Enterprise Architecture Management (EAM) mit Aeneis: IT-System-Management und LeanIX-Schnittstelle in der Praxis

Stellen Sie sich ein mittelständisches Unternehmen in der DACH-Region vor, das mitten in der digitalen Transformation steckt. Die IT-Landschaft ist über die Jahre organisch gewachsen, unzählige Anwendungen, Schnittstellen und Datenbanken unterstützen die Geschäftsprozesse. Doch der Überblick fehlt: Prozessexperten und IT-Architekten arbeiten in getrennten Silos, was zu Doppelarbeit, Sicherheitsrisiken und Intransparenz führt.

Enterprise Architecture Management (EAM) schafft hier Abhilfe. EAM hilft, die Unternehmensarchitektur zu verwalten und Transparenz in der IT-Landschaft zu schaffen, was essenziell für Unternehmen ist, die ihre digitale Zukunft proaktiv gestalten wollen. Eine professionelle Prozessmanagement-Software wie Aeneis verbindet Business Process Management (BPM) mit EAM und fungiert dabei als zentrale Plattform. Durch die Integration der LeanIX-Schnittstelle in Aeneis lassen sich Geschäftsprozesse und IT-Systeme nahtlos verbinden, um eine ganzheitliche Sicht auf die IT-Infrastruktur und Geschäftsprozesse zu ermöglichen. Im Folgenden erfahren Sie, warum EAM für Unternehmen so wichtig ist, welche Herausforderungen beim IT-System-Management typischerweise auftreten und wie Aeneis – insbesondere durch die LeanIX-Integration – Ihnen hilft, diese Herausforderungen in der Praxis zu meistern.

Bedeutung von EAM für Unternehmen

In der modernen Unternehmenswelt müssen Geschäftsstrategie und IT-Handlungsfähigkeit Hand in Hand gehen. Enterprise Architecture Management (EAM) bildet die Brücke zwischen Geschäftsprozessen und der unterstützenden IT-Systemlandschaft. Es sorgt dafür, dass alle Anwendungen, Daten und Technologien auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind, und schafft Governance-Strukturen, um Änderungen kontrolliert umzusetzen. Die Bedeutung von EAM liegt vor allem in der Transparenz und Steuerbarkeit der Systemlandschaft: Nur wer seine IT-Architektur vollständig dokumentiert und versteht, kann Risiken aktiv managen und Chancen der digitalen Transformation nutzen.

EAM bietet Unternehmen einen strategischen Blick auf ihre mission critical IT-Komponenten und deren Zusammenspiel mit den Geschäftsprozessen. So wird beispielsweise sichtbar, welche Prozesse von welchen IT-Systemen abhängen, wo redundante Anwendungen Kosten verursachen oder wo veraltete Technologien ein Risiko darstellen. Eine klare EAM-Strategie ermöglicht es, IT-Systeme konsistent zu verwalten (IT-Architektur verwalten), Doppelstrukturen abzubauen und Investitionsentscheidungen fundiert zu treffen.

Aeneis unterstützt diesen Ansatz, indem es als zentrale Datenbasis fungiert, in der alle Daten und Prozesse zentral gebündelt werden. Durch eine solche einheitliche Plattform erhalten Entscheidungsträger eine verlässliche Grundlage für die Planung ihrer IT-Infrastruktur und können sicherstellen, dass Digitalisierungsinitiativen im Einklang mit den Geschäftsprozessen stehen. So berichten Kunden wie Ottobock, dass Aeneis als BPM- und GRC-Software half, Prozesse in einer zentralen Plattform zu digitalisieren und dadurch die globale Prozess- und Systemlandschaft zu konsolidieren. So wurde der Grundstein für die Zusammenführung der prozessunterstützenden Applikationsstruktur gelegt. Kurzum: EAM ist kein Selbstzweck, sondern ein Schlüssel zur erfolgreichen digitalen Transformation und Aeneis bietet die Werkzeuge, um diese ganzheitliche Sicht umzusetzen.

Herausforderungen beim IT-System-Management

Die Verwaltung einer umfangreichen IT-Landschaft eines Unternehmens, insbesondere in Konzernen oder regulierten Branchen, ist komplex. IT-System-Management bedeutet weit mehr, als nur eine Liste der Anwendungen zu führen. Typische Herausforderungen sind etwa:

• Daten- und System-Silos: In vielen Unternehmen existieren getrennte Anwendungen für unterschiedliche Abteilungen, ohne ausreichende Integration. Die nahtlose Datenintegration aus verschiedenen Quellen (z.B. Produktionsanlagen, Lieferkettensystemen, externe Partner) ist jedoch eine Grundvoraussetzung für effiziente Prozesse. Unterschiedliche Technologien und Formate erschweren die Interoperabilität und führen zu Inkonsistenzen. Ohne ein zentrales EAM werden Daten oft doppelt gepflegt oder gehen verloren, was Entscheidungen verzögert.
• Redundante und veraltete Systeme: Historisch gewachsene IT-Landschaften weisen häufig Überschneidungen auf. Unterschiedliche Teams beschaffen ähnliche Tools, was zu redundanten Daten und erhöhten Kosten führt. Die Vermeidung redundanter Daten sowie die Abschaltung nicht mehr benötigter Anwendungen zählen daher zu den Kernzielen im IT-Management. Zugleich müssen alte Systeme rechtzeitig modernisiert werden, um Sicherheitslücken und Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.
• Sicherheit und Risiken: Jedes IT-System bringt potenzielle Risiken, von Cyberangriffen über technische Ausfälle bis zu Datenverlust. In Zeiten fortschreitender Digitalisierung treten neue, wenig verstandene Risiken auf, die das Risikomanagement erschweren. Ohne eine zentrale Übersicht ist es schwierig, Abhängigkeiten zu erkennen, etwa wenn ein kritisches System ausfällt, welche Prozesse dann betroffen wären. IT-System-Management muss eng mit dem Unternehmens-Risikomanagement verzahnt sein, um solche Szenarien abzudecken.
• Compliance und Regulierung: Branchen wie Finanzen, Energie oder Gesundheitswesen unterliegen strengen Vorschriften, die auch die IT betreffen. Gesetzliche Vorgaben (z.B. Datenschutz, Aufbewahrungspflichten, IT-Sicherheitsgesetze) erfordern, dass die IT-Systeme kontrolliert und dokumentiert betrieben werden. Oftmals steigen die Anforderungen kontinuierlich, man denke an neue EU-Regularien wie die DORA-Verordnung für digitale Resilienz im Finanzsektor oder branchenspezifische Auflagen. Ohne ein strukturiertes Systemmanagement laufen Unternehmen Gefahr, gegen Vorgaben zu verstoßen. Die Komplexität bei der Einhaltung von Standards und Vorschriften ist eine echte Herausforderung, vor allem wenn sich diese Anforderungen laufend ändern.

Diese Herausforderungen zeigen: Ein effektives IT-System-Management benötigt ganzheitliche Ansätze. Es reicht nicht, punktuelle Tools einzusetzen. Die Informationen über Systeme, Schnittstellen, Verantwortliche und Risiken müssen in einem Gesamtmodell zusammenfließen. Nur so behalten Prozessmanager, Risikobeauftragte und IT-Verantwortliche den Überblick und können fundierte Entscheidungen treffen. In der Praxis bewähren sich integrierte Lösungen wie Aeneis, die solche Informationen vernetzt bereitstellen, um genau diesen Überblick sicherzustellen.

Wie Aeneis das IT-System-Management im Rahmen von EAM unterstützt

Aeneis ist eine Prozessmanagement-Software (BPM-Suite), bietet aber zugleich leistungsstarke Funktionen, um das IT-System-Management in ein ganzheitliches EAM-Konzept einzubetten. Ein zentrales Element dabei ist die vollständige Dokumentation und Vernetzung aller relevanten Unternehmensobjekte, von Prozessen über Risiken bis hin zu IT-Systemen. In Aeneis existiert ein eigener Bereich (Kategorie) für IT-Systeme, in dem alle eingesetzten Anwendungen und Schnittstellen des Unternehmens erfasst werden. Diese IT-Systeme können mit Prozessen verknüpft werden, d.h. man kann direkt am Prozessmodell hinterlegen, welche Software oder welche technische Komponente einen bestimmten Prozessschritt unterstützt. So entsteht automatisch ein lebendiges IT-Verzeichnis: Ändert sich etwas an einem System (z.B. wird es ersetzt oder aktualisiert), kann dies zentral in Aeneis gepflegt werden und ist sofort für alle Prozessbeteiligten sichtbar.

Ein großer Vorteil von Aeneis ist die Möglichkeit, Systeminformationen kontextbezogen anzuzeigen. Öffnet eine Benutzerin oder ein Benutzer im Aeneis-Portal einen Prozess, sieht sie oder er nicht nur die Ablaufschritte, Verantwortlichen und Dokumente, sondern auf Wunsch auch die zugeordneten IT-Systeme inklusive relevanter Details. Dies schafft Transparenz in der Systemlandschaft: Man erkennt auf einen Blick, welche Prozesse z.B. von einem bestimmten CRM- oder ERP-System abhängen und kann bei Störungen gezielt reagieren. Tatsächlich können in Aeneis hinterlegte IT-Systemobjekte mit externen Systemen verlinkt und direkt aus dem Portal geöffnet werden. Beispielsweise führt ein Klick vom Prozessdiagramm aus zum Web-Interface der jeweiligen Anwendung oder zu einem hinterlegten Systemsteckbrief.

Schnittstellen zu Drittsystemen

Schnittstellen und Integrationen spielen ebenfalls eine Schlüsselrolle. Aeneis stellt standardisierte Schnittstellen bereit, um Daten mit anderen Tools auszutauschen und so ein Inseldenken zu vermeiden. Über die REST-API können Sie eigene Anwendungen anbinden, und fertige Konnektoren zu gängigen Systemen stehen ebenfalls bereit. Speziell im Kontext des IT-Managements bedeutet dies: Aeneis fügt sich in Ihre bestehende Tool-Landschaft des Unternehmens ein. Wenn Sie bereits ein CMDB-System oder andere Inventarlisten haben, können diese mit Aeneis gekoppelt werden, um Doppeleingaben zu vermeiden.

Ein Praxisbeispiel für die Leistungsfähigkeit ist das GoBD-Modul unseres Partners GoBDDirekt: Durch die umfassende Dokumentation von IT-Systemen und Schnittstellen in Aeneis steigt die Nutzerakzeptanz und steuerliche Prozesse können effizient optimiert werden. Genau dieses Prinzip, alle Systeme zentral abzubilden, aktuell zu halten und mit den Geschäftsprozessen zu verknüpfen, macht Aeneis zu einem mächtigen Werkzeug für EAM. IT-Verantwortliche erhalten eine verlässliche Dokumentation ihrer Systemlandschaft, während Prozessmanager stets im Bilde sind, welche Tools ihre Abläufe treiben. Die Folge: Governance und Transparenz werden deutlich erhöht, weil fachliche und technische Sicht vereint sind.

Zusammengefasst unterstützt Aeneis das IT-System-Management, indem es eine einheitliche Informationsplattform bereitstellt. Dies reduziert Komplexität und manuelle Aufwände drastisch. Wo früher Excel-Listen gepflegt oder Organigramme mühsam aktualisiert werden mussten, liefert Aeneis per Knopfdruck Reports, etwa welche Prozesse von System X abhängen, oder welche Systeme einem bestimmten Owner zugewiesen sind. Gerade für Risikomanagement- oder Informationssicherheitsbeauftragte ist diese Vernetzung wertvoll: Sie können z.B. auf einen Blick sehen, welche kritischen Assets (Prozesse, Systeme, Daten) es gibt und welche Risiken ihnen zugeordnet sind. Damit wird aus einem statischen IT-Register ein dynamisches Steuerungsinstrument.

Funktionen der LeanIX-Schnittstelle in Aeneis

Die LeanIX-Schnittstelle in Aeneis verbindet Enterprise Architecture Management (EAM) nahtlos mit Business Process Management (BPM). Konkret ermöglicht sie es, Anwendungen und Schnittstellen aus LeanIX automatisch mit Aeneis zu synchronisieren und umgekehrt Prozesse aus Aeneis nach LeanIX zu übertragen. Auf diese Weise entsteht ein durchgängiger Informationsfluss zwischen der IT-Architektur und den Geschäftsprozessen. Aeneis stellt hierfür bereits vordefinierte Kategorien im Metamodell bereit, sodass LeanIX-Objekte wie Applikationen und Schnittstellen strukturiert in Aeneis importiert werden können. Änderungen in LeanIX, wie das Löschen oder Archivieren von Anwendungen, werden von der Schnittstelle berücksichtigt: Die entsprechenden Objekte werden in Aeneis automatisch gelöscht oder in den Archivordner verschoben und bei Bedarf mit identischer GUID wiederhergestellt. Ebenso lassen sich ausgewählte Prozessbereiche in Aeneis markieren, die dann von Aeneis nach LeanIX exportiert und dort als prozessrelevante Informationen verfügbar gemacht werden. Insgesamt bietet die LeanIX-Schnittstelle somit eine bidirektionale Integration, die dafür sorgt, dass beide Systeme stets auf dem neuesten Stand sind und einheitliche Daten nutzen.

Mehr dazu finden Sie auch in unserem Online-Hilfeeintrag zu LeanIX.

Vorteile der LeanIX-Schnittstelle in Aeneis

• Ganzheitliche Sicht auf IT-Landschaft und Prozesse: Durch die Integration von LeanIX und Aeneis erhalten Unternehmen eine vollständige Übersicht über ihre Anwendungslandschaft und Geschäftsprozesse in einem System. EAM-Informationen (z. B. Applikationen, Schnittstellen) und Prozessmodelle greifen ineinander, wodurch Zusammenhänge sofort erkennbar werden.
• Stets aktuelle und konsistente Daten: Die automatische Synchronisation stellt sicher, dass Änderungen in LeanIX oder Aeneis unmittelbar in beiden Systemen reflektiert werden. So arbeiten alle Beteiligten immer mit aktuellen, konsistenten Informationen, ohne manuelle Doppelerfassung. Beispielsweise werden in LeanIX gelöschte Objekte in Aeneis zeitgleich entfernt oder archiviert, wodurch beide Plattformen synchron bleiben.
• Effizientere Pflege und weniger Doppelaufwand: Dank der Schnittstelle entfällt die doppelte Datenpflege von Architektur- und Prozessdaten. Anwendungen, Schnittstellen und Prozesse müssen nicht mehr getrennt in zwei Tools aktualisiert werden – einmalige Eingaben genügen, was Zeit spart und Fehler durch manuelle Übertragungen reduziert.
• Bessere Entscheidungsgrundlage: Mit vereinten EAM- und BPM-Daten können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen. Die Auswirkungen von Änderungen in der IT-Architektur auf Geschäftsprozesse (und umgekehrt) werden durch die integrierte Sicht transparent, was das Risikomanagement und die strategische Planung unterstützt.
• Einfache Integration in bestehende Strukturen: Die LeanIX-Schnittstelle ist so konzipiert, dass sie sich reibungslos in die Aeneis-Umgebung einfügt. Vordefinierte Kategorien und Konfigurationsoptionen machen die Einrichtung unkompliziert, sodass Unternehmen schnell von der Verbindung beider Systeme profitieren können.

EAM als Erfolgsfaktor – jetzt handeln!

Enterprise Architecture Management mit Fokus auf IT-System-Management ist heute ein Muss, um die digitale Transformation erfolgreich und sicher zu gestalten. Aeneis zeigt, wie es geht: Durch die Verschmelzung von Prozess- und IT-Dokumentation sowie die LeanIX-Schnittstelle entsteht ein lebendiges Abbild Ihres Unternehmens, in dem alle Fäden zusammenlaufen: Prozesse, Systeme, Risiken, Compliance. Für Prozessmanager, Risikomanagementbeauftragte, Informationssicherheits- und QM-Beauftragte bedeutet das: Endlich vollständige Transparenz über die IT-Landschaft, klare Verantwortlichkeiten und die Fähigkeit, auf Veränderungen proaktiv zu reagieren. Herausforderungen wie wachsende Compliance-Anforderungen, komplexe Systemverbünde oder der Druck zur Effizienzsteigerung lassen sich mit einem integrierten Ansatz viel leichter meistern.

Nutzen Sie diese Vorteile und machen Sie den nächsten Schritt: Testen Sie Aeneis in Ihrem eigenen Umfeld oder lassen Sie sich persönlich überzeugen. Wir bieten die Möglichkeit, die Prozessmanagement-Software Aeneis 30 Tage kostenlos zu testen, völlig unverbindlich und in Ihrem eigenen Tempo. Alternativ können Sie auch eine Live-Demo vereinbaren, in der Ihnen unsere Experten genau zeigen, wie Aeneis und die LeanIX-Integration Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen.