abnicken ein aktiver Lern- und Verstehensprozess:
Mitarbeitende müssen zeigen, dass sie den Prozess und ihre Rolle darin wirklich verstanden haben.

2. Warum das einzigartig ist

Der „Magic Moment“ entsteht durch die Datenvernetzung in Aeneis: Prozesse, Risiken, Dokumente, Systeme und Normanforderungen liegen nicht isoliert, sondern im selben Modell.

Die KI kann dadurch:

• den gesamten Kontext eines Prozesses erfassen,
• sinnvolle, rollenbezogene Fragen erzeugen,
• Detailinformationen nutzen, die früher nur „nice to have“ waren.

Was früher „Schmuck am Rock“ im Prozessmodell war – Zusatztexte, Hinweise, Risiken, Links – wird nun zur prüfbaren Pflichtinformation.

Ergebnis:

• Prozesswissen wird messbar.
• Mitarbeitende verstehen ihre Verantwortlichkeit besser.
• Einarbeitung wird schneller und sicherer.

3. Besser geschützt vor Compliance-Vorfällen

Für regulierte Branchen ist das ein Quantensprung:

• Sie können nachweisen, wer wann welchen Prozess verstanden hat.
• Sie sehen, wie viele Versuche nötig waren und wo es hakt.
• Dashboards zeigen, in welchen Abteilungen oder Rollen sich Wissenslücken ballen – lange bevor sie zu Audit-Findings oder echten Vorfällen werden.

Continuous Compliance wird damit Alltag:
Bei neuen Prozessen, Versionen, Risiken oder Dokumenten können automatisch Checks angestoßen werden – nicht nur einmal im Auditzyklus.

Die Continuous Manager App ist damit die digitale goldene Kehrschaufel:
Sie sorgt dafür, dass aufgeräumte Prozesse auch wirklich gelebt werden – von allen, nicht nur auf dem Papier.

Teams Connector: Wenn Prozesse zu den Menschen kommen

Die beste Prozesslandschaft hilft wenig, wenn niemand sie nutzt.
Deshalb ist der Microsoft Teams Connector für Aeneis so wichtig: Er bringt das integrierte Managementsystem dorthin, wo Ihre Mitarbeitenden ohnehin täglich arbeiten – in Microsoft Teams.

1. Echtzeit-Benachrichtigungen im Arbeitsalltag

Persistente Aeneis-Benachrichtigungen – etwa zu:

• neuen oder geänderten Prozessen,
• fälligen Aufgaben, Freigaben oder Maßnahmen,
• Kommentaren oder Rückfragen,

werden direkt in Teams gespiegelt. Mitarbeitende sehen die Info dort, wo ihre tägliche Kommunikation stattfindet – inklusive direktem Absprung zum Objekt in Aeneis.

2. Favoriten & Zero Friction

Zusätzlich können Favoriten aus Aeneis in Teams eingeblendet werden. Relevante Prozesse, Dokumente oder Dashboards sind damit nur einen Klick entfernt.
Dank Single Sign-on und Entra-ID-Integration entfällt die separate Anmeldung – kein Medienbruch, keine Hürde.

Die Folge:

• Das Prozessportal wird deutlich häufiger genutzt.
• Prozessänderungen erreichen die richtigen Personen schneller.
• Maßnahmen, Prüfungen und Freigaben werden rechtzeitig erledigt.

Kurz gesagt:
Der Teams Connector beseitigt die größte Barriere der Prozessoptimierung – fehlende Sichtbarkeit im Alltag.

Wenn Erfahrung in Rente geht: Boomer-Wissen sichern, bevor KI kommt

Parallel zum KI-Hype laufen viele Organisationen in ein stilles Risiko hinein:
Die Babyboomer-Generation geht in Rente – und nimmt jahrzehntelanges Erfahrungswissen mit.

Das Szenario der SüdBank AG, wie es im Intellior-Blog „Wissenserhalt im Unternehmen“ beschrieben wird, steht stellvertretend dafür: Der Leiter Risikomanagement kennt jede Feinheit von MaRisk, BAIT und internen Meldewegen – aber vieles davon steckt nicht in Handbüchern, sondern im Kopf.

Wenn dieses Wissen geht, drohen:

• Compliance-Verstöße,
• Prozessbrüche,
• Wissensinseln und Abhängigkeit von Einzelpersonen.

Aeneis wird hier zum digitalen Gedächtnis der Organisation:

• Prozesse werden so modelliert, wie sie tatsächlich gelebt werden – inklusive Ausnahmen und Sonderfällen.
• Richtlinien, Arbeitsanweisungen und SmartDocs werden direkt an Prozesse gekoppelt.
• Rollen, Verantwortlichkeiten, IT-Systeme und Risiken werden vernetzt und versioniert.

Mit dem neuen Compliance Manager wird dieses Wissen nicht nur dokumentiert, sondern aktiv überprüft – durch KI-basierte Verständnis-Checks.

So entsteht genau das, was viele Banken, Energieversorger, Stadtwerke und Industrieunternehmen heute brauchen:

• Wissen, das nicht an Personen hängt, sondern an Prozessen.
• Continuous Compliance statt einmaliger Projektdokumentation.
• Eine robuste Grundlage, auf der KI überhaupt erst sinnvoll aufsetzen kann.

Warum Aeneis die logische Basis für Ihre KI-Strategie ist

Wenn Sie KI ernst nehmen, müssen Sie Ihre Hausaufgaben im Prozessmanagement gemacht haben.

Mit Aeneis schaffen Sie dafür die Voraussetzungen:

• Zentrale BPM- & GRC-Plattform: Prozesse, Risiken, Dokumente, Normen und Systeme in einem integrierten Modell.
• Gelebte Prozesse statt Papierprozesse: Continuous Manager App / Compliance Manager sorgt für echtes Verständnis, nicht nur für Häkchen.
• Prozesse im Arbeitsalltag sichtbar: Teams Connector bringt Benachrichtigungen und Favoriten direkt in Microsoft Teams.
• Wissen gesichert für die nächste Generation: Prozesstransparenz, Versionierung und KI-gestützte Checks verhindern Wissensverlust beim Generationenwechsel.

So wird aus der Idee „KI löst alles“ eine belastbare Strategie:

1. Prozesse aufräumen und verschlanken – Ihre eigene Prozess-Kehrwoche mit Aeneis.
2. Wissen erfassen, vernetzen und prüfen – Erfahrungswissen in digitale Strukturen überführen.
3. Mitarbeitende aktiv einbinden – über Continuous Manager App und Teams Connector.
4. Erst dann KI-Agenten auf ein stabiles, verständliches Prozessfundament setzen.

Fazit & Call to Action: Starten Sie Ihre digitale Prozess-Kehrwoche

Der Zug in Richtung KI ist – wie auf dem KI-Summit betont wurde – noch lange nicht abgefahren. Aber wer einfach aufspringt, ohne seine Prozesse aufzuräumen, landet schnell beim Bild des verhedderten Roboters: beeindruckende Technologie, die in einem Dickicht aus Altprozessen feststeckt.

Die gute Nachricht:
Mit Aeneis haben Sie alles in der Hand, um Ihre eigene Prozess-Kehrwoche zu starten – strukturiert, nachvollziehbar und mit maximalem Nutzen für Compliance, Effizienz und Wissenssicherung.

• Machen Sie Ihre Prozesse transparent und optimierbar.
• Binden Sie Mitarbeitende aktiv ein – mit Continuous Manager App und Teams Connector.
• Sichern Sie Boomer-Wissen und schaffen Sie eine robuste Basis für Ihre KI-Initiativen.

Nächste Schritte

• Aeneis kostenlos testen und selbst erleben, wie einfach der Einstieg in wirksames Prozess- und GRC-Management sein kann.
• Oder direkt eine persönliche Live-Demo vereinbaren, in der wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Prozess-Kehrwoche mit Aeneis praktisch umsetzen – vom ersten Prozessmodell bis zur Continuous Compliance im Alltag.

So wird aus KI-Hype echte Wertschöpfung – auf einem Fundament, das trägt.

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