Als KFZ-Dienstleister in Deutschland bietet das Unternehmen Privat- und Geschäftskunden sowie Autohäusern umfassenden Service rund um die KFZ-Zulassung und Abmeldung. Mit 1.900 Mitarbeitern und einem bundesweiten Netz von über 500 Standorten garantiert es eine flächendeckende Unterstützung.
Die Christoph Kroschke GmbH hat ihren Unternehmenssitz in Ahrensburg und ist ein führender Dienstleister rund um die Kfz-Zulassung. Das Unternehmen unterstützt Privat- und Geschäftskunden sowie Autohäuser bei Zulassungen, Abmeldungen und weiteren Auto-Services. Für eine ganzheitliche und erfolgreiche Umsetzung wurde die Christoph Kroschke GmbH im Rahmen des Process Solution Awards im Jahr 2020 in der Kategorie „Gesamtlösungen zu Integrierten Managementsystemen und GRC“ ausgezeichnet.
Der Projektmittelpunkt war die Einführung eines webbasierten Unternehmensportals namens „Gecko“. Diese schafft eine zentrale Plattform für die Durchführung und das integrierte Management aller Unternehmensprozesse.
Ziel des Projektes war es, bestehende Kunden langfristig zu binden und gleichzeitig neue Kunden durch eine vollständig digitalisierte Customer Journey zu gewinnen. Im Umkehrschluss bedeutet das, eine konsequente Digitalisierung ihres Geschäftsmodells sowie eine stärkere Kundenorientierung durch gelebte Prozessorientierung.
Dem Unternehmen war es bewusst, dass diese strategische Zielsetzung der vollständigen Digitalisierung, zwingend ein integriertes Managementsystem inkl. ISO 27001-Zertifizierung erfordert. Um diese neue Strategie erfolgreich umzusetzen, mussten mehrere zentrale Herausforderungen gleichzeitig adressiert werden. Das Unternehmen wollte Prozesswissen systematisch sichern, Optimierungspotenziale schneller erkennen und realisieren sowie eine hohe Prozesssicherheit gewährleisten. Gleichzeitig sollten klare Prozessverantwortlichkeiten etabliert und die Veränderungsfähigkeit der Organisation gestärkt werden. Ein weiterer wesentlicher Aspekt war die konsequente Verknüpfung von Geschäftsprozessen mit verschiedenen IT-Systemen, um die Digitalisierung nachhaltig voranzutreiben.
Mit der Einführung von Aeneis entwickelte die Christoph Kroschke GmbH das zentrale Unternehmensportal „Gecko“, das als integrative Plattform für Prozesse, Managementsysteme und GRC-Anforderungen dient. Im „Gecko-Portal“ wurden sämtliche Geschäftsprozesse systematisch erhoben, modelliert und entlang einer unternehmensweiten Prozesslandkarte strukturiert. Dabei kam unter anderem der DMAIC-Circle zum Einsatz, um Prozesse nicht nur zu dokumentieren, sondern kontinuierlich zu analysieren und zu verbessern.
Ein zentraler Mehrwert des Portals liegt in der konsequenten Verknüpfung von Prozessen mit IT-Systemen, Risiken und Verantwortlichkeiten. So können beispielsweise Auswirkungen von Änderungen unmittelbar nachvollzogen und gesteuert werden. Gleichzeitig werden Mitarbeitende aktiv in die Prozessgestaltung eingebunden und erhalten einen rollenbasierten Zugriff auf alle für sie relevanten Informationen.
Mit dem Gecko Portal wurde die eigene Prozesslandschaft nachhaltig transformiert und die definierten Unternehmensziele erfolgreich umgesetzt. Die Prozesse sind heute vollständig transparent, standardisiert und miteinander vernetzt. Mitarbeitende können auf aktuelles Prozesswissen zugreifen, Verantwortlichkeiten sind klar geregelt und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen wird systematisch sichergestellt. Diese optimierten Prozesse führten dazu, dass die ISO 27001-Erstzertifizierung ohne Abweichungen bestanden wurde.
Neben den qualitativen Verbesserungen konnten auch messbare wirtschaftliche Effekte erzielt werden. Dank der benutzerfreundlichen Bedienbarkeit von Aeneis und der inhaltlichen Hilfestellung von Intellior konnte nach Kundenangaben durch die Einführung von „Gecko“ eine Effizienzsteigerung um zehn Prozent erzielt werden. Der Aufwand für die Einführung neuer Kundenprozesse reduzierte sich sogar um bis zu dreißig Prozent. Zusätzlich führte die bessere Integration von IT-Systemen zu Effizienzgewinnen in der Entwicklung und Fehleranalyse, wodurch weitere Zeitersparnisse realisiert werden konnten.
Weitere Informationen zum Process Solution Award und die Gewinner des Jahres 2020 sind auf der offiziellen GFO-Webseite zu finden.
